Viva Lizenzierung.

Viva Licensing bezeichnet das System, mit dem Microsoft seine Suite von Anwendungen für die Mitarbeitererfahrung lizenziert. Microsoft Viva ist kein einzelnes Produkt, sondern eine Sammlung von Apps mit jeweils unterschiedlichen Funktionen und Lizenzierungsregeln. Unternehmen müssen sowohl ihre bestehenden Microsoft 365-Abonnements als auch die spezifischen Viva-Apps berücksichtigen, die sie einsetzen möchten. Ohne sorgfältige Planung laufen Unternehmen Gefahr, für ungenutzte Funktionen zu viel zu bezahlen oder den Zugriff auf Tools zu beschränken, die die Produktivität steigern könnten.

Viva Licensing funktioniert in der Regel auf einer Pro-Benutzer-Basis, was bedeutet, dass jede Person, die auf eine Viva-App zugreift, über eine zugewiesene Lizenz verfügen muss. Dieser Ansatz ermöglicht Flexibilität, erfordert jedoch in größeren Organisationen eine sorgfältige Überwachung.

Jede Microsoft Viva-Anwendung hat ihre eigenen Lizenzierungsregeln, deren Verständnis für eine ordnungsgemäße Bereitstellung von entscheidender Bedeutung ist. Unternehmen müssen entscheiden, ob sie Apps einzeln lizenzieren oder auf gebündelte Optionen in höherwertigen Microsoft 365-Plänen zurückgreifen möchten. Eine ordnungsgemäße Planung stellt sicher, dass Benutzer Zugriff auf die benötigten Funktionen haben, ohne dass unnötige Kosten entstehen.

Zu den wichtigsten Viva-Apps und den damit verbundenen Lizenzierungsaspekten gehören:

• Viva Connections – Ein zentrales Portal für Mitarbeiterressourcen und Kommunikation. Für erweiterte Funktionen sind möglicherweise zusätzliche Lizenzen erforderlich, die über den Basisplan von Microsoft 365 hinausgehen.
• Viva Insights – Bietet Analysen und Produktivitätsempfehlungen für Mitarbeiter und Führungskräfte. Premium-Insights-Funktionen werden separat lizenziert.
• Viva Learning – Aggregiert Lerninhalte aus mehreren Quellen und lässt sich in andere Schulungsplattformen integrieren. Für einige erweiterte Lernfunktionen sind separate Lizenzen erforderlich.
• Viva Topics – Nutzt KI, um Inhalte und Fachwissen im gesamten Unternehmen automatisch zu organisieren. Die Lizenzierung wird in der Regel separat von Microsoft 365 erworben.
• Viva Engage – Unterstützt soziale Zusammenarbeit und Mitarbeiterkommunikation. Bestimmte Funktionen sind möglicherweise in Microsoft 365-Abonnements enthalten.
• Viva Goals – Richtet Unternehmensziele und Teamziele aufeinander aus. Für diese App ist in der Regel eine separate Zusatzlizenz erforderlich.

Durch das Verständnis, welche Apps in bestehenden Plänen enthalten sind und welche Add-ons erfordern, können Unternehmen Lizenzen effizient zuweisen und Funktionslücken vermeiden. Durch regelmäßige Überprüfung der App-Nutzung und der Lizenzzuweisungen wird sichergestellt, dass Benutzer die richtigen Funktionen erhalten und gleichzeitig Verschwendung minimiert wird.

Viva Licensing ist eng mit Microsoft 365-Abonnements verbunden. Einige Viva-Funktionen sind in Basisplänen enthalten, während für erweiterte Funktionen häufig zusätzliche Lizenzen erforderlich sind. Beispielsweise bietet Microsoft 365 E3 möglicherweise Zugriff auf grundlegende Viva Connections, aber für erweiterte Analysen oder KI-gestützte Erkenntnisse ist in der Regel E5 oder eine eigenständige Viva-Lizenz erforderlich.

Unternehmen müssen die Viva-Funktionen ihren bestehenden Microsoft 365-Plänen zuordnen, um zu verstehen, welche Benutzer Add-ons benötigen. Diese Zuordnung stellt sicher, dass Benutzer Zugriff auf die gewünschten Funktionen haben, ohne für unnötige Lizenzen zu viel zu bezahlen. Eine sorgfältige Planung ermöglicht auch eine schrittweise Einführung und hilft IT-Teams, den Mitarbeitern die verfügbaren Funktionen klar zu vermitteln.

Die Verwaltung von Viva Licensing erfordert eine kontinuierliche Überwachung, um die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen, Kosten zu optimieren und die Akzeptanz durch die Mitarbeiter zu fördern. Zu den wichtigsten Aufgaben gehören die Verfolgung von Lizenzzuweisungen, die Überprüfung von Nutzungsmustern und die Abstimmung der Lizenzen auf die Prioritäten des Unternehmens.

Einige praktische Überlegungen zur Verwaltung von Viva-Lizenzen sind:

• Verfolgung von Benutzerzuweisungen zur Gewährleistung der Compliance und ordnungsgemäßen Lizenznutzung
• Überprüfung der Nutzungsdaten, um nicht ausreichend genutzte Lizenzen zu identifizieren und bei Bedarf neu zuzuweisen
• Planung einer schrittweisen Einführung in allen Abteilungen, um die Umsetzung an den strategischen Zielen auszurichten
• Anpassung von Lizenzen an Engagement-Initiativen zur Maximierung des Werts von Viva-Apps

Durch die Kombination dieser Vorgehensweisen mit zentralisierten Dashboards oder Lizenzverwaltungstools können IT- und Beschaffungsteams die Kontrolle über die Lizenzierung in großem Maßstab behalten. Eine ordnungsgemäße Verwaltung ermöglicht es Unternehmen außerdem, auf Veränderungen in der Mitarbeiterzahl oder bei den Prioritäten zu reagieren, ohne den Zugriff auf wichtige Viva-Funktionen zu beeinträchtigen.

Viva Licensing wirkt sich direkt auf die Mitarbeitererfahrung, die Akzeptanz und die Kosten für Microsoft 365 aus. Nicht richtig abgestimmte Lizenzen können dazu führen, dass Mitarbeiter keinen Zugriff auf wichtige Funktionen haben, die Einführung von Viva-Tools verlangsamen und unnötige Lizenzkosten verursachen.

Durch die strategische Planung und Verwaltung von Viva-Lizenzen können Unternehmen Anwendungen effizient bereitstellen, Initiativen zur Mitarbeiterbindung unterstützen und die Rendite ihrer Investition in Microsoft 365 maximieren. Mit einem Verständnis der Viva-Lizenzierung wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter über die Tools verfügen, die sie benötigen, um produktiv zu bleiben, während die Lizenzkosten vorhersehbar bleiben und mit den Unternehmenszielen in Einklang stehen.