Ontwijk de Microsoft EA-valkuil: waarom bedrijven hun onderhandelingspositie versterken door verlengingsdata te spreiden.

Iedereen die ooit heeft geprobeerd om de ongrijpbare status 'Inbox Zero' op zijn e-mailaccounts te bereiken en te behouden, weet dat er bepaalde werkwijzen zijn die op papier geweldig klinken, maar die in het echte leven de productiviteit juist ondermijnen.

Ook het gebruik van Microsoft om de einddatum van Enterprise Agreements (EA's) en Unified Support op elkaar af te stemmen, lijkt op het eerste gezicht logisch. Maar eigenlijk zorgt het koppelen van deze contracten ervoor dat klanten niet meer kunnen onderhandelen over voorwaarden die voor hen gunstig zijn.

Net zoals het aantrekkelijk lijkt om de vermeende dagelijkse routine van een top-CEO te volgen om in elk aspect van je leven succes te boeken, belooft het gelijktijdig beëindigen van contracten je het meest productieve jaar ooit, maar levert het uiteindelijk teleurstellende resultaten op.

US Cloud kan u helpen een manier te vinden om de valkuil van overeenkomsten te vermijden. Lees verder om te ontdekken hoe wij u kunnen helpen.

Koppelingsovereenkomsten lijken misschien efficiënt, maar beperken de onderhandelingsmacht | PixieMe - stock.adobe.com

Het in één keer beëindigen van contracten heeft de aantrekkingskracht van een minimalistische kantooresthetiek. Zonder persoonlijke accenten en aanpassingen is het strak en verfijnd, terwijl het toch verwijst naar een productieve toekomst waarin doelen worden bereikt. Er kan echter een subtieler verschil zijn dan u denkt tussen extreme eenvoud en gevangenisachtige soberheid.

Soms beschouwd als 'voordelige deals', vereisen coterminating contracten dat EA's en contracten voor Microsoft Unified Support tegelijkertijd aflopen. Dit dwingt klanten om beide te bundelen bij hun volgende verlenging, anders lopen ze het risico hun service of deal te verliezen tijdens de volgende verlengingscyclus van Microsoft.

Deze strategische zet wordt vaak aangemoedigd omwille van het gemak, omdat klanten zo in één keer hun contractverlenging voor licenties en ondersteuning kunnen regelen in plaats van tijd vrij te maken om elk contract afzonderlijk te behandelen. Voor een onderneming die Microsoft-producten en een bepaalde vorm van bijbehorende ondersteuning nodig heeft om te kunnen blijven functioneren, klinkt die configuratie aantrekkelijk.

In de praktijk neemt deze illusie van eenvoud echter de kans weg voor de klant om contracten in zijn voordeel te onderhandelen. Dit creëert een valstrik die er aan de buitenkant prima uitziet, maar in de praktijk onoverkomelijk kan aanvoelen.

De valstrik van Microsoft: gebundelde contracten verminderen de onderhandelingsmacht.

Tot nu toe hebben we in dit artikel aangegeven dat deze opzet voor het gelijktijdig verlengen van contracten de kansen van klanten op een gunstige onderhandeling beperkt. Hier volgen enkele redenen waarom afgestemde contractvervaldata niet voor alle betrokken partijen werken:

Beschadigde onderhandelingspositie

In dit scenario verliezen bedrijven de mogelijkheid om zelfstandig betere voorwaarden te bedingen als het gaat om licenties en ondersteuningsopties. Dat komt omdat Microsoft hier de overhand krijgt door de contracten als onderling afhankelijk te gebruiken. Met andere woorden, ze kunnen bepaalde prijzen aanbieden door de verlengingsdata gebundeld te houden.

Beperkte flexibiliteit bij de prijsstelling ter ondersteuning van IT-budgettering

Niet alleen is de prijs van de contracten minder flexibel, maar het gelijktijdig afstemmen van betalingen voor beide diensten kan ook leiden tot minder beheersbare uitgaven in vergelijking met een meer gespreide aanpak.

Toegenomen vendor lock-in

Hoewel gelijktijdige vervaldata Microsoft ten goede komen doordat ze de kans verkleinen dat klanten alternatieven voor Microsoft-ondersteuning van derden ontdekken en de tijd hebben om over te stappen, verminderen ze ook de mogelijkheden voor service op maat.

Bedrijven die worstelen met deze bindende contractpraktijk zullen merken dat dit IT-teams belemmert om de ondersteuningsoptie te vinden die het beste bij hun infrastructuur past. Hierdoor hebben ondernemingen minder mogelijkheden om aan de stijgende kosten van Unified Support te ontsnappen.

Verplichte onverwachte prijsverhogingen

Nu we het toch hebben over de stijgende kosten voor Unified Support: het verlengingsseizoen van Microsoft is een goede kans om bundelprijzen te veranderen in nieuwe klantcontracten. Als de prijsstijgingen voor Unified Support niet tussen de verlengingscycli door zijn doorgevoerd, komen ze meestal in de volgende versie van de Microsoft-overeenkomsten terecht. Bedrijven hebben dan geen andere keuze dan het verschil te betalen.

Het is niet het einde van de onderhandelingen met Microsoft als uw contracten aflopen en het tijd is om met Microsoft te praten over licenties en ondersteuning. Voor verlengingscycli die nu en in de toekomst plaatsvinden, hebt u verschillende opties. Hier zijn vier tips om u te helpen deze keer de valkuil van de overeenkomst te omzeilen:

1. Houd ondernemingsovereenkomsten en ondersteuningscontracten gescheiden
   Behoud de flexibiliteit van uw contracten door overeenkomsten op verschillende tijdstippen te verlengen, zelfs als u onder druk wordt gezet om het gemakkelijker te maken door de vervaldata op elkaar af te stemmen.

2. Ontdek alternatieve ondersteuningsopties
   Externe Microsoft-ondersteuningsopties bieden de mogelijkheid om de ondersteuning aan te passen aan uw behoeften, in plaats van u te dwingen tot een alles-of-niets-overeenkomst. Bekijk zeker ook andere alternatieven voordat u zich neerlegt bij nog meer vruchteloze onderhandelingen. U kunt mogelijk aanzienlijk besparen op de kwaliteitsondersteuning die u nodig hebt (klanten melden een besparing van 30-50% na de overstap naar US Cloud).

3. Onderhandel proactief
   Ga de onderhandelingen in gewapend met uw werkelijke gebruiksgegevens en een offerteaanvraag (RFP).

4. Bel US Cloud
   US Cloud kan u helpen de vicieuze cirkel van EA-valkuilen te doorbreken.

Het scheiden van contractverlengingsdata vergroot de onderhandelingspositie.

Het feit dat uw Microsoft-contracten en -overeenkomsten 'handig' tegelijkertijd worden verlengd, betekent niet dat ze uw bedrijf ten goede komen. In werkelijkheid komt deze contractconfiguratie vooral Microsoft ten goede.

Je hoeft echter niet in de valkuil van de overeenkomst te trappen die je ziet aankomen. Je kunt tijdens je volgende onderhandelingsronde weer de controle terugnemen.

Bel ons team vandaag nog voor meer informatie over hoe externe Microsoft-ondersteuning uw team de tools biedt die u nodig hebt om Microsoft Enterprise Agreements en ondersteuningscontracten in uw voordeel te onderhandelen.

Vier belangrijke stappen om je te bevrijden uit de overeenkomstval.

Waarom dringt Microsoft aan op contracten met gelijke looptijd?

Microsoft maakt graag gebruik van gelijktijdig aflopende contracten om meer controle te houden over het verloop van de onderhandelingen wanneer het tijd is voor verlenging. Het is een langdurig spel dat vaak in hun voordeel uitpakt, omdat klanten vaak zo verankerd zijn in hun Microsoft-systemen dat ze het risico niet kunnen nemen om het product of de ondersteuning te verliezen.

Bedrijven in die situatie geven doorgaans hun flexibiliteit en mogelijkheid om alternatieve opties te kiezen op om via Microsoft een vangnet te krijgen. Hoewel deze configuratie voor sommige teams misschien geen probleem is, zorgt dit contractmodel ervoor dat andere teams gedwongen worden prijsstijgingen te accepteren.

Hoe helpt het mijn bedrijf om Microsoft-contracten gescheiden te houden?

Door ervoor te zorgen dat uw Enterprise Agreement (EA) en uw Microsoft Support-overeenkomst op verschillende momenten aflopen, kunt u uw financiën beter plannen, hebt u meer onderhandelingsruimte en bent u vrijer om alternatieve ondersteuningsopties te evalueren.

Zelfs als u ervoor kiest om geen gebruik te maken van Microsoft-ondersteuning door derden, kan het feit dat u weet dat er andere keuzes beschikbaar zijn, u meer onderhandelingsruimte geven wanneer het tijd is om over uw contract te onderhandelen.

Zijn er ondersteuningsopties van derden voor Microsoft Support?

Ja, en ze zijn in staat om betere service te bieden tegen lagere kosten. Dat geldt ook voor US Cloud, waar klanten doorgaans een besparing van 30-50% melden na de overstap van Microsoft Unified Support.