Microsoft Teams-update om niet-Microsoft-gebruikers te verbinden: hoe IT-teams samenwerking veilig kunnen houden.

Met Microsoft Teams kunnen uw gebruikers nu een chat starten (en gesprekken doorverbinden) met iedereen die een e-mailadres heeft, zelfs als ze geen Teams gebruiken of geen Microsoft-account hebben. Deze ontwikkeling is uitstekend voor de coördinatie met leveranciers, het doorverbinden van klanten en de snelheid van projecten.

Het vergroot echter wel uw identiteitsoppervlak, nalevingsverplichtingen en blootstelling aan phishing. Hieronder geven we een overzicht van wat er is veranderd, waarom bedrijven hier aandacht aan moeten besteden, veelvoorkomende gebruikssituaties, concrete risico's en risicobeperkende strategieën die u vandaag nog kunt implementeren, plus waar US Cloud u daarbij kan helpen.

• Nieuwe Teams-functie: gebruikers kunnen het e-mailadres van een externe persoon invoeren om een 1:1- of groepschat te starten. De externe deelnemer wordt begeleid om deel te nemen aan het gesprek zonder dat hij vooraf een Teams-/Microsoft-account hoeft aan te maken. Beheerders kunnen dit toestaan, beperken of uitschakelen. Wereldwijde uitrol in november 2025, met bijgewerkte documentatie op 13 november 2025.
• Hoe het wordt geïmplementeerd: achter de schermen wordt bij het starten van een chat een gastidentiteit aangemaakt in uw tenant (B2B). Het is een evolutie van gastchat (geen volledig nieuw vertrouwensmodel), wat betekent dat uw bestaande controles nog steeds van belang zijn.
• Waar te beheren: Externe chat/vergaderingen en onbeheerde (consumenten)accounts worden beheerd in de beheerinstellingen van Teams; Microsoft geeft gedetailleerde informatie over de opties om toegang in of uit te schakelen en de reikwijdte ervan te bepalen.

Conclusie: het is nu gemakkelijker om buiten de organisatie samen te werken en alle professionele communicatie in één kanaal te houden, maar de verantwoordelijkheid voor het beheer van de veiligheid van de omgeving verschuift volledig naar individuele IT-teams.

Microsoft heeft zojuist een van de grootste belemmeringen voor samenwerking weggenomen: uw gebruikers kunnen nu een Microsoft Teams-chat starten met iedereen die alleen een e-mailadres heeft, zelfs als die ontvanger geen Teams- of Microsoft-account heeft.

Dat is een voordeel voor snelheid en gemak op het gebied van inkoop, leveranciersbeheer en levering aan klanten. Het is ook een aansporing voor elke onderneming om de identiteitslevenscyclus, DLP en phishing-beveiliging opnieuw te bekijken voordat dit gemak een risico wordt.

Voordat we ingaan op hoe u uw teamwork veilig kunt houden, volgen hier enkele redenen waarom u deze functie wellicht wilt inschakelen.

Snellere beslissingen met leveranciers, toeleveranciers en partners

Bureaus en inkoopteams jongleren met leveranciers die mogelijk niet in Microsoft 365 werken. Met 'chat met iedereen' van Teams wordt het opzetten van accounts een stuk eenvoudiger, waardoor je direct een chatgesprek kunt starten (en kunt escaleren naar Microsoft Teams-gesprekken of videogesprekken) op de plek waar je interne werk al plaatsvindt.

Minder contextwisselingen betekent snellere verduidelijkingen, prijsaanpassingen, updates van doorlooptijden en incidenttriage.

Verminderde 'schaduw-IT'

Zonder deze functie gebruiken gebruikers vaak standaard onbeheerde kanalen (persoonlijke berichtenapps) om externe partijen te bereiken. Door Microsoft Teams-chat als primaire communicatiekanaal te behouden, wordt de communicatie geconsolideerd in een beheerd platform met opties voor bewaring en eDiscovery die IT-teams kunnen controleren.

Overzichtelijker controlespoor voor onderhandelingen

Door leveranciers heen en weer te verplaatsen naar Teams wordt het gemakkelijker om te achterhalen hoe beslissingen tot stand zijn gekomen. Dit is handig voor gereguleerde sectoren en jaarlijkse leveranciersbeoordelingen. Uit de richtlijnen voor beheerders blijkt dat de functie binnen het door beheerders controleerbare samenwerkingsraamwerk valt.

Betere gebruikerservaring voor leidinggevenden en field leaders

Leiders kunnen deelnemen aan Microsoft Teams-vergaderingen of rechtstreeks vanuit een externe chatthread een Microsoft Teams-videogesprek starten, zonder extra onboarding. Wanneer elke minuut telt (bijvoorbeeld bij logistieke vertragingen of escalaties van klanten), ondersteunt dat de productiviteit van iedereen.

Als je nog niet te maken hebt gehad met het fiasco van het onderhouden van een chat met belangrijke personen buiten je organisatie, mag je jezelf gelukkig prijzen. Ja, natuurlijk werkt e-mail tussen e-mailaccounts, maar sommige teams zijn meer chatvriendelijk dan andere en je doet wat je moet doen om je productiviteit op peil te houden, zelfs als dat betekent dat je iets in een chat moet gooien om de antwoorden te krijgen die je nodig hebt.

Om een idee te krijgen van hoe dat er in de praktijk uitziet, lees hieronder enkele algemene scenario's die eenvoudiger worden gemaakt door de nieuwe Teams-update om te chatten of te bellen met externe ontvangers zonder Microsoft-accounts.

Inkoop Use Case: Vertraging bij leverancier, dringende noodoplossing

Een inkoopmanager heeft voor het einde van de werkdag een alternatieve verzenddatum nodig. Hij plakt het e-mailadres van de vertegenwoordiger van de leverancier in Teams, start een Microsoft Teams-chat en schakelt over naar een videogesprek om binnen vijf minuten screenshots van de voorraad te bekijken – zonder dat er een nieuw account nodig is.

IT-gebruiksscenario: Coördinatie tussen leveranciers bij beveiligingsincidenten

Tijdens een storing bij een derde partij die van invloed is op uw apps, wordt de technicus van de leverancier via e-mail ingeschakeld, waarna onmiddellijk een Microsoft Teams-belbrug wordt gestart vanuit de chat. Snellere MTTR, overzichtelijke transcriptie en centrale tijdlijn.

Juridisch gebruiksscenario: contractredlines en juridische vragen

Uw juridische team nodigt de paralegal van de externe adviseur uit voor een chatgesprek om de bewoordingen van de clausule te bevestigen, waarbij de correspondentie wordt bewaard. Indien nodig schakelen ze over naar een Teams-videogesprek voor een definitieve beslissing.

Hoewel deze Teams-update de productiviteit en connectiviteit met externe (maar niet minder integrale) ontvangers van berichten ondersteunt, brengt hij ook een aantal uitdagingen met zich mee die moeten worden aangepakt om ervoor te zorgen dat uw team deze functie met vertrouwen en veiligheid kan implementeren. Hier volgen enkele overwegingen, tips en strategieën om de communicatie binnen uw team open en toch veilig te houden.

Identiteitsverspreiding en gastlevenscyclus

Door chats met e-mailadressen te starten, worden automatisch gastidentiteiten aangemaakt. Zonder levenscyclusbeheer blijven die gasten hangen, waardoor het aanvalsoppervlak toeneemt en er verwarring ontstaat over wie nog steeds wat kan zien.

Hoe dit te beperken: behandel het als elke andere B2B-gaststroom– automatiseer het verlopen van gasten, beoordelingen door eigenaren en het intrekken van toegangsrechten; beperk wie uitnodigingen kan versturen; overweeg domein-whitelists voor gevoelige groepen.

Datalekken en naleving

Externe chats kunnen contractvoorwaarden, prijzen of persoonlijke gegevens van klanten bevatten. Als uw DLP-, bewaar- of eDiscovery-instellingen geen betrekking hebben op interacties met gasten, loopt u het risico op hiaten in uw administratie en onbedoelde openbaarmaking.

Hoe dit te beperken: Controleer of uw Microsoft Teams-bewaarlabels en eDiscovery-scopes externe chats omvatten; test DLP-beleidsregels voor het delen van bestanden en kopiëren/plakken in die threads; zorg ervoor dat deze in overeenstemming zijn met de vereisten voor het bijhouden van gegevens van de inkoopafdeling.

Phishing en social engineering

Door de deur open te zetten voor 'chatten met iedereen' worden er meer pogingen gedaan om gebruikers met kwaadaardige links te manipuleren. Microsoft heeft de bescherming tegen kwaadaardige URL's in Teams verbeterd, maar controle en bewustzijn van gebruikers blijven belangrijk.

Hoe te beperken: Schakel de beschikbare linkbeveiliging en samenwerkingsbeveiliging in Defender voor Office 365 in; push just-in-time banners en beleidstips; voer periodieke phishing-simulaties uit die gericht zijn op externe chatvectoren; bekijk de praktijken voor gegevensbeveiliging met uw team.

Elimineer onduidelijkheid in het beleid

Als degenen die uw IT-beleid hebben opgesteld nooit hebben overwogen dat medewerkers bedrijfskanalen zouden gebruiken om te chatten met mensen die geen account hebben, ontstaan er al snel grijze gebieden: wie mag contact opnemen, welke inhoud is gepast, wanneer moet iemand worden uitgesloten, enz.

Hoe te beperken: Werk uw documentatie over aanvaardbaar gebruik, risico's van derden en Microsoft Teams-governance bij ; publiceer een eenvoudige beslissingsboom voor zakelijke gebruikers met als titel 'Wanneer externe partijen uitnodigen'.

"Chatten met iedereen" is het soort gemak waar zakelijke gebruikers dol op zijn en beveiligingsteams bang voor zijn, tenzij het wordt geïmplementeerd met de juiste controles. Als u het met beperkingen test, profiteert u van kortere cyclustijden zonder dat u de sluizen openzet.

Heeft u een tweede paar ogen nodig? Maak dan een afspraak met US Cloud. Wij helpen bedrijven bij het beveiligen van Microsoft Teams en het bredere Microsoft 365-pakket, vaak tegen 30-50% lagere kosten dan Microsoft Unified Support.

Onze ingenieurs zorgen ervoor dat uw samenwerking snel en conform de regels verloopt. Met toegewijde ondersteuning van US Cloud kunnen we uw huidige externe chatpositie in Teams beoordelen, uw beleid afstemmen en een veilige pilot opzetten die de waarde en governance aantoont. We kunnen ook inkoopvriendelijke SOP's en snelle gebruikerstrainingen voorbereiden, zodat het beleid ook daadwerkelijk wordt nageleefd.

Wat uw team ook nodig heeft om uw bel- en chatomgeving veilig te houden, US Cloud zorgt ervoor.

Wat is 'Microsoft Teams-chat met iedereen'?

De functie 'chat met iedereen' van Microsoft Teams is een functie waarmee gebruikers een chat kunnen starten door het e-mailadres van een extern contact in te voeren, zelfs als die persoon Teams niet gebruikt. Beheerders kunnen deze functie beheren/uitschakelen.

Is deze update van Microsoft Teams hetzelfde als gasttoegang?

Functioneel gezien wordt er een gast onder uw tenant aangemaakt wanneer u de chat start; daarom blijven uw B2B-gastcontroles/levenscycli van toepassing.

Kan ik vanuit deze chats deelnemen aan Microsoft Teams-vergaderingen?

Ja. Externe chatgesprekken kunnen worden geëscaleerd naar Microsoft Teams-gesprekken/videogesprekken – de kernervaring blijft in Teams.

Hoe beheer ik risico's met betrekking tot de Microsoft Teams-configuratie van onze organisatie?

Gebruik beheerdersfuncties voor externe toegang, pas DLP/retentie/eDiscovery toe op chats met gasten, schakel linkbeveiliging in en automatiseer het verwijderen van gasten.