Tips voor onderhandelingen met Microsoft.

De wereldwijde markt voor Premier/Unified Support is in 2023 voor Microsoft 4 tot 6 miljard dollar waard en groeit explosief. De snelst groeiende en belangrijkste prioriteiten voor de verkoopteams van Microsoft zijn: 1) Azure 2) Dynamics 365 3) Microsoft 365 E5 4) Unified Support.

De omzetgroei van Microsoft Unified Support versnelt nu bestaande Unified-klanten worden geüpgraded van Core-, Advanced- en Performance-niveaus naar het uniforme Unified Enterprise-model. De omzetgroei van MS Unified zal naar verwachting ook na 2026 snel blijven stijgen, aangezien overheids- en onderwijsinstellingen zich op 1 juli 2024 bij de Unified-massa zullen aansluiten wanneer Premier voor de publieke sector wordt stopgezet.

Hoofdprioriteiten van het Microsoft Enterprise Sales Team - Unified Support nu in de top 4

Microsoft wil de lock-in van ondernemingen vergroten, uw kortingen verminderen, premium bundels verkopen, de groei van Unified Support stimuleren en indirecte toegang bevorderen. Ondernemingen willen hun uitgaven aan Microsoft optimaliseren, de complexiteit verminderen, concurrerende relaties met leveranciers onderhouden, de flexibiliteit van contacten vergroten, licentierisico's minimaliseren, de kosten van langetermijnovereenkomsten met Microsoft verminderen en hun IT-roadmap afstemmen op hun uitgaven aan Microsoft.

Er zijn vier stappen die bedrijven moeten volgen om hun onderhandelingspositie met Microsoft te optimaliseren.

1. Informeer belangrijke stakeholders over de strategische prioriteiten van Microsoft. Zie de tabel op deze pagina en houd er rekening mee dat Unified Support een van de vier belangrijkste strategische prioriteiten is. Neem voldoende tijd om te onderzoeken en te evalueren welke Microsoft-producten het meest strategisch zijn om kansen te identificeren.
2. Vergelijk de waardepropositie van Microsoft met concurrerende aanbiedingen.Sourcing- en inkoopteams van ondernemingen moeten nauw samenwerken met IT-belanghebbenden binnen de onderneming bij alle verwachte uitgaven voor Microsoft-services, om tijdens de onderhandelingen te kunnen profiteren van strategische aanbiedingen met incentives.
3. Identificeer alternatieven voor Microsoft en maak gebruik van de concurrentie. Voer samen met uw IT-team een concurrentieanalyse uit en gebruik deze in uw onderhandelingen om waar mogelijk invloed uit te oefenen. Gebruik de Gartner Magic Quadrants en bijbehorende Critical Capabilities voor concurrerende aandachtsgebieden. Het is belangrijk om andere leveranciers die in Magic Quadrants worden behandeld, in overweging te nemen op een aantal strategische gebieden, waaronder:
   – Cloudinfrastructuur en platformdiensten
   – CRM-klantbetrokkenheid/automatisering
   – Low-code applicatieplatforms voor ondernemingen
   – Onderhoud en ondersteuning van software van derden
4. Ga de verkoopargumenten van Microsoft tegemoet met bewijs van de stijgende kosten van uw onderneming en haalbare alternatieven. Inkoop- en aanbestedingsteams die meerdere programma's en productscenario's onder de loep nemen en daarbij gebruikmaken van niet-afgeprijsde verplichtingen voor de huidige en verlengingsvoorwaarden van Microsoft, creëren een realistischer basis om de ROI te bepalen en meer onderhandelingsruimte te creëren. Microsoft zal de korting op de huidige tarieven presenteren, maar klanten moeten het gesprek ook terugbrengen naar wat de prijzen vroeger waren en de stijgingen ten opzichte van voorgaande jaren.

De verkoopdoelstellingen van Microsoft (lichtblauw) versus de doelstellingen van uw onderneming op het gebied van leveranciersbeheer (donkerblauw)

1. Vraag om een lijst van al uw Microsoft-softwarelicentieovereenkomsten, inclusief een specificatie van de producten en de Unified Support-toewijzingen voor elk product. Zorg ervoor dat alle Microsoft-overeenkomsten voor uw onderneming zijn, correct zijn geclassificeerd en momenteel worden gebruikt. Fouten kunnen en zullen zich voordoen.
2. Bevestig dat u in het bezit bent van alle gecontracteerde Microsoft-softwarelicenties endat de hele onderneming toegang heeft tot de MS Unified-ondersteuningsdiensten. Let omgekeerd ook op andere divisies of dochterondernemingen die onder uw Enterprise Agreement (EA) vallen, maar die mogelijk geen deel uitmaken van een interne gedeelde ondersteuningsovereenkomst.
3. Zorg ervoor dat de Microsoft-licenties van uw onderneming niet dubbel worden geteld. Als u bijvoorbeeld overstapt van Microsoft Office naar M365 (voorheen O365), mogen er geen kosten in rekening worden gebracht voor Office-licentieondersteuning.
4. Maak voor M365 duidelijk welk percentage wordt toegewezen aan gebruikerskosten en welk percentage aan serverkosten, die tot 25% hoger kunnen zijn. De verdeling zou respectievelijk 75%/25% moeten zijn. Als deze toewijzingen onjuist zijn, kan dit een enorme impact hebben op de licentiekosten en de kosten voor Unified Support van uw onderneming.
5. Als u true-ups hebt, zorg er dan voor dat uw onderneming niet ten onrechte wordt gefactureerd voor de bijbehorende Unified Enterprise Support. True-ups zijn voornamelijk de kosten van de licenties en mogen niet voor 100% worden meegenomen in de Unified-berekening. Ook moet Software Assurance (SA) die in true-ups wordt betaald, gelijkmatig over de looptijd van de true-up worden verdeeld.
6. Controleer of meerjarige Azure-overeenkomsten correct worden doorberekend aan Unified. Een Azure-overeenkomst met een looptijd van vijf jaar moet bijvoorbeeld worden doorberekend tegen 20% per jaar, en niet het volledige bedrag voor vijf jaar in één keer of het Azure-bedrag dat in een bepaald jaar is verbruikt.
7. Microsoft biedt particuliere kortingen op Unified-tarieven voor zakelijke klanten die grote en/of meerjarige Azure-contracten afsluiten. Controleer of deze tarieven voor publieke cloudondersteuning concurrerend zijn met de tarieven van Amazon en Google, wanneer de ondersteuningskosten in de vergelijking worden meegenomen.
8. Microsoft Unified Enterprise Support-contracten zijn gebaseerd op eerdere uitgaven, maar u kunt en moet onderhandelen over toekomstige trends. Op terugblikken gebaseerde voorstellen zijn een goede deal voor groeiende klanten, maar niet als een organisatie krimpt.

• Aanzienlijke stijging van de Unified-kosten in jaar 2 en 3.Werk samen met het Microsoft-accountteam om een uitgebreide prognose van de Unified-ondersteuningskosten voor drie jaar op te stellen op basis van uw Microsoft-technologieroadmap. Als ze hiertegen verzet aantekenen, is de kans groot dat ze weten dat uw inkoop- en aanbestedingsteam niet blij zal zijn met wat ze te zien krijgen.
• Alleen licentieboete.Als uw onderneming alleen licentiesoftware zonder Software Assurance (SA) aanschaft, zijn de prijzen voor Unified Enterprise Support strafbaar. Microsoft hanteert een terugblikperiode van één jaar voor alle clouddiensten en SA, maar een terugblikperiode van vijf jaar voor alleen licentiesoftware. Bovendien worden uitgaven voor alleen licenties in rekening gebracht tegen 10% van de totale uitgaven, tegenover 10% van SA, wat voor uw onderneming een 3 tot 4 keer hogere toeslag kan betekenen.
• Verborgen kosten voor accountbeheer.Voor de uren van aangewezen support engineers (DSE) en proactieve supportcredits onder leiding van engineers (optioneel tegen extra kosten) wordt automatisch 30% extra in rekening gebracht voor 'Technical Account Manager (TAM)-tijd'. Deze kosten voor accountbeheer staan vaak verborgen in de kleine lettertjes van uw MS Unified Support-overeenkomst. Zorg ervoor dat u kijkt naar de WERKELIJKE kosten van de aanvullende diensten die in uw Unified-contract zijn opgenomen.
• Controleer de berekeningen en specificeer de kosten.Het komt regelmatig voor dat de gegevens die worden gebruikt in de prijsformule van Unified Enterprise onjuist zijn. Zorg er ook voor dat de Unified-prijzen worden onderverdeeld in 'basis' en 'add-ons', waarbij add-ons (zoals proactieve credits) worden gespecificeerd. Zorg ervoor dat ook het aantal gebruikte Software Assurance Benefits (SAB)-credits wordt gespecificeerd.
• Compliance-risico.Microsoft kreeg in december 2019 te maken met een groot datalek, waarbij meer dan 250 miljoen Premier Support-klantrecords werden blootgesteld. Microsoft blijft een groot deel van zijn Unified Support uitbesteden aan partners in het buitenland. Bedrijven en overheidsinstanties moeten weten of hun Unified Support-gegevens de VS verlaten en of buitenlandse (niet-Amerikaanse personen volgens ITAR 120.15) onderdanen diensten leveren. Als gegevenssoevereiniteit belangrijk is voor uw entiteit, dan is de IT-ondersteuningsketen dat ook.
• Wees de klok voor.Als uw onderneming te dicht bij de verlengingsdatum van de Unified Support-overeenkomst zit om het nodige onderzoek te doen, vraag Microsoft dan om een contractverlenging van 30 dagen (die steeds vaker worden toegekend).