Guida rapida a Copilot per Microsoft 365.

Copilot per Microsoft 365 è stato lanciato nelle aziende di tutto il mondo negli ultimi mesi, con recensioni sufficienti a suscitare l'interesse di chi è ancora indeciso. Molte aziende che scelgono Copilot lo fanno credendo che risolverà immediatamente molti dei loro problemi di produttività, ma l'intelligenza artificiale non è magica. Anche se Microsoft pubblicizza Copilot come la prossima fase dell'evoluzione aziendale, è necessario un piccolo sforzo da parte vostra per mettere in moto il processo. È qui che entrano in gioco i prompt.

Il prompting è un'abilità che richiede tempo per essere padroneggiata, ma tutti devono pur iniziare da qualche parte. I prompt sono una serie di comandi necessari per far sì che un'IA come Copilot segua le vostre istruzioni e inizi a creare contenuti. Questi possono essere semplici o complessi a seconda della lunghezza o del numero di prompt utilizzati per raggiungere l'obiettivo desiderato, ma se l'IA è in grado di seguire accuratamente le vostre indicazioni, i prompt possono semplificare notevolmente il vostro lavoro quotidiano.

Per ottenere le migliori risposte da Copilot, dovresti strutturare i tuoi prompt con quattro elementi chiave che fungano da guida.

1. Obiettivo: quale risposta desideri ottenere da Copilot?
2. Contesto: perché ne avete bisogno e chi è coinvolto?
3. Fonte: Quali fonti di informazione o campioni dovrebbe utilizzare Copilot?
4. Aspettative: come dovrebbe rispondere Copilot per soddisfare al meglio le tue aspettative?

Sommando questi punti si otterrebbe un prompt simile al seguente:

1. Genera 3-5 punti elenco
2. per prepararmi a una riunione con il reparto marketing per discutere le linee guida relative al marchio.
3. Concentrati su e-mail, chat di Teams e contenuti PDF a partire da ottobre 2023.
4. Si prega di essere diretti e di usare un linguaggio semplice.

Il prompt viene creato attraverso una gerarchia di esigenze. L'obiettivo è necessario per ottenere il risultato desiderato. Il contesto e la fonte sono importanti per definire le linee guida che Copilot deve seguire e restringere il suo campo di azione. Le aspettative non sono sempre necessarie, ma consentono di personalizzare ulteriormente l'esperienza in base al risultato desiderato, quindi possono essere aggiunte o ignorate a seconda delle necessità.

I suggerimenti di base offrono cinque modi fondamentali per utilizzare al meglio Copilot, ovvero:

Utilizza questo prompt per ottenere un riepilogo da Copilot. Immagina una tipica giornata lavorativa. È stata una giornata lunga, piena di riunioni, alcune delle quali si sono sovrapposte costringendoti a rinunciare a una per partecipare all'altra. I tuoi colleghi stanno lavorando ad altri progetti, quindi nella migliore delle ipotesi ottieni una registrazione della riunione con l'intenzione di guardarla in un secondo momento per conoscere i dettagli.

Questo significa potenzialmente avere a disposizione altri 30 minuti o più per riascoltare la riunione, individuare gli argomenti su cui avresti potuto porre delle domande e trovare informazioni pertinenti per i tuoi progetti in corso. Ora devi riservarti del tempo in un secondo momento per esaminare i dettagli o organizzare una riunione di follow-up con alcuni membri del team per aggiornarti.

Con Copilot, mettersi al passo non è mai stato così facile. Puoi chiedere all'IA di aiutarti a scoprire le ultime novità chiedendo "Quali sono le ultime novità da /[nome], organizzate per e-mail, chat e file?" Puoi rimetterti al passo chiedendo "Riassumi i messaggi di Teams di questa settimana su /[argomento]". Oppure puoi usare Copilot per trovare le azioni pertinenti dalla riunione recente chiedendo "Ci sono azioni da intraprendere per me dalla riunione di /[persone]?". Non dovrai più perdere tempo a rivedere manualmente o a chiedere in ufficio per vedere cosa ti sei perso; ora Copilot può aggiornarti e farti tornare in carreggiata.

Non tutti i documenti sono uguali. Alcuni PDF hanno le dimensioni di un piccolo libro, mentre altri sono così ricchi di dettagli e statistiche che i dati che stai cercando possono confondersi con tutto il resto. Se stai lavorando su un documento importante e hai la sensazione di esserti perso o di non aver trovato informazioni importanti, Copilot può aiutarti.

Per risparmiare tempo, puoi chiedere a Copilot di riassumere dicendo "Spiega questo documento in due o tre frasi". Se stai esaminando una serie di documenti con dati interconnessi, puoi rimanere in tema chiedendo "Quali sono le date e le scadenze menzionate nel [documento precedente]?". Se ritieni che ci siano dati corrispondenti che potrebbero indicare determinati risultati, puoi chiedere a Copilot: "Ci sono tendenze nei miei dati che mostrano cambiamenti nell'interesse dei clienti?". Non è necessario passare ore a esaminare i documenti quando si dispone di un assistente AI che aiuta a velocizzare il lavoro.

Hai una presentazione da preparare nelle prossime ore, ma la tua agenda è già piena di altri impegni. Di questo passo, potresti dover saltare il pranzo per riuscire a finire tutto in tempo. Non è l'ideale, ma così è la vita. O forse no? Con Copilot, le modifiche e gli aggiustamenti sono un gioco da ragazzi, indipendentemente da dove decidi di crearli.
Se hai bisogno di aggiungere una diapositiva, basta chiedere a Copilot di "Aggiungere una diapositiva sui vantaggi della nostra nuova campagna pubblicitaria".

Puoi chiedere a Copilot di riorganizzare i tuoi pensieri dicendo: "Organizza questa presentazione in 3 fasi che comunichino il ciclo di vita del nostro percorso cliente". Puoi anche utilizzare Copilot per la pianificazione o la creazione di varianti chiedendo "Dammi X varianti di [slogan] per la nostra nuova campagna di marketing" o "Crea un piano di marketing per [campagna]. Questa campagna deve [obiettivi] per [pubblico] e spingerli a [invito all'azione]". La creazione e la modifica dei tuoi progetti è ora molto più veloce grazie a Copilot.

Quando si parla di creazione, il processo alla base dei tuoi progetti richiede tempo. Formulare idee, metterle in pratica, contattare le persone giuste e persino presentare il concetto richiede tempo e impegno. Con i suggerimenti di Copilot, puoi semplificare la fase di creazione per avere più tempo a disposizione per metterla in pratica.

Puoi chiedere a Copilot di creare idee per te digitando "Suggerisci modi per ottimizzare il nostro sito web per la ricerca a pagamento". Chiedi a Copilot di scrivere le tue e-mail digitando "Scrivi un'e-mail che presenti [progetto] al team ed evidenzia i tre punti più importanti". Puoi anche chiedere a Copilot di avviare il processo di creazione dei contenuti digitando "Scrivi un paragrafo introduttivo per questo documento". Ora che hai superato la linea di partenza, puoi concentrarti sul traguardo.

A volte capita di rimanere bloccati nel proprio lavoro. Il blocco dello scrittore colpisce nei momenti più inopportuni o semplicemente non si riesce a trovare l'ispirazione per affrontare un determinato progetto. Copilot può rispondere alle domande per aiutarti a rinfrescare la memoria o fornirti le informazioni necessarie per portare avanti un progetto.

Puoi ottenere suggerimenti per migliorare un documento chiedendo: "Forniscimi esempi specifici tratti da questo documento su come posso migliorarlo per una revisione interna". Trova nuovi modi per affrontare gli stessi vecchi argomenti chiedendo: "Come posso descrivere in modo più conciso [argomento]?". Ricordati quando è prevista una riunione importante chiedendo "Quando è la mia prossima riunione con /[persona]?" Chiedi aiuto a Copilot e il tuo assistente AI farà il resto.

Sebbene Microsoft Copilot rappresenti il futuro per le aziende di tutto il mondo, il prezzo di accesso può essere elevato a seconda delle dimensioni della vostra impresa. Se avete bisogno di ridurre i costi di assistenza e desiderate un'alternativa affidabile, US Cloud è la soluzione che fa per voi.

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