Waarom bedrijven gelijktijdige contracten voor Microsoft EA en Unified Support moeten vermijden.

Tijdens bepaalde periodes van het jaar is het bij Microsoft het seizoen van contractbeëindigingen. De Microsoft Enterprise Agreement (EA) en Unified Support-contracten van klanten lopen tegelijkertijd af, wat lijkt op een overzichtelijk en netjes verlopend contractverlengingsproces. Hoewel het handig lijkt om verlengingsovereenkomsten voor belangrijke product- en ondersteuningscontracten rond dezelfde tijd te ondertekenen, kunnen deze gelijktijdig aflopende contracten in werkelijkheid een enorme belemmering vormen voor de groei van een onderneming. 

Daarentegen kunnen strategische afzonderlijke verlengingscycli voor Unified Support- en EA-contracten ondernemingen een aanzienlijke impuls geven op het gebied van kostenbeheer, onderhandelingsmacht en ondersteuningsflexibiliteit. 

Lees verder voor meer informatie over waarom coterminous contracten strategisch moeten worden vermeden in het belang van uw bedrijf. Ontdek bovendien hoe US Cloud u kan helpen om coterminous contracten helemaal te vermijden! 

Strategische contracttiming creëert onderhandelingsmomenten en overgangsperiodes.

In Microsoft-termen is een Enterprise Agreement (EA, zoals het momenteel wordt genoemd) een contract voor bedrijven om Windows Microsoft-software en -producten te gebruiken. Een contract voor Unified Support is een overeenkomst die gespecialiseerde technische ondersteuning biedt aan klanten die Microsoft-producten gebruiken. Hoewel dit twee verschillende contracten zijn, worden ze vaak gecombineerd omdat bedrijven die voor hun werking afhankelijk zijn van een Microsoft-omgeving, mogelijk niet over de middelen beschikken om problemen die zich daarin voordoen op te lossen.

Op het eerste gezicht lijkt dit een gunstig moment voor contractverlengingen, omdat bedrijven dan tegelijkertijd hun volgende contracten voor zowel producten als ondersteuning kunnen afsluiten, maar Microsoft stelt vaak een voorwaarde die 'coterminous contract' wordt genoemd.

In dit geval is er sprake van gelijktijdige contracten wanneer twee of meer contracten zo zijn gesynchroniseerd dat ze op hetzelfde moment aflopen. Deze configuratie van service voor producten en de bijbehorende ondersteuning belemmert bedrijven om optimale flexibiliteit en kostenoptimalisatie te realiseren.

Om deze reden bieden afzonderlijke verlengingscycli en implementatie van ondersteuning door derden bedrijven de vrijheid om te onderhandelen over flexibele contracten, langetermijnkosten te beheren, onafhankelijke leveranciersbeslissingen te nemen en nog veel meer.

Gelijktijdige contracten belemmeren de kansen van een onderneming om gunstigere contractvoorwaarden te bedingen. Wanneer de contracten aflopen, zijn ze gewoon voorbij en hebben bedrijven geen grond om hun contracten te verbeteren.

Verspreide verlengingen daarentegen stellen bedrijven in staat om het ene contract te gebruiken om betere voorwaarden voor het andere contract te bedingen. Wanneer de behoeften van uw bedrijf of onderneming veranderen, moet uw ondersteuning met u meegroeien – en u niet in de weg staan.

Ondersteuning door derden maximaliseert de onderhandelingspositie bij contractonderhandelingen.

Een voorbeeld van waarom onderhandelen over contractvoorwaarden van de juiste omvang belangrijk is, kwam van een van onze klanten, Parkland Health Hospital System. Hun team had te maken met een systeemwijd probleem met betrekking tot SharePoint en een cruciale workflow. Jeff Maxfield, directeur Technische Dienst, herinnert zich hoe contractbeperkingen van directe Microsoft-ondersteuning zijn team drie jaar lang beletten oplossingen te krijgen in plaats van obstakels voor vooruitgang:

"... we hebben al onze ondersteuningsuren opgebruikt voordat ze het konden repareren. Ik had in feite geen uren meer en toen gaven ze me verwijten dat dit geen reparatie was... ze hielden me aan het lijntje over welke uren ik moest gebruiken, door te zeggen: 'Je hebt geen uren meer en je kunt ze niet omwisselen', en 'je kunt ze niet wijzigen', en 'we kunnen je niet helpen totdat je een nieuw contract ondertekent'.

Het ging hen alleen maar om contracten, om geld, om betaald worden. Ze gaven niets om mij. Ze zorgden er niet voor dat mijn patiënten geen nadelige gevolgen ondervonden.

Dus besloten we verder te gaan. En toen we een contract tekenden met US Cloud, maakten we heel duidelijk dat dit onze eerste prioriteit was. Zonder dit brachten we patiënten in gevaar. US Cloud kwam erbij en stelde een ingenieur aan voor deze taak. Hij ging zitten, ontmoette mij en mijn klanten. Ik zei: luister, het maakt me niet uit wat het kost, zorg dat het gebeurt.

... Ik kan je niet vertellen hoe geweldig het was om het gevoel te hebben dat iemand mij op de eerste plaats zette. Dat krijg je tegenwoordig gewoon niet meer bij ondersteuning.

Gespreide contractverlengingen maken flexibele Microsoft-ondersteuningsopties mogelijk.

In dit geval werd Parkland Health bevrijd van beperkende en verstikkende contractvoorwaarden nadat het was overgestapt naar US Cloud, een externe Microsoft-ondersteuningsprovider. Ze kregen ook de prioritaire ondersteuning die ze nodig hadden om het welzijn van al hun patiënten te beschermen.

Door Microsoft EA- en Unified Support-contracten te scheiden, kunnen bedrijven profiteren van de extra tijd om ondersteuningsopties van derden te onderzoeken. Op die manier kunnen flexibelere contracten worden gevonden die ook de ondersteuningskosten met gemiddeld 30-50% verlagen.

Met ondersteuning van bedrijven zoals US Cloud kan uw team profiteren van de flexibiliteit van Microsoft-ondersteuning die directe ondersteuning via Unified niet kan bieden:

• Flexibele schaalbaarheid van diensten
• Pay-as-you-go-prijzen zonder verborgen kosten
• Proactieve ondersteuningsoplossingen
• Reactieve ondersteuningsoplossingen
• En meer

Met US Cloud is Microsoft-ondersteuning kosteneffectiever omdat u de vrijheid heeft om de diensten die u nodig heeft uit ons team van specialisten te kiezen.

US Cloud biedt superieure flexibiliteit ten opzichte van Microsoft Unified Support.

Bij overeenkomsten met gelijke looptijd komt soms extra druk van het bedrijf dat het contract aanbiedt, in de vorm van 'slikken of stikken'. Met andere woorden, onafhankelijke besluitvorming kan worden beperkt als de leverancier in een machtspositie verkeert en een bedrijf in onzekerheid kan laten als het contract niet wordt verlengd.

Met afzonderlijke verlengingscycli en ondersteuning door derden behouden u en uw team de controle over de ondersteuningsbeslissingen die de productiviteit en de belangen van uw bedrijf beschermen.

De kosten van Microsoft Unified stijgen in de loop van de tijd aanzienlijk, soms tot wel vijf keer meer dan Premier Support. Wanneer de ondersteuningskosten niet ongecontroleerd stijgen, hebben bedrijven meer mogelijkheden om hun kosten te optimaliseren.

US Cloud biedt stabiele prijzen, terwijl de kosten bij Microsoft steeds hoger worden.

Voor bedrijven die op zoek zijn naar betrouwbare, kosteneffectieve alternatieven, biedt het op maat gemaakte pay-as-you-go-prijsmodel van US Cloud bedrijven dezelfde deskundige ondersteuning zonder dat ze hoeven te betalen voor ongebruikte diensten.

Als u weet dat het tijd is om een alternatieve Microsoft-ondersteuningsprovider te overwegen, heeft u wat tijd nodig om uw opties te verkennen en vervolgens uw nieuwe provider in uw IT-infrastructuur te integreren. Zonder een aangewezen overgangsperiode kan uw team te maken krijgen met onderbrekingen in de dienstverlening.

Voorkom dat Microsoft-problemen de voortgang en productiviteit van uw team in de weg staan. Zorg ervoor dat uw Microsoft-contracten asynchroon zijn, zodat uw team een rustige en doordachte overgang naar nieuwe en flexibelere ondersteuningsopties kan maken.

Antitrustwetten voorkomen niet alleen dat bedrijven monopolies op markten vestigen, ze verbieden bedrijven ook om klanten te binden aan concurrentiebeperkende contracten. Contracten zijn niet in overeenstemming met deze wet als ze lagere kosten beloven of hogere prijzen dreigen op te leggen door één markt (software) te gebruiken om voordeel te behalen op een andere markt (ondersteuning).

Door de verlengingscycli voor uw Microsoft EA- en Unified Support-contracten te scheiden, voorkomt u dat uw onderneming onderworpen wordt aan verplichte contractpraktijken.

De beste manier om uw autonomie te behouden bij het nemen van beslissingen over Microsoft-ondersteuning en -software, is ervoor te zorgen dat u geen gelijktijdige contracten voor Microsoft EA of Unified Support aangaat.

Zonder gelijktijdige contracten via Microsoft kan uw team profiteren van:

• Versterkte onderhandelingspositie bij overeenkomsten met Microsoft
• Verbeterde ondersteuningsflexibiliteit
• Vrijheid bij de keuze van leveranciers
• Verbeterd kostenbeheer
• Ingebouwde transitieplanning

Evalueer uw huidige Microsoft-contracten om er zeker van te zijn dat uw overeenkomsten in uw voordeel zijn. Sta ondertussen open voor de manier waarop externe ondersteuningsproviders u kunnen helpen uw Microsoft-ondersteuningsvoorwaarden te optimaliseren en op lange termijn kosten te besparen.

Waarom is het niet goed om mijn Microsoft EA- en Unified Support-contracten tegelijkertijd te laten aflopen?

Door uw overeenkomsten via Microsoft op hetzelfde moment te laten aflopen, beperkt u het vermogen van uw team om betere contractvoorwaarden te bedingen, kosten te beheren of zich voor te bereiden op overgangen. Het bindt u ook aan uw leverancier, of u dat nu wilt of niet.

Hoe kan ik voorkomen dat mijn contract via Microsoft wordt beëindigd?

Evalueer uw contracten om te zien wanneer ze aflopen. Zorg ervoor dat ze afzonderlijke verlengingscycli hebben (die elk op een ander tijdstip aflopen), zodat u de nadelen van gelijktijdig aflopende contracten kunt elimineren.

Wat zijn de voordelen van afzonderlijke verlengingscycli voor Microsoft-contracten?

Wanneer bedrijven hun beëindigingsdata voor Microsoft EA- en Unified Support-contracten scheiden, kunnen ze continue ondersteuning stimuleren, meer autonomie behouden over hun Microsoft-ecosysteem en meer flexibiliteit behouden als het gaat om veranderende zakelijke behoeften of marktaanbiedingen.