Maak gebruik van de splitsing of bespaar 50%: de beste tactieken voor onderhandelingen over Microsoft Enterprise Agreements.

In het huidige contractlandschap van Microsoft zijn er maar weinig beslissingen die zoveel onderhandelingsmacht bieden als het scheiden van de verlengingsdata van uw Enterprise Agreement (EA) en Unified Support. Het klinkt als een detail, maar dat is het niet. Timing is een troef, en Microsoft weet dat.

Het bundelen van uw Microsoft-contracten in één enkele, gelijktijdige verlengingsdatum lijkt misschien handig, maar het levert Microsoft meer voordeel op dan u. Wanneer uw EA en Unified Support tegelijkertijd worden verlengd, verliest u onderhandelingsruimte, beperkt u uw opties en beperkt u uw mogelijkheid om af te zien van ongunstige voorwaarden.

Laten we eens kijken waarom het splitsen van deze data een slimme zet is, hoe het je meer controle geeft en wat je nu kunt doen om voorop te lopen.

Microsoft moedigt klanten vaak aan om alle overeenkomsten op één enkele verlengingsdatum af te stemmen. Dit model met gelijke looptijden wordt gepresenteerd als een manier om het leveranciersbeheer te vereenvoudigen en de administratieve overhead te verminderen. De realiteit? Het geeft Microsoft alle troeven in handen tijdens de onderhandelingen.

Proberen om opnieuw te onderhandelen over de prijzen voor Unified Support op hetzelfde moment dat uw EA-verlenging op het spel staat, is als koorddansen. Als u te hard terugduwt op de prijzen voor ondersteuning, kan Microsoft dreigen met het intrekken van gunstige EA-voorwaarden, het bundelen van ongewenste clouddiensten of het vertragen van het hele proces. Die druk dwingt ondernemingen vaak om genoegen te nemen met minder dan ideale ondersteuningskosten, alleen maar om de bredere licenties intact te houden.

Wanneer uw ondersteunings- en EA-overeenkomsten afzonderlijk worden verlengd, verdwijnt die invloed. U kunt elke overeenkomst op zijn eigen merites beoordelen. Dat is het soort macht dat teams nodig hebben om contracten te sluiten die niet in het voordeel zijn van Microsofts roadmap.

Laten we dit nog verder uitdiepen. Het is één ding om te zeggen dat u een betere deal krijgt als u die contracten opsplitst, maar hieronder vindt u enkele meer specifieke voordelen om ervoor te zorgen dat uw Microsoft Enterprise Agreement-onderhandelingen en uw Unified Support-verlenging op verschillende momenten plaatsvinden.

Verhoogde onderhandelingspositie

Door gespreide verlengingsdata verliest Microsoft de mogelijkheid om incentives en sancties aan contracten te koppelen. U bent vrij om Unified Support te verlaten, over te stappen naar een derde partij zoals US Cloud, of aan te dringen op betere prijzen, zonder de voorwaarden van uw licentieovereenkomst in gevaar te brengen.

Grotere zichtbaarheid van contracten

Wanneer verlengingen gescheiden zijn, kunt u elke overeenkomst gemakkelijker grondig evalueren. U hoeft niet gehaast zowel licenties als ondersteuning in dezelfde cyclus te evalueren, wat leidt tot een betere analyse en duidelijkere beslissingen.

Flexibiliteit bij budgetplanning

Het opsplitsen van verlengingen helpt ook bij het opstellen van een begroting. U kunt de kosten over verschillende boekjaren verdelen en zo voorkomen dat u in één keer hoge IT-uitgaven moet doen.

Verminderde leveranciersafhankelijkheid

Microsoft maakt gebruik van bundeling om klanten binnen zijn ecosysteem te houden. Door verlengingsdata te ontbundelen, vergroot u uw mogelijkheden om concurrerende ondersteuningsaanbiedingen binnen te halen of alternatieve inkoopmodellen toe te passen, zoals Microsoft Customer Agreement for Enterprises (MCAE).

Microsoft geeft de voorkeur aan gelijktijdige contracten om één simpele reden: ze beperken uw uitstapmogelijkheden. Als uw licentie en ondersteuning tegelijkertijd moeten worden verlengd, kan Microsoft:

• Gebruik EA-concessies om u te binden aan Unified Support.
• Maak de overstap naar externe ondersteuningsproviders zoals US Cloud moeilijker.
• Beperk je tijdlijn om alternatieven te evalueren.

Je bent eerder geneigd om slechte deals te accepteren als je onder druk staat. Het is een psychologisch spelletje, en het werkt – tenzij je de timing verstoort.

Wilt u zien hoe Microsoft de valstrik zet? Bekijk Skip the Microsoft EA Trap voor een nadere blik op hun bundelingsstrategie.

Als uw EA- en Unified Support-contracten momenteel gelijktijdig aflopen, moet u vooruit plannen om ze los te koppelen. Dat doet u als volgt:

Stap 1: Bepaal de data van uw contract

Haal uw huidige EA- en Unified Support-overeenkomsten tevoorschijn. Noteer de begin- en einddatum en bekijk alle clausules met betrekking tot vroegtijdige beëindiging of verlengingsmeldingen.

Stap 2: Geef prioriteit aan de overeenkomst voor de kortere termijn

Unified Support is doorgaans de gemakkelijkste overeenkomst om zelfstandig te verhuizen. Deze overeenkomst heeft kortere looptijden (vaak jaarlijks) en minder bewegende delen dan een meerjarige EA.

Stap 3: Onderhandel over een compensatie

Onderhandel bij uw volgende verlenging van Unified Support over een kortere looptijd (bijvoorbeeld een verlenging van 12 maanden in plaats van 3 jaar) om de verlenging buiten de EA-tijdlijn te houden.

Stap 4: Verzeker u van hefboomwerking vóór verlenging van EA

Met Unified Support off-cycle kunt u EA-verlengingsonderhandelingen aangaan zonder een ondersteuningsanker. Dat is uw moment om betere licentiemodellen te verkennen.

Voor meer informatie over het loskomen van gebundelde tijdlijnen, zie Waarom gelijktijdige Microsoft-contracten u schaden.

Zelfs als u nog niet klaar bent om Microsoft Unified Support te verlaten, kan US Cloud u nog steeds helpen. Alleen al door een offerte van US Cloud aan te vragen en die mee te nemen naar uw onderhandelingen over uw Unified Support-contract, heeft u 80% kans om uw Unified-kosten te verlagen.

Als u besluit om een externe ondersteuningsprovider in te schakelen, heeft ons team Microsoft Unified Support voor honderden grote ondernemingen vervangen met een besparing tot wel 50%.

Timing is belangrijk. Het scheiden van de onderhandelingen over uw Microsoft Enterprise Agreement en de verlengingsdata voor Unified Support lost niet alle problemen met Microsoft-contracten op, maar het creëert wel ruimte – ruimte om te evalueren, te onderhandelen en uiteindelijk te kiezen wat het beste is voor uw organisatie.

Geef uw invloed niet op voor de illusie van eenvoud. Ontkoppel uw contracten, neem de controle terug en breng Microsoft aan tafel op uw voorwaarden.

Is het moeilijk om verlengingen voor Unified Support en Microsoft Enterprise Agreement Negotiation te scheiden?

Het vergt planning, maar het is haalbaar. De eenvoudigste aanpak is om kortere Unified Support-voorwaarden te bedingen en de tijdlijn langzaam te verschuiven.

Kan ik nog steeds gebruikmaken van een externe ondersteuningsprovider zoals US Cloud als mijn contracten gelijktijdig aflopen?

Ja, maar uw timing kan krapper zijn. Ontkoppeling geeft u meer flexibiliteit en onderhandelingsmacht.

Wat als Microsoft zich verzet tegen het scheiden van de data?

Dat zullen ze vaak doen. Dat is een teken dat u op de goede weg bent. Blijf standvastig en laat zien dat u alle opties evalueert, inclusief ondersteuning door derden. Zelfs als u nog niet klaar bent om over te stappen op diensten van derden, kunt u hen hiermee laten weten dat het tijd is om uw onderhandelingsverzoeken serieus te nemen.

Zal Microsoft ons straffen voor het gebruik van ondersteuning door derden?

Microsoft kan u wettelijk niet straffen, maar kan wel zachte druk uitoefenen. Amerikaanse Cloud-klanten blijven volledige licenties en toegang tot producten ontvangen terwijl ze gebruikmaken van onze ondersteuningsdiensten.