Bedrijven die ondersteuning en onderhoud van software van derden omarmen, besparen miljarden.

Bedrijven stappen over naar externe softwaresupportproviders vanwege lagere kosten en betere service.^Forrester® Research meldt dat bedrijven externe support en onderhoud omarmen en daarmee tot 2027 meer dan 5 miljard dollar zullen besparen. Forrester voegt hieraan toe dat 80% van de CIO's al gebruikmaakt van OEM + ten minste één externe partij voor hun SAP-, Oracle-, IBM- of Microsoft-softwaresupport en -onderhoud.

Forrester heeft talrijke invloedrijke studies geproduceerd die wereldwijd consequent als leidraad hebben gediend voor zakelijke beslissingen. Een van hun opmerkelijke recente onderzoeken richt zich op de manier waarop besluitvormers steeds vaker kiezen voor softwareondersteuning en -onderhoud door derden. Deze verschuiving is bepalend voor de manier waarop bedrijven hun IT-investeringen strategisch plannen, waarbij de nadruk ligt op kostenefficiëntie, innovatie en zakelijke flexibiliteit.

Van oudsher waren bedrijven voor softwareondersteuning en -onderhoud afhankelijk van Original Equipment Manufacturers (OEM's). Door de stijgende kosten en wisselende efficiëntie van de ondersteuning zijn veel organisaties echter op zoek gegaan naar alternatieven. Uit onderzoek van Forrester blijkt dat er een nieuwe trend ontstaat waarbij bedrijven zich wenden tot externe aanbieders van ondersteuning en onderhoud (TPSM) als betrouwbare en kosteneffectieve oplossing.

Enkele van deze belangrijkste bevindingen zijn:

• Het werken met externe ondersteuning en onderhoud (TPSM's) wordt steeds populairder. 79% van de besluitvormers geeft aan dat hun bedrijf een combinatie van TPSM's en OEM's gebruikt, terwijl nog eens 7% alleen TPSM's gebruikt.
• De hoge kosten van OEM-onderhoudsdiensten zorgen voor problemen voor IT- en inkoopmanagers, maar zij aarzelen om over te stappen naar TPSM's uit angst om OEM-expertise, beveiligingsupdates of licentiekortingen te verliezen.
• 98% van de leidinggevenden verwacht dat de zakelijke en operationele voordelen van de overstap naar een TPSM opwegen tegen de risico's. 80% van degenen die momenteel TPSM's gebruiken, zegt dat ze deze zouden aanbevelen aan hun collega's.

De toename van het aantal bedrijven dat nieuwe werkmethoden invoert, gaat gepaard met een zekere mate van volatiliteit en onzekerheid. Technologie kan een rol spelen om alles concurrerend en samenhangend te houden, maar dat hangt af van waar die technologie vandaan komt.

Met dit in gedachten geven CIO's en IT-leiders steeds meer prioriteit aan flexibiliteit als hun belangrijkste doelstelling voor bedrijfs-IT. Bijna 80% van de IT-initiatieven is gericht op het verbeteren van het vermogen van hun organisatie om sneller te reageren op voortdurende veranderingen in het bedrijfsleven. 75% van de besluitvormers wil verouderde applicaties vervangen en IT-projecten sneller opleveren.

Naast flexibiliteit is er ook een verlangen om de ondersteuningskosten te verlagen. Ongeveer twee derde van de CIO's en IT-leiders geeft prioriteit aan initiatieven die helpen om kosten te verlagen, externe partners efficiënter te beheren en de onderhoudskosten van software te verminderen.

Ondanks het belang van dringende prioriteiten, geeft 93% van de CIO's en IT-leiders aan dat ten minste één uitdaging hen belemmert om deze cruciale prioriteiten te realiseren of door te voeren. Het meest voorkomende obstakel voor meer dan de helft van deze besluitvormers is de herverdeling van het IT-budget als gevolg van het economische klimaat, waardoor de problemen waar velen al mee kampen als gevolg van een gebrek aan budget nog verder worden verergerd.

De moeilijkheid om de veiligheid en inflexibiliteit van bestaande applicaties te waarborgen, zorgt ook voor problemen voor IT-leiders binnen ondernemingen, waardoor zij hun belangrijkste prioriteiten niet kunnen realiseren. Dit betekent dat CIO's en IT-leiders onder druk staan om het technologiebudget van hun onderneming te optimaliseren om middelen vrij te maken, terwijl ze zich tegelijkertijd moeten richten op de prioriteiten van hun organisatie op korte termijn.

Forrester schat dat softwareonderhoud en abonnementskosten ongeveer 17% van het technologiebudget van organisaties uitmaken, waarbij sommige ondernemingen aanzienlijke omzetveranderingen ondervinden als gevolg van economische verschuivingen na de pandemie. Deze bedrijven hebben meer dan 30% van hun kosten moeten besparen om het hoofd boven water te houden, iets waar TPSM's bij hebben geholpen.

Overstappen op een TPSM kan een effectieve noodoplossing zijn voor de kosten van softwareonderhoud. Het gebruik van een TPSM als alternatief voor OEM-onderhoud wordt steeds populairder: bijna 80% van de besluitvormers zegt dat hun bedrijf al met zowel OEM's als TPSM's werkt, en nog eens 7% geeft aan uitsluitend met TPSM's te werken. Hoewel 14% momenteel alleen OEM's gebruikt voor softwareonderhoud, overweegt een derde daarvan om over te stappen op een TPSM of is daarmee al bezig.

De overweging om over te stappen naar een externe ondersteuningsprovider wordt vertraagd door de algemene angst om de toegang tot OEM-expertise en cruciale beveiligingsupdates te verliezen, of om kortingen of gebundelde softwarelicenties mis te lopen. Hoewel al deze elementen een grote invloed hebben op het bedrijfsresultaat van een onderneming, nemen de OEM-kosten het grootste deel van het IT-budget in beslag. 89% van de besluitvormers van bedrijven die met OEM's werken, ondervindt problemen met softwareonderhoud door een OEM, voornamelijk op het gebied van kosten. Voeg daar nog hoge upgrade-kosten met complexe prijsmodellen aan toe en je hebt een recept voor bezuinigingen op het IT-budget.

Inflexibele contracten vormen een extra uitdaging voor inkoop-, leveranciersbeheer- en technologieleiders, waardoor zij op zoek gaan naar ondersteuning van softwareleveranciers die dezelfde of betere oplossingen bieden dan OEM's, zonder de hoge kosten en het gedoe aan de achterkant. Deze zoektocht leidt onvermijdelijk naar TPSM-leveranciers.

Ondanks deze voordelen worden CIO's bij de implementatie van ondersteuning door derden geconfronteerd met verschillende uitdagingen. Deze omvatten contractonderhandelingen, de overgang van OEM's naar TPSM's, het handhaven van compliance en het beheren van meerdere leveranciers.

Om deze uitdagingen aan te pakken, beveelt Forrester de volgende strategieën aan:

• Robuuste leveranciersselectie: Voer een grondig selectieproces uit om een betrouwbare TPSM met een bewezen staat van dienst te kiezen. Controleer referenties, zorg ervoor dat ze een robuuste ondersteuningsinfrastructuur hebben en dat ze aan uw specifieke behoeften kunnen voldoen.
• Contractbeheer: Onderzoek ondersteuningscontracten grondig om verborgen kosten te vermijden en ervoor te zorgen dat de overeenkomst de nodige dekking biedt.
• Nalevingsgarantie: Zorg ervoor dat de TPSM over de nodige certificeringen beschikt en voldoet aan de regelgevingsnormen die relevant zijn voor uw branche.
• Leveranciersbeheer: Gebruik leveranciersbeheersoftware of een leveranciersbeheerteam om meerdere leveranciers effectief te beheren.

TPSM's moeten hun waarde en capaciteiten vooraf aantonen aan IT-sourcing-, inkoop- en leveranciersmanagementteams. Slechts 20% van de CIO's maakt momenteel uitsluitend gebruik van OEM's. De rest maakt al gebruik van een mix van OEM's en externe softwareondersteunings- en onderhoudsproviders in verschillende sectoren en softwareleveranciers. Forrester raadt aan om referenties te zoeken in uw branche en van bedrijven van vergelijkbare omvang, evenals een Proof of Concept (POC) om kostenbesparingen en capaciteiten te valideren.

Om belanghebbenden te overtuigen om over te stappen van OEM naar een derde partij, moet er worden geïnvesteerd in geruststelling. IT- en inkoopmanagementteams zijn op zoek naar TPSM's die kunnen helpen met software-upgrades, voldoen aan beveiligingsvereisten en oplossingen bieden. Andere belangrijke factoren die in overweging worden genomen, zijn eenvoudigere prijsmodellen, flexibele contracten, betere service en onderhoudskosten die opwegen tegen de herstelkosten van toekomstige upgrades.

Dit betekent dat besluitvormers bij het beoordelen van een verandering in een softwareonderhoudsleverancier de kosten en het vermogen van de leverancier om te voldoen aan de unieke softwareondersteunings- en onderhoudsbehoeften van hun onderneming moeten evalueren. Hoewel kostenbesparing wellicht de belangrijkste drijfveer is, is het vermogen om een dienst te leveren die gelijkwaardig is aan of beter is dan die van de OEM even belangrijk.

• Kostenbesparingen: Een van de meest aantrekkelijke aspecten van ondersteuning door derden zijn de aanzienlijke kostenbesparingen. Onderhoudscontracten van OEM's en ISV's bevatten vaak onnodige diensten, terwijl TPSM-leveranciers een meer op maat gemaakte aanpak bieden waarmee bedrijven tot 60% op ondersteuningskosten kunnen besparen.
• Verbeterde service: TPSM-leveranciers bieden doorgaans een meer gepersonaliseerde service dan OEM's. Door hun kleinere klantenbestand kunnen ze meer aandacht besteden aan elke klant en effectiever inspelen op hun specifieke behoeften.
• Langere levensduur voor IT-apparatuur: TPSM's zijn vaak meer bereid om oudere apparatuur te ondersteunen die door OEM's als 'end-of-life' is verklaard. Deze service stelt bedrijven in staat om de levensduur van hun IT-apparatuur te verlengen, wat een hoger rendement op de investering (ROI) oplevert.
• Grotere flexibiliteit: Met TPSM's hebben organisaties de flexibiliteit om ondersteuning voor specifieke apparatuur of software te kiezen, in plaats van gebonden te zijn aan een algemeen contract. Deze optie geeft bedrijven meer controle over hun ondersteuningsuitgaven en strategische richting.

Veel bedrijven zijn al overgestapt op TPSM's voor hun Oracle-, SAP-, IBM-, Salesforce- of Microsoft-softwareonderhoud, niet alleen vanwege de voordelen, maar ook vanwege de aangeboden diensten en waarde. De overgrote meerderheid van de organisaties die met TPSM's werken, geeft aan tevreden te zijn over hun dienstverlening. De meesten zijn het erover eens dat TPSM-providers goede service bieden en beschouwen TPSM-diensten als een uitstekende investering. Bijna driekwart van de IT-leiders geeft aan dat ze regelmatig gebruikmaken van TPSM-diensten.

Zelfs bij degenen die tegelijkertijd met TPSM's en OEM's werken, geven drie keer zoveel CIO's de voorkeur aan TPSM's boven OEM's. Niet alleen geven veel IT-leiders de voorkeur aan TPSMS, maar 80% van hen geeft een score van 7 of hoger op een schaal van 0 tot 10. Het gebruik van TPSM wint aan momentum, met voordelen en bewezen waarde die toenemen naarmate meer bedrijven overstappen, wat bewijst dat TPSM's de sprong waard zijn.

Volgens onderzoek van Forrester erkennen organisaties in verschillende sectoren steeds meer de voordelen van softwareondersteuning en -onderhoud door derden. Deze trend is vooral duidelijk bij ondernemingen met aanzienlijke IT-budgetten, waar besparingen door TPM kunnen worden ingezet voor innovatie en groei-initiatieven.

De verschuiving naar ondersteuning en onderhoud door derden duidt op een paradigmaverschuiving in IT-beheer. Organisaties kunnen van deze trend profiteren om hun IT-investeringen te maximaliseren, de kwaliteit van hun dienstverlening te verbeteren en hun bedrijfsflexibiliteit te vergroten. Een robuuste implementatiestrategie is echter van cruciaal belang om mogelijke uitdagingen het hoofd te bieden en optimaal te profiteren van de voordelen van ondersteuning door derden.

Naarmate het digitale landschap zich verder ontwikkelt, blijft de behoefte aan kostenefficiënte en hoogwaardige IT-ondersteuning groeien. Het onderzoek van Forrester biedt waardevolle inzichten in hoe ondernemingen gebruik kunnen maken van ondersteuning door derden om door dit veranderende landschap te navigeren. Door strategische partnerschappen aan te gaan met TPSM-providers kunnen organisaties de effectiviteit van hun IT-infrastructuur verbeteren en deze beter afstemmen op hun bedrijfsdoelstellingen.

Zoals uit onderzoek van Forrester blijkt, is het tijdperk van IT-ondersteuning door derden aangebroken. Met een zorgvuldige planning, sterke relaties met leveranciers en een scherpe strategische visie kunnen besluitvormers hun organisaties naar een nieuw tijdperk van efficiëntie, innovatie en winstgevendheid leiden.