Microsoft Copilot voor M365 Onderhandelingstips.

Microsoft Copilot voor M365 (M365 Copilot) is een veelbelovende AI-tool die Microsoft dit jaar wereldwijd voor bedrijven uitrolt. Hoewel het uitgebreide generatieve AI-oplossingen voor de werkplek biedt, zorgen de potentiële maandelijkse kosten van $ 30 per maand plus extra kosten, afhankelijk van de grootte van uw bedrijf en onderhandelingen over de invoering van Copilot, ervoor dat sommige bedrijven in een impasse terechtkomen. Iedereen wil M365 Copilot implementeren, maar een beetje onderzoek kan veel opleveren.

Microsoft Copilot is een kunstmatige intelligentietool die de productiviteit verhoogt in de Microsoft 365-omgeving, waaronder Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams. Deze AI-assistent werkt in alle M365-toepassingen en -services, zelfs in Bing en Edge. Copilot maakt gebruik van een groot taalmodel om te helpen bij het maken van verschillende assets, het lezen en samenvatten van e-mails, het maken van presentaties en meer.

Al deze functies leiden tot een hogere productiviteit, omdat Copilot uw toon in e-mails kan onthouden, een vergadering of video voor u kan samenvatten, u kan herinneren aan aankomende vergaderingen en zonder veel moeite bestanden kan vinden die u nodig hebt voor een project. Het vereenvoudigt de manier waarop u sommige van de meer alledaagse aspecten van uw werk aanpakt. Als u een vergadering moest missen, kunt u Copilot nu vragen om deze voor u op te nemen en samen te vatten. Als u een coderingsproject moet starten, kan het u eenvoudige coderegels geven, zodat u meer tijd heeft om u op belangrijkere taken te concentreren.

Naast M365 biedt een Copilot-chatbot op Edge en Bing op maat gemaakte reacties op basis van uw bedrijf. Naast een samenwerking met Meta Platforms om het AI-taalmodel van Facebook beschikbaar te maken voor Azure-softwareontwikkelaars, biedt Copilot gemak en innovatie voor uw hele bedrijf.

Microsoft probeert u voortdurend een product of dienst te verkopen. Ze bieden zoveel voordelige oplossingen voor bedrijven dat het moeilijk is om geen gebruik te maken van een deel van hun servicemodel. Hun onderhandelingsstrategie speelt echter in op onzekerheid en gebrek aan kennis. Als u bijvoorbeeld niet volledig begrijpt hoe hun ondersteuningsmodel werkt, kunt u uiteindelijk een ondersteuningsovereenkomst sluiten die nadelig is voor uw bedrijf. Of het nu gaat om kostenstijgingen gedurende de looptijd van het contract of suboptimale ondersteuning zonder verhaal, er zijn tal van manieren waarop Microsoft het gebrek aan voorbereiding of inzicht van een bedrijf in zijn voordeel kan gebruiken. Helaas is Copilot daarop geen uitzondering.

Omdat het een nieuwe dienst is, moeten bedrijven onderzoeken wat Copilot te bieden heeft, hoe het hun activiteiten zou beïnvloeden en of de kosten in verhouding staan tot de resultaten. Veel bedrijven voelen een zekere urgentie om Copilot te integreren in hun huidige oplossingen, terwijl Microsoft hen aanspoort om nieuwe M365 Copilot-licenties aan te schaffen. Hoewel dit iets is wat deze bedrijven willen, moeten inkoop- en procurementteams de risico's en kansen van dit nieuwe aanbod evalueren, naast het onderzoeken van de prijs, de veiligheid en het potentiële verlies aan invloed bij toekomstige contractverlengingen.

Contractvoorwaarden zijn uiterst belangrijk, vooral bij een nieuwe dienst die wordt aangeboden. Sta bij het verlengen van uw contract op de Microsoft Business and Services Agreement (MBSA) en EA-structuur. Als u al wijzigingen op MBSA- of EA-niveau hebt onderhandeld, zorg er dan voor dat u M365 Copilot indien mogelijk onder hetzelfde kader aanschaft. Op die manier zijn de voorwaarden die al zijn aangepast, ook van toepassing op uw nieuwe investering. Als u onderhandelt via een Microsoft Customer Agreement (MCA), valt dit buiten uw MBSA/EA, wat betekent dat wijzigingen beperkt zullen zijn. Als u al EAP-licenties hebt onder uw MCA-kanaal, probeer dan uw GA-licenties over te dragen naar uw MBSA/EA-contract.

Zorg ervoor dat u bij Microsoft navraagt hoe uw gegevens worden behandeld. Microsoft is verplicht te garanderen dat geen van de gegevens van uw organisatie buiten uw eigen omgeving wordt opgeslagen of bewaard. Dit geldt voor alle gebruikersidentiteiten, prompts, reacties, applicatiegegevens en andere gegevens. M365 Copilot kan voor sommige bedrijven een potentieel veiligheidsrisico vormen, maar door Microsoft eerlijk te houden over waar uw gegevens worden bewaard en hoe ze kunnen worden gebruikt, kunt u uw veiligheid grotendeels waarborgen.

Bekijk terwijl u bezig bent ook alle bepalingen in het contract met betrekking tot gegevensopslag en soevereiniteit. Microsoft stelt dat "gegevens buiten de geografische regio van de huurder kunnen worden opgeslagen en verwerkt, tenzij in de specifieke servicevoorwaarden of productdocumentatie voor een bepaalde Microsoft Generative AI-service anders is vermeld." Microsoft voldoet aan zijn verplichtingen onder Microsoft EU Data Boundary, maar klanten moeten er toch voor zorgen dat alles legaal is en precies wordt opgeslagen waar zij dat verwachten.

Microsoft staat bekend om zijn verkooptactieken, vooral nu veel contracten proberen om M365 Copilot op te nemen in de EA-verlengingen met verbeterde kortingen. Als u vindt dat Copilot veel waarde biedt voor uw organisatie, probeer dan eventuele investeringen te synchroniseren met uw EA-verlengingen. Dit maximaliseert uw invloed in de toekomst, aangezien M365 Copilot deel zal uitmaken van de gebruikerskosten in Unified Support. Onderhandel niet in een silo. Een deel van uw onderhandelingsproces moet bestaan uit het controleren van concessies op de prijsvoorwaarde M365 E3- en E5-licenties.

Zoek waar mogelijk naar kortingen. Net als bij eerdere verkoopprioriteiten van Microsoft, kan de introductie van M365 Copilot gepaard gaan met kortingen tussen 10 en 40%, afhankelijk van de omvang, reikwijdte en publiciteit. Microsoft biedt niet iedereen kortingen aan. De laagste prijsklasse blijft namelijk ongewijzigd, terwijl voor de hogere prijsklassen onderhandelingen nodig zijn. Zorg ervoor dat uw true-up-prijzen met hetzelfde percentage worden verlaagd.

Hoewel Copilot in de toekomst mogelijk in prijs zal dalen, is er bij sommige bedrijven een zekere behoefte om Copilot zo snel mogelijk in te voeren. Als wachten geen optie is, zorg er dan voor dat u een volledig overzicht heeft van de langetermijninvestering die u in M365 Copilot doet, aangezien toekomstige verlengingen mogelijk gepaard gaan met een aanzienlijke prijsstijging. Dit geldt met name voor verlengingen van Microsoft-ondersteuning, aangezien Copilot wordt beschouwd als een onderdeel van deze overeenkomsten, waardoor de basisprijs natuurlijk zal stijgen. Om de uitgaven voor ondersteuning te verminderen en meer kapitaal vrij te maken voor technologische investeringen, kan een alternatieve ondersteuning door een derde partij de beste optie zijn.