Microsoft Enterprise Agreement versus CSP.

MICROSOFT EA, CSP OF BEIDE?

Wat is een betere Microsoft-licentieoptie voor uw organisatie: Microsoft Enterprise Agreement (EA) of Cloud Solutions Provider (CSP)? Dat hangt echt af van de grootte van uw organisatie en hoe sterk u afhankelijk bent van Microsoft Cloud-services. Een uitzondering hierop zijn Unified Support-klanten die CSP gebruiken om hun EA (en Unified-kosten) te verlagen door cloudworkloads naar een CSP te verplaatsen.

Doelgroep: IT-activabeheer (ITAM) | Softwareactivabeheer (SAM) | Microsoft-licentieprofessionals

WAT IS DE MICROSOFT ENTERPRISE AGREEMENT?

De Enterprise Agreement (EA) van Microsoft is een licentieoptie die onder de juiste omstandigheden uitzonderlijke waarde en kostenbesparingen voor klanten kan opleveren. Het is niet voor iedereen geschikt, maar als uw IT-behoeften aansluiten bij de sterke punten van EA, is er geen betere manier om uw Microsoft-doelen te bereiken en daarbij geld te besparen. Om te beginnen moet u minimaal 250 apparaten of gebruikers hebben om in aanmerking te komen, hoewel we onder de juiste omstandigheden de EA ook kunnen laten werken als u nog niet helemaal aan 250 licenties zit. EA's bieden veruit de beste waarde voor organisaties die clouddiensten en softwarelicenties onder één overeenkomst willen kopen, waarbij moet worden bedacht dat sommige LSP's EA-inkomsten hebben verloren.

Microsoft EA-functies

EA-inschrijvingen omvatten zowel Enterprise als Server en Cloud, en alle omvatten Software Assurance om ervoor te zorgen dat de nieuwste Microsoft-technologieën deel uitmaken van uw plan, implementatie en in handen zijn van eindgebruikers. Het is ook mogelijk om on-premises, cloud of een combinatie daarvan te hebben. En u kunt de voordelen van gecentraliseerd beheer, automatische updates en prijsvastleggingsmogelijkheden niet negeren. Extra functies zijn onder meer:

• De juiste tools en middelen die uw IT-personeel en medewerkers kunnen helpen productiever te zijn.
• Upgrade-rechten naar de nieuwste technologie via Software Assurance.
• De mogelijkheid om uw IT-keuzes binnen de hele onderneming te standaardiseren, zodat u tegen aanzienlijke besparingen gebruik kunt maken van de nieuwste technologie.
• Door betalingen over een periode van drie jaar te spreiden, kunt u uw budgetteringsproces stroomlijnen en krijgt u de flexibiliteit die u nodig hebt om uw nettowinst te verbeteren. U kunt ook extra softwarelicenties aanschaffen tegen de oorspronkelijke bestelprijs die onder uw overeenkomstvoorwaarden valt.
• U hoeft niet langer individuele licenties te tellen; u telt gewoon het aantal desktop-pc's, waardoor het beheer en het bijhouden van licenties eenvoudiger wordt.
• Stroomlijn het inkoopproces; u hoeft slechts één keer per jaar een bestelling te plaatsen via het portaal.
• Toegang tot de nieuwste technologie
• De software, tools en middelen die u nodig hebt om een responsieve en flexibele IT-infrastructuur op te bouwen en te onderhouden.
• De mogelijkheid om elk softwareproduct 60 dagen lang te evalueren voordat u een beslissing neemt.
• De mogelijkheid om aanvullende softwareproducten te licentiëren onder de voorwaarden van uw oorspronkelijke overeenkomst, zodat u snel kunt inspelen op veranderende zakelijke behoeften en tegelijkertijd de kosten voorspelbaar kunt houden.
• Software Assurance (onderhoud) maakt eenvoudige migratie van softwareproducten mogelijk, zoals Office naar Microsoft Office365, door toegang te bieden tot een Step Up-licentie. Hierdoor kan het gedeelte Licentie & Software Assurance worden geüpgraded naar de hogere editie, waardoor het niet meer nodig is om twee afzonderlijke software-edities te licentiëren om te kunnen profiteren van de upgrade-editie.

MS Enterprise Agreement True Up en verlenging

De prijs van een EA is afhankelijk van het aantal computers waarvoor een licentie wordt aangeschaft. Het betreft een driejarig contract waarmee u de mogelijkheid krijgt om een licentie aan te schaffen voor vrijwel elk Microsoft-product dat u nodig hebt. Alles in de EA wordt geleverd met Software Assurance, de term die Microsoft gebruikt voor onderhoud. U krijgt dus alle toekomstige updates en releases gedurende de looptijd van het contract.

De EA omvat abonnementsopties die de initiële licentiekosten verlagen, omdat klanten ervoor hebben gekozen om zich te abonneren op de rechten om Microsoft-producten en -services te gebruiken in plaats van deze aan te schaffen. Met de abonnementsoptie kunnen klanten ook het aantal abonnementen op jaarbasis verhogen of verlagen. Hoewel dit erg formeel klinkt, biedt het dus flexibiliteit. Dit is waarom: met de structuur van de inschrijvingsovereenkomst kunt u eenvoudig nieuwe producten en services toevoegen wanneer dat nodig is.

True-up – Tijdens de looptijd van een EA kunt u op elk moment gebruikers, apparaten, producten en diensten toevoegen en aanpassen zonder dat u daarvoor afzonderlijke bestellingen hoeft te plaatsen. Wijzigingen worden verwerkt via het jaarlijkse True-up-proces.

Een EA verlengen – Wanneer het tijd is om een EA te verlengen, kunt u uw volledige investering opnieuw bekijken en aanpassingen doorvoeren om ervoor te zorgen dat de nieuwe overeenkomst aansluit bij uw huidige en toekomstige behoeften.

Synchroniseer de verlengingsdata voor Unified Support en Enterprise Agreement (EA) niet

Het is het beste om uw Unified Support-contract en Microsoft Enterprise Agreement (EA) gescheiden te houden, zodat uw team beide contracten de aandacht kan geven die nodig is voor een succesvol resultaat met Microsoft. Bovendien worden de kosten van het Unified Support-contract elk jaar opnieuw vastgesteld, dus het heeft geen zin om Unified tegelijk met uw Enterprise Agreement te beëindigen.

Hoewel u uw Microsoft-uitgaven redelijk goed kunt voorspellen via een Enterprise Agreement, is Unified Support volatieler en gekoppeld aan uw gebruik van Microsoft Cloud Services – waardoor deze kosten voor de meeste ondernemingen elk jaar aanzienlijk stijgen.

WAT IS DE MICROSOFT CLOUD SOLUTION PROVIDER (CSP)?

Met het Microsoft Cloud Solution Provider Program (CSP) kunnen partners de volledige levenscyclus van hun Microsoft-cloudklanten rechtstreeks beheren. Partners in dit programma gebruiken speciale tools in het product om de abonnementen van hun klanten rechtstreeks te leveren, te beheren en te ondersteunen. Partners kunnen hun eigen tools, producten en diensten eenvoudig bundelen en combineren in één maandelijkse of jaarlijkse factuur voor de klant.

Dit programma helpt Microsoft-partners om vertrouwde adviseurs van hun klanten te worden. Door gebruik te maken van CSP kunnen partners namelijk de volledige relatie met hun klanten beheren.

Directe versus indirecte Microsoft CSP

Er zijn twee versies van Microsoft CSP: het directe (Tier 1) model en het indirecte (Tier 2) model. Partners moeten ten minste één model kiezen. Ze kunnen ook beide kiezen.

Het verschil tussen het directe CSP-model en het indirecte CSP-model is dat het directe model een robuuste infrastructuur vereist om end-to-end eigendom van de klantrelatie mogelijk te maken. Er moet aan veel vereisten worden voldaan en voor de meeste Microsoft-partners is dit niet haalbaar. Het indirecte model biedt partners (Microsoft-resellers) echter de mogelijkheid om samen te werken met een indirecte CSP-partner die de tools en middelen kan leveren die nodig zijn om hun klantrelatie te beheren. Voor de meeste Microsoft-partners is dit de beste optie.

Steeds meer Microsoft-cloudoplossingen kunnen alleen via het CSP-model worden verkocht, dus partners moeten een keuze maken. Dynamics 365 zal bijvoorbeeld geen deel uitmaken van de Dynamics-prijslijst, maar alleen beschikbaar zijn via CSP.

Overweeg om Microsoft Cloud Services aan te schaffen bij een CSP

Microsoft-bedrijfssoftware die via een Cloud Solution Provider (CSP) is aangeschaft, telt niet mee voor het totale bedrag dat wordt gebruikt om uw Unified Support-contractfactuur te berekenen. Het nadeel van het kopen van Microsoft-clouddiensten bij een CSP is dat het bedrijf geen kortingen krijgt, zoals SA SKU's voor Office 365. Leiders op het gebied van IT-activabeheer (ITAM) en softwareactivabeheer (SAM) zouden moeten overwegen om bepaalde licenties, zoals Microsoft 365 of Office 365, over te hevelen naar een CSP, aangezien deze mogelijk minder ondersteuning nodig hebben dan andere kritieke workloads waarvoor Unified Support vereist is.

Als uw onderneming ervoor kiest om bij de Microsoft Enterprise Agreement te blijven en geen gebruik te maken van het CSP om de kosten voor Unified Support te compenseren, kunt u overwegen om een alternatief van een derde partij voor Microsoft Unified Support te gebruiken. Er is ten minste één wereldwijde concurrent die een vervanging met dezelfde functionaliteit biedt voor Microsoft Premier/Unified Support.

MICROSOFT EA versus CSP

De traditionele Microsoft Enterprise Agreement biedt vele voordelen, waardoor bedrijven voornamelijk het hele jaar door licenties aan hun profiel kunnen toevoegen en alleen betalen voor de licenties die ze tijdens hun jaarlijkse true-up hebben toegevoegd. Het vermindert het gedoe met Microsoft over de prijs, maar het kan vaak de grootste IT-uitgave in veel organisaties blijken te zijn, waardoor passend beheer en toezicht vereist zijn.

De afgelopen jaren is er een nieuw alternatief voor Microsoft-licenties op de markt gekomen. MS Cloud Solution Providers (CSP) bieden een aantrekkelijk alternatief voor EA-klanten. Nu zoveel bedrijven overstappen naar de cloud, kan het afstemmen van hun Microsoft-licenties op het tijdstip van hun cloudmigratie de verspilling van software-uitgaven aanzienlijk verminderen.

Voordelen van de Microsoft Enterprise Agreement

• Softwareverzekering

Voor bedrijven waar mobiliteit naar de cloud simpelweg geen optie is, blijft de Microsoft EA aantrekkelijk vanwege de Software Assurance (onderhoud), die klanten waardevolle toegang biedt tot upgrades, IT-training en ondersteuning. Deze voordelen zijn vereist voor licentiemobiliteit en noodherstel en kunnen van cruciaal belang zijn tijdens een software-audit. Veel bedrijven beschouwen het behoud van hun Microsoft Software Assurance (SA) als een missiekritieke prioriteit en zullen vaak genoegen nemen met wijzigingen in hun EA, zolang hun Software Assurance maar blijft bestaan.

• Volumekortingen

Microsoft biedt een lagere prijs aan hun zakelijke klanten die in bulk kopen of werkzaam zijn bij de overheid of in het onderwijs. Dit wordt echter steeds moeilijker te verkrijgen, aangezien Microsoft al hun zakelijke klanten naar de cloud duwt.

Nadelen van de Microsoft Enterprise Agreement

• Minimaal 500 gebruikers/apparaten

In 2016 kondigde Microsoft aan dat het minimumaantal apparaten om in aanmerking te komen voor Enterprise Agreement-licenties werd verhoogd van 250 naar 500. Bedrijven met EA's en minder dan 500 apparaten kregen een overgangsperiode van 36 maanden voordat de wijziging werd doorgevoerd. In juli 2019 kwam er een einde aan die overgangsperiode. Nu moeten bedrijven ofwel meer licenties betalen dan ze nodig hebben, ofwel alternatieve licentieopties zoeken.

• Geen flexibiliteit

In vergelijking met het CSP biedt het EA zeer weinig speelruimte om aan te passen aan de specifieke behoeften van uw onderneming. Wilt u geen Software Assurance? Wilt u zich niet voor de volledige termijn van drie jaar aanmelden? Heeft u geen enkel bedrijfsbreed gestandaardiseerd Microsoft-product? Wilt u uw Enterprise-producten terugbrengen tot een aantal dat lager is dan uw oorspronkelijke aankoop? Dan heeft u pech.

EA-gebruiksscenario – Zoals de naam al aangeeft, beter voor ondernemingen

Een onderneming met 750 werknemers is gefuseerd met een ander groot bedrijf en zoekt naar manieren om kosten te besparen binnen de nieuwe geconsolideerde organisatie. Als ze momenteel gebonden zijn aan een Microsoft Enterprise Agreement, zitten ze in feite vast als ze inventariseren wat er wordt gebruikt en zich realiseren dat een groot deel van hun personeel niet volledig gebruikmaakt van waarvoor ze betalen. Bij de verlenging van de EA kunnen ze echter de Microsoft-software van de gefuseerde organisatie aanpassen en op de juiste omvang brengen.

Voordelen van Microsoft CSP

• Flexibiliteit in prijsstelling

Met het CSP betaalt u alleen voor wat u nodig hebt en alleen voor zo lang als u het nodig hebt. Er zijn geen hoge vooruitbetalingen en geen jaarlijkse verplichtingen zoals bij MS EA's. Dit betekent ook dat u het hele jaar door niet voor verrassingen komt te staan als u een licentie via CSP aanschaft.

• Geen minimum aantal gebruikers of apparaten

In tegenstelling tot de EA, die een minimum aantal gebruikers of apparaten van 500 heeft, is de CSP veel flexibeler wat betreft het aantal apparaten en gebruikers dat u onder de overeenkomst kunt hebben, waardoor deze ideaal is voor kleinere bedrijven.

• Flexibiliteit bij het verlenen van licenties

Bij EA zien we vaak dat bedrijven grote hoeveelheden inkopen, meer dan ze daadwerkelijk nodig hebben, om een betere prijs per apparaat/gebruiker te krijgen. Maar binnen CSP blijft het principe van het cloudabonnement gelden: je betaalt alleen voor wat je nodig hebt en gebruikt.

• Licentieondersteuning

In tegenstelling tot bij EA, waar u zelf uw licenties moet beheren, krijgen CSP-klanten extra ondersteuning via hun CSP-provider, die u 24 uur per dag ondersteuning biedt.

Nadelen van Microsoft CSP

• Alleen cloud

Dit spreekt eigenlijk voor zich, aangezien het een Cloud Solution Provider-programma is, maar als uw bedrijf nog niet is overgestapt naar de cloud en ook niet van plan is dat te doen, dan zult u niet veel voordeel halen uit het CSP. Het CSP van Microsoft is ook alleen bedoeld voor de publieke cloud van Microsoft – Office365, Azure, Dynamics, enz. Extra beveiligingslagen zijn beschikbaar in single tenant-omgevingen of hogere MS 365-abonnementen. Voor uw on-premise software heeft u naast uw CSP nog een ander contract nodig.

• Cloudproblemen

Het verhuizen van uw bedrijf naar de cloud betekent niet het einde van uw softwareproblemen of het einde van de kans op verspilde uitgaven. Enkele van de meest voorkomende zorgen die we zien rond een 'Cloud First'-organisatie zijn:

• • Beveiliging: er is een verhitte discussie gaande over de vraag of uw gegevens veiliger zijn op locatie of in de cloud. Hoewel de populairste platforms zijn uitgerust met hoogwaardige beveiliging, komen er af en toe inbreuken voor die vaak ernstige gevolgen hebben.
  • Softkosten: Onze ervaring leert dat veel bedrijven waarmee we hebben samengewerkt hun overstap naar de cloud halverwege hebben stopgezet nadat ze door de opeenstapeling van ogenschijnlijk kleine cloudkosten, verspreid over hun gehele softwarearchitectuur, financieel volledig zijn uitgeput.
  • Licentiestatistieken: Bij de overstap naar de cloud merken veel bedrijven vaak dat hun licentiestatistieken veranderen en dat ze licenties tekortkomen, waardoor ze bij hun volgende software-audit blootgesteld worden aan complianceproblemen.

CSP-gebruiksscenario – Beter voor start-ups

Een start-up met 30 werknemers wil binnen een jaar groeien naar 150 werknemers. Ze hebben Microsoft 365 nodig, maar zullen mogelijk nog meer robuuste productie- of supply chain-middelen toevoegen waarvoor in de nabije toekomst aanvullende Microsoft-software en -tools nodig zijn. Een bedrijf van deze omvang komt helemaal niet in aanmerking voor MS EA, maar kan aanzienlijke flexibiliteit krijgen met een Cloud Solutions Provider. Gebruikers kunnen het hele jaar door worden toegevoegd of verwijderd, en binnen een paar jaar kunnen ze uitgroeien tot een EA.