De Copilot voor Microsoft 365 Prompt Guide.

Copilot voor Microsoft 365 is de afgelopen maanden wereldwijd uitgerold naar bedrijven en heeft inmiddels genoeg recensies gekregen om de interesse te wekken van bedrijven die nog twijfelen. Veel bedrijven die voor Copilot kiezen, doen dat in de overtuiging dat het een onmiddellijke oplossing zal zijn voor veel van hun productiviteitsproblemen, maar AI is geen tovermiddel. Hoewel Microsoft Copilot misschien aanprijst als de volgende stap in de evolutie van bedrijven, vergt het enige inspanning van uw kant om de bal aan het rollen te brengen. Hier komen prompts om de hoek kijken.

Prompting is een vaardigheid die tijd kost om onder de knie te krijgen, maar iedereen moet ergens beginnen. Prompts zijn de reeks commando's die nodig zijn om een AI zoals Copilot uw instructies te laten volgen en content te laten creëren. Deze kunnen eenvoudig of complex zijn, afhankelijk van hoe lang of hoeveel prompts u gebruikt om een gewenst doel te bereiken, maar als de AI uw aanwijzingen nauwkeurig kan volgen, kunnen prompts uw dagelijkse proces veel eenvoudiger maken.

Om de beste reacties van Copilot te krijgen, moet u uw prompts structureren aan de hand van vier belangrijke elementen die als leidraad dienen.

1. Doel: Welke reactie wil je van Copilot?
2. Context: Waarom heb je het nodig en wie zijn erbij betrokken?
3. Bron: Welke informatiebronnen of voorbeelden moet Copilot gebruiken?
4. Verwachtingen: Hoe moet Copilot reageren om zo goed mogelijk aan uw verwachtingen te voldoen?

Als je deze punten bij elkaar optelt, krijg je een prompt die er ongeveer zo uitziet:

1. Maak 3-5 opsommingstekens
2. om me voor te bereiden op een vergadering met de marketingafdeling om de richtlijnen voor branding te bespreken.
3. Focus op e-mails, Teams-chats en PDF-inhoud sinds oktober 2023.
4. Wees direct en gebruik eenvoudige taal.

De prompt wordt gecreëerd aan de hand van een hiërarchie van behoeften. Het doel is noodzakelijk om een gewenst resultaat te bereiken. De context en bron zijn belangrijk om richtlijnen op te stellen die Copilot kan volgen en om zijn focus te verfijnen. De verwachtingen zijn niet altijd noodzakelijk, maar zorgen ervoor dat de ervaring nog beter wordt afgestemd op het gewenste resultaat. Ze kunnen dus naar behoefte worden toegevoegd of genegeerd.

Er zijn vijf fundamentele manieren om Copilot optimaal te gebruiken, namelijk:

Gebruik deze prompt om Copilot een samenvatting te laten geven. Stel je een typische werkdag voor. Het was een lange dag vol vergaderingen, waarvan sommige elkaar overlapten en je dwongen om de ene te laten vallen ten gunste van de andere. Je teamgenoten werken aan andere projecten, dus in het beste geval krijg je een opname van de vergadering met de verwachting dat je deze later kunt bekijken om de details te vernemen.

Dat betekent mogelijk 30 minuten of meer extra om de vergadering terug te luisteren, punten te selecteren waarover u vragen had kunnen stellen en relevante informatie te vinden voor uw eigen lopende projecten. U moet nu later tijd vrijmaken om de details door te nemen of een vervolgvergadering organiseren met enkele teamleden om u op de hoogte te brengen.

Met Copilot is bijpraten nog nooit zo eenvoudig geweest. Je kunt de AI vragen om je te helpen ontdekken wat er nieuw is door te vragen: "Wat is het laatste nieuws van /[naam], gesorteerd op e-mails, chats en bestanden?" Je kunt weer op de hoogte raken door te vragen: "Vat de Teams-berichten van deze week over /[onderwerp] samen." Of je kunt Copilot gebruiken om relevante actiepunten uit de recente vergadering te vinden door te vragen: "Zijn er actiepunten voor mij uit de vergadering met /[personen]?" Je hoeft geen tijd meer te besteden aan handmatig doorlezen of rondvragen op kantoor om te zien wat je gemist hebt; Copilot kan je nu op de hoogte brengen en je weer op gang helpen.

Niet alle documenten zijn hetzelfde. Sommige pdf's zijn zo dik als een klein boek, terwijl andere zo vol staan met details en statistieken dat de gegevens die u zoekt tussen alle andere informatie verdwijnen. Als u met een belangrijk document bezig bent en het gevoel hebt dat u de draad kwijt bent of belangrijke informatie mist, kan Copilot u helpen.

Om tijd te besparen, kunt u Copilot vragen om een samenvatting te geven door te zeggen: "Leg dit document in twee of drie zinnen uit." Als u een reeks documenten met onderling verbonden gegevenspunten bekijkt, kunt u op koers blijven door te vragen: "Wat zijn de data en deadlines die worden genoemd in /[vorig document]?" Als u denkt dat er overeenkomstige gegevens zijn die naar bepaalde resultaten kunnen wijzen, kunt u Copilot vragen: "Zijn er trends in mijn gegevens die veranderingen in de interesse van klanten laten zien?" U hoeft geen urenlang documenten door te spitten als u een AI-assistent hebt om het werk te versnellen.

Je moet binnen een paar uur een presentatie geven, maar je agenda staat al vol met ander werk. Als je in dit tempo doorgaat, moet je misschien je lunch overslaan om alles op tijd af te krijgen. Niet ideaal, maar zo is het leven nu eenmaal. Of toch niet? Met Copilot zijn bewerkingen en aanpassingen een fluitje van een cent, waar je ook besluit ze te maken.
Als je een dia wilt toevoegen, vraag je Copilot gewoon om "Een dia toe te voegen over de voordelen van onze nieuwste merkcampagne".

U kunt Copilot uw gedachten laten ordenen door te vragen: "Organiseer deze presentatie in drie fasen die de levenscyclus van onze customer journey weergeven." U kunt Copilot zelfs gebruiken voor planning of het creëren van variaties door te vragen: "Geef me X variaties op [slogan] voor onze nieuwe marketingcampagne" of "Maak een marketingplan voor [campagne]. Deze campagne moet [doelen] voor [doelgroep] bereiken en hen aanzetten tot [call-to-action]." Het maken en bewerken van uw projecten gaat nu veel sneller met Copilot.

Over creativiteit gesproken: het proces achter uw projecten kost tijd. Het bedenken van ideeën, deze in praktijk brengen, contact opnemen met de juiste mensen en zelfs het introduceren van het concept vergen tijd en moeite. Met Copilot-prompts kunt u de creatieve fase vereenvoudigen, zodat u meer tijd overhoudt om uw ideeën in praktijk te brengen.

Je kunt Copilot ideeën voor je laten bedenken door te vragen: "Geef suggesties om onze website te optimaliseren voor betaalde zoekresultaten." Laat Copilot je e-mails schrijven door te vragen: "Schrijf een e-mail waarin je [project] aan het team introduceert en de drie belangrijkste punten benadrukt." Je kunt Copilot zelfs het proces van contentcreatie voor je laten starten door te vragen: "Schrijf een inleidende alinea voor dit document." Nu je de startlijn gepasseerd bent, kun je je concentreren op de finish.

Soms loop je vast in je werk. Een writer's block slaat toe op het meest ongelegen moment of de inspiratie om een bepaald project aan te pakken blijft maar uit. Copilot kan vragen beantwoorden om je geheugen op te frissen of je de informatie te geven die je nodig hebt om verder te gaan met een project.

U kunt suggesties krijgen voor het verbeteren van documenten door te vragen: "Geef me specifieke voorbeelden uit dit document over hoe ik het kan verbeteren voor een interne beoordeling." Vind nieuwe manieren om dezelfde oude onderwerpen te benaderen door te vragen: "Hoe kan ik [onderwerp] beknopter beschrijven?" Herinner jezelf eraan wanneer een belangrijke vergadering plaatsvindt door te vragen: "Wanneer is mijn volgende vergadering met /[persoon]?" Vraag Copilot om hulp en je AI-assistent doet de rest.

Hoewel Microsoft Copilot de toekomst is voor bedrijven over de hele wereld, kan de prijs afhankelijk van de grootte van uw onderneming behoorlijk hoog oplopen. Als u wilt besparen op ondersteuningskosten en op zoek bent naar een betrouwbaar alternatief, dan bent u bij US Cloud aan het juiste adres.

Onze expertise op het gebied van Microsoft Premier/Unified-ondersteuning zorgt ervoor dat u 30-50% bespaart op uw jaarlijkse ondersteuningsbudget, dat uw tickets binnen 15 minuten na indiening worden beantwoord en dat uw tickets twee keer zo snel worden opgelost als bij Microsoft. Ons team van volledig binnenlandse technici staat 24/7 voor u klaar om ervoor te zorgen dat uw ondersteuning volledig conform is en beschikbaar is wanneer u die het meest nodig hebt. Krijg snellere Microsoft-ondersteuning voor minder geld met US Cloud.