De verborgen kostenval binnen EA-gebundelde Microsoft Enterprise Support Services.

Van IT-leiders binnen ondernemingen wordt verwacht dat ze een evenwicht vinden tussen uptime, kostendiscipline en schaalbaarheid op lange termijn, terwijl ze tegelijkertijd een steeds complexer wordend ecosysteem van leveranciers moeten beheren. Microsoft begrijpt die druk en heeft zijn ondersteuningsmodel voor ondernemingen zo ontworpen dat het daarop inspeelt.

Door coterminous Unified Support te bundelen in meerjarige Enterprise Agreements (EA's) of MCA-E-contracten, presenteert Microsoft een structuur die op het eerste gezicht efficiënt lijkt, maar organisaties uiteindelijk in een situatie met hoge kosten en weinig invloed brengt.

Voor ondernemingen die voor hun bedrijfsvoering afhankelijk zijn van Microsoft-technologieën, heeft dit model directe gevolgen voor de budgetprognoses, het leveranciersbeleid en de strategische flexibiliteit, waardoor uw traject per definitie wordt gekoppeld aan de roadmap van Microsoft. Hieronder leggen we uit hoe deze valstrik werkt, waarom het opzettelijk moeilijk is om hieraan te ontsnappen en hoe US Cloud organisaties kan helpen om de controle terug te krijgen voordat hun contract wordt verlengd.

• Gebundelde Microsoft Enterprise Support-services worden gepositioneerd als vereenvoudigde inkoop, maar elimineren stilletjes de onderhandelingspositie.
• Op uitgaven gebaseerde prijsstelling, afnemende servicekwaliteit en betaalde add-ons zorgen ervoor dat de kosten voor Unified Support stijgen, terwijl het rendement afneemt.
• Gelijktijdige contracten verstrengelen licenties en ondersteuning, waardoor heronderhandelingen traag, ondoorzichtig en risicovol worden.
• Vroegtijdige voorbereiding van alternatieven van derden brengt weer invloed in de verlengingsbesprekingen.
• Gevalideerde alternatieven zoals US Cloud dwingen Microsoft om te concurreren op prijs, servicekwaliteit en contractvoorwaarden.
• Bedrijven die overschakelen van Unified Support naar US Cloud krijgen weer flexibiliteit, verlagen hun kosten aanzienlijk en stemmen hun ondersteuning af op hun werkelijke operationele behoeften.

Elke effectieve val begint met iets aantrekkelijks.

Daarom worden Microsoft Enterprise Support-services verkocht als een gebundelde 'vereenvoudiging'. Via één enkele MCA-E/EA krijgen organisaties te horen dat ze

• Beveiligde Microsoft-licenties
• Toegang tot Unified Support voor operationele stabiliteit
• Schaal infrastructuur via clouddiensten
• Ontgrendel preferentiële prijzen gekoppeld aan gebundelde uitgaven

Alles wordt beheerd via één leverancier, één contract en één verlengingsdatum.

Voor veel ondernemingen leek die logica aanvankelijk logisch. Gecentraliseerde inkoop sloot aan bij interne processen, Unified Support werd gezien als een logisch verlengstuk van de rol van Microsoft als oorspronkelijke technologiefabrikant en de belofte van kostenbesparingen hielp om de keuze te rechtvaardigen.

Maar wat een makkelijke keuze leek, bleek in werkelijkheid een lokkertje te zijn. Want zodra je een Enterprise Agreement met een gelijktijdig Unified Support-contract aangaat, gaat de deur achter je dicht en wordt deze op slot gedaan.

Het duurt niet lang voordat de meeste organisaties inzien dat het bundelen van Unified Support met hun MCA-E/EA een strategische misstap was.

De eerste rode vlag is meestal de kwaliteit van de dienstverlening. Hoewel Microsoft zichzelf positioneert als de autoriteit op het gebied van zijn eigen technologie, wordt de dagelijkse ondersteuning meestal geleverd door uitbestede, junior engineers. Trage responstijden, beperkte diepgang bij het oplossen van problemen en frequente escalaties komen vaak voor, vooral tijdens kritieke incidenten.

Wanneer downtime geen optie is, profiteert Microsoft van de urgentie door 'premium' add-ons te verkopen: senior engineers, uitgebreide dekkingsuren, proactieve diensten en analyse van de onderliggende oorzaak na een incident – elk met extra kosten.

Tegelijkertijd neemt de prijsdruk automatisch toe. De Enterprise Support-services van Microsoft worden niet langer geprijsd op basis van gebruik of het aantal incidenten. In plaats daarvan worden de kosten rechtstreeks gekoppeld aan de totale uitgaven aan Microsoft. Naarmate het aantal licenties toeneemt, zullen de ondersteuningskosten jaarlijks stijgen, zelfs als het gebruik van ondersteuning gelijk blijft of afneemt.

Na verloop van tijd drukt dit model de kosten voor Unified Support tot gemiddeld 4-6% van de totale Microsoft-uitgaven. Op bedrijfsniveau vertaalt zich dat in miljoenen dollars per EA-termijn, besteed aan ondersteuning die steeds minder waarde oplevert.

Na één of twee vernieuwingscycli komen de meeste IT-leiders tot dezelfde conclusie: ze willen eruit stappen.

Het is niet onmogelijk om te ontsnappen aan of opnieuw te onderhandelen over een coterminous EA- en Unified Support-overeenkomst, maar het is wel bewust moeilijk gemaakt.

De Enterprise Support-services van Microsoft zijn structureel verweven met licentieonderhandelingen. Wanneer organisaties deze twee zaken van elkaar proberen te scheiden, krijgen ze vaak te maken met:

• Vertraagde of vage reacties op verlengingen die de beslissingstermijnen verkorten
• Beperkte transparantie over de kosten, waardoor concurrentiebeoordelingen moeilijk zijn
• Impliciet risico voor EA-onderhandelingen, waardoor de druk toeneemt om de status quo te behouden

Microsoft begrijpt waar uw prioriteiten liggen. Door een onderhandelingsomgeving te creëren met weinig invloed en tijdsdruk, wordt uw focus verlegd van het evalueren van Microsoft Enterprise Support-services op hun eigen merites naar het koste wat kost waarborgen van licentiecontinuïteit.

Als gevolg hiervan zien veel organisaties jaar na jaar de tekortkomingen van dit model, maar blijven ze er toch in gevangen. Zonder invloed is het onwaarschijnlijk dat u aan deze gemonopoliseerde structuur kunt ontsnappen en de controle over uw IT-roadmap kunt terugkrijgen. Een belangrijke prioriteit van US Cloud is om ondernemingen te helpen die invloed te creëren, zodat Microsoft gedwongen wordt om te concurreren en u weer de mogelijkheid krijgt om te kiezen wat echt goed is voor uw bedrijf.

Om aan de contractstructuur van Microsoft te ontsnappen, is invloed nodig – en invloed begint met voorbereiding. Dat betekent dat je moet doen wat Microsoft weet dat het moeilijkst is voor IT- en inkoopmanagers met weinig tijd: vooruit plannen.

Hefboomwerking wordt gecreëerd door timing, concurrentie-evaluatie en geloofwaardige alternatieven. Microsoft Enterprise Support-services worden bewust gebundeld met uw MCA-E/EA om deze drie factoren te beperken. Maar US Cloud pakt deze onevenwichtigheid aan met een gestructureerde aanpak vóór verlenging, die is ontworpen om de onderhandelingsdynamiek te veranderen.

Ons verlengingskader raadt aan om 60 dagen voor de verlengingsdatum te beginnen. Tijdens deze periode helpt onze stapsgewijze handleiding organisaties om:

• Analyseer het daadwerkelijke gebruik van ondersteuning
• Beoordeel of het serviceniveau overeenkomt met het operationele risico
• Identificeer contractvoorwaarden die de flexibiliteit stilletjes beperken

Het belangrijkste is dat het proces een transparante offerte van een derde partij introduceert met pay-as-you-go-prijzen en aanpasbare serviceplannen. Deze ene stap dwingt Microsoft om te concurreren op basis van waarde in plaats van aannames.

Voor organisaties die met een krappe tijdlijn te maken hebben, bestaat er nog steeds een tussentijdse strategie. Door te onderhandelen over een jaarlijkse verlenging van Unified Support en ontkoppelde contractvoorwaarden wordt de lock-in verkort en ontstaat er een duidelijke kans om de Microsoft-ondersteuning onder minder drukke omstandigheden opnieuw te bekijken.

Wanneer er eindelijk geloofwaardige alternatieven op tafel liggen, veranderen de gesprekken over verlenging. Microsoft heeft niet langer de touwtjes in handen en moet de prijzen, servicekwaliteit en contractstructuur voor zijn Enterprise Support-services rechtvaardigen.

Als je met een goed begrip van je contractvoorwaarden en een gevalideerde offerte van US Cloud de verlengingsgesprekken ingaat, verandert dat de uitkomst aanzienlijk. Bedrijven krijgen de mogelijkheid om opnieuw te onderhandelen met duidelijkere verwachtingen over de dienstverlening, betere contractuele bescherming en aanzienlijk lagere kosten.

Sommige organisaties gebruiken deze invloed om Microsoft verantwoordelijk te houden binnen een vernieuwde overeenkomst. Andere kiezen ervoor om een naadloze overgang voor te bereiden waarbij ze volledig afstappen van Unified Support.

Voor ondernemingen die hun Microsoft Enterprise Support-services overstappen naar US Cloud, zijn de kostenbesparingen aanzienlijk. Gemiddeld verminderen organisaties hun ondersteuningsuitgaven met 30-50%, waarbij grote ondernemingen en Fortune 500-bedrijven vaak besparingen realiseren die dichter bij 70% liggen. Deze resultaten benadrukken de inefficiëntie van het op uitgaven gebaseerde prijsmodel van Microsoft op grote schaal.

Naast besparingen is de strategische impact van de overstap naar een betrouwbare externe leverancier nog groter. Met US Cloud krijgt u weer volledige controle over uw IT-roadmap. U profiteert van volledig aanpasbare, op gebruik gebaseerde ondersteuning om expertise naar behoefte op te schalen of af te bouwen, en u betaalt voor service die is afgestemd op de operationele realiteit, niet op de totale voetafdruk van Microsoft.

Het coterminous support-model van Microsoft is ontworpen om de opties te beperken, maar het werkt alleen als organisaties dit als onvermijdelijk accepteren.

Met vroegtijdige planning, geloofwaardige alternatieven en de juiste prijsstelling kunnen bedrijven weer controle krijgen over de kosten, kwaliteit en langetermijnstrategie achter hun Microsoft Enterprise Support-services.

Start het proces vóór uw volgende verlenging –neem contact op met US Cloud voor een offerte.