Viva Licensing.

Viva Licensing è il sistema utilizzato da Microsoft per concedere in licenza la sua suite di applicazioni per l'esperienza dei dipendenti. Microsoft Viva non è un singolo prodotto, ma una raccolta di app, ciascuna con funzionalità e regole di licenza distinte. Le organizzazioni devono considerare sia i loro abbonamenti Microsoft 365 esistenti sia le app Viva specifiche che intendono implementare. Senza un'attenta pianificazione, le organizzazioni rischiano di pagare più del dovuto per funzionalità inutilizzate o di limitare l'accesso a strumenti che potrebbero migliorare la produttività.

Viva Licensing opera generalmente su base individuale, il che significa che ogni persona che accede a un'app Viva deve disporre di una licenza assegnata. Questo approccio consente flessibilità, ma richiede un'attenta supervisione nelle organizzazioni di grandi dimensioni.

Ogni applicazione Microsoft Viva ha le proprie regole di licenza, e comprenderle è fondamentale per una corretta implementazione. Le organizzazioni devono decidere se acquistare le licenze delle app singolarmente o affidarsi alle opzioni in bundle dei piani Microsoft 365 di livello superiore. Una corretta pianificazione garantisce agli utenti l'accesso alle funzionalità di cui hanno bisogno senza incorrere in costi inutili.

Le principali app Viva e le relative considerazioni relative alle licenze includono:

• Viva Connections: un portale centralizzato per le risorse e le comunicazioni dei dipendenti. Le funzionalità avanzate potrebbero richiedere licenze aggiuntive oltre al piano Microsoft 365 di base.
• Viva Insights: offre analisi e consigli sulla produttività a dipendenti e dirigenti. Le funzionalità Premium Insights sono concesse in licenza separatamente.
• Viva Learning – Aggrega contenuti formativi provenienti da più fonti e si integra con altre piattaforme di formazione. Alcune funzionalità di apprendimento avanzate richiedono licenze autonome.
• Viva Topics: utilizza l'intelligenza artificiale per organizzare automaticamente i contenuti e le competenze all'interno dell'organizzazione. La licenza viene solitamente acquistata separatamente da Microsoft 365.
• Viva Engage – Supporta la collaborazione sociale e le comunicazioni tra i dipendenti. Alcune funzionalità potrebbero essere incluse negli abbonamenti a Microsoft 365.
• Viva Goals – Allinea gli obiettivi organizzativi e quelli del team. Questa app richiede generalmente una licenza aggiuntiva separata.

Comprendendo quali app sono incluse nei piani esistenti e quali richiedono componenti aggiuntivi, le organizzazioni possono allocare le licenze in modo efficiente ed evitare lacune nelle funzionalità. La revisione regolare dell'utilizzo delle app e dell'assegnazione delle licenze garantisce che gli utenti ricevano le funzionalità giuste riducendo al minimo gli sprechi.

Viva Licensing è strettamente legato agli abbonamenti Microsoft 365. Alcune funzionalità di Viva sono incluse nei piani di base, mentre le funzionalità avanzate richiedono spesso licenze aggiuntive. Ad esempio, Microsoft 365 E3 può fornire l'accesso alle funzionalità di base di Viva Connections, ma le analisi avanzate o le informazioni basate sull'intelligenza artificiale richiedono in genere E5 o una licenza Viva autonoma.

Le organizzazioni devono mappare le funzionalità di Viva ai propri piani Microsoft 365 esistenti per capire quali utenti necessitano di componenti aggiuntivi. Questa mappatura garantisce agli utenti l'accesso alle funzionalità desiderate senza pagare più del dovuto per licenze non necessarie. Una pianificazione accurata consente inoltre implementazioni graduali e aiuta i team IT a comunicare chiaramente ai dipendenti le funzionalità disponibili.

La gestione delle licenze Viva richiede una supervisione continua per garantire la conformità, ottimizzare i costi e supportare l'adozione da parte dei dipendenti. Le attività principali includono il monitoraggio delle assegnazioni delle licenze, la revisione dei modelli di utilizzo e l'allineamento delle licenze alle priorità organizzative.

Alcune considerazioni pratiche per la gestione delle licenze Viva includono:

• Monitoraggio delle assegnazioni degli utenti per garantire la conformità e l'uso corretto delle licenze
• Esaminare i dati di utilizzo per identificare le licenze sottoutilizzate e riassegnarle secondo necessità.
• Pianificazione di implementazioni graduali nei vari reparti per allineare l'adozione agli obiettivi strategici
• Allineare le licenze alle iniziative di coinvolgimento per massimizzare il valore delle app Viva

Combinando queste pratiche con dashboard centralizzate o strumenti di gestione delle licenze, i team IT e di approvvigionamento possono mantenere il controllo sulle licenze su larga scala. Una gestione adeguata consente inoltre alle organizzazioni di rispondere ai cambiamenti nella dimensione della forza lavoro o nelle priorità senza interrompere l'accesso alle funzionalità critiche di Viva.

Viva Licensing influisce direttamente sull'esperienza dei dipendenti, sull'adozione e sui costi di Microsoft 365. Licenze non allineate possono impedire ai dipendenti di accedere a funzionalità importanti, rallentare l'adozione degli strumenti Viva e aumentare le spese di licenza non necessarie.

La pianificazione e la gestione strategica delle licenze Viva consente alle organizzazioni di distribuire le app in modo efficiente, supportare iniziative di coinvolgimento e massimizzare il ritorno sull'investimento in Microsoft 365. Comprendere il funzionamento delle licenze Viva garantisce ai dipendenti gli strumenti necessari per rimanere produttivi, mantenendo i costi delle licenze prevedibili e in linea con gli obiettivi aziendali.