Microsoft Copilot für M365 – Tipps für Verhandlungen.

Microsoft Copilot für M365 (M365 Copilot) ist ein vielversprechendes KI-Tool, das Microsoft in diesem Jahr für Unternehmen weltweit einführt. Es bietet zwar umfangreiche generative KI-Lösungen für den Arbeitsplatz, doch die potenziellen monatlichen Kosten von 30 US-Dollar plus weitere Ausgaben, die von der Größe Ihres Unternehmens und den Verhandlungen über die Einführung von Copilot abhängen, bringen einige Unternehmen in eine Sackgasse. Jeder möchte M365 Copilot implementieren, aber ein wenig Recherche kann viel bewirken.

Microsoft Copilot ist ein Tool mit künstlicher Intelligenz, das die Produktivität im Microsoft 365-Bereich steigert, zu dem Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams gehören. Dieser KI-Assistent funktioniert in allen M365-Anwendungen und -Diensten, sogar in Bing und Edge. Copilot nutzt ein großes Sprachmodell, um bei der Erstellung verschiedener Assets zu helfen, E-Mails zu lesen und zusammenzufassen, Präsentationen zu erstellen und vieles mehr.

All diese Funktionen führen zu einer höheren Produktivität, da Copilot Ihren Tonfall in E-Mails speichern, Besprechungen oder Videos für Sie zusammenfassen, Sie an bevorstehende Besprechungen erinnern und ohne großen Aufwand Ihrerseits die für ein Projekt benötigten Dateien finden kann. Es vereinfacht die Art und Weise, wie Sie einige der eher alltäglichen Aspekte Ihrer Arbeit angehen. Wenn Sie eine Besprechung verpassen mussten, können Sie diese nun von Copilot aufzeichnen und zusammenfassen lassen. Wenn Sie ein Programmierprojekt starten müssen, kann es Ihnen einfache Codezeilen liefern, damit Sie mehr Zeit haben, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Über M365 hinaus bietet ein Copilot-Chatbot auf Edge und Bing maßgeschneiderte Antworten, die auf Ihrem Unternehmen basieren. Neben einer Partnerschaft mit Meta Platforms, um das KI-Sprachmodell von Facebook für Azure-Softwareentwickler verfügbar zu machen, bietet Copilot Komfort und Innovation für Ihr gesamtes Unternehmen.

Microsoft versucht ständig, Ihnen ein Produkt oder eine Dienstleistung zu verkaufen. Das Unternehmen bietet so viele vorteilhafte Lösungen für Unternehmen, dass es schwer ist, keinen Teil seines Servicemodells zu nutzen. Allerdings nutzt die Verhandlungsstrategie von Microsoft Unsicherheit und Unwissenheit aus. Wenn Sie beispielsweise das angebotene Supportmodell nicht vollständig verstehen, könnten Sie am Ende einen Supportvertrag abschließen, der für Ihr Unternehmen nachteilig ist. Ob es sich nun um Kostensteigerungen während der Vertragslaufzeit oder um suboptimalen Support ohne Regressansprüche handelt – Microsoft kann die mangelnde Vorbereitung oder Einsicht eines Unternehmens auf vielfältige Weise zu seinem Vorteil nutzen. Leider bildet Copilot hier keine Ausnahme.

Da es sich um einen neuen Dienst handelt, müssen Unternehmen zunächst recherchieren, was Copilot bietet, wie sich dies auf ihre Abläufe auswirken würde und ob die Kosten im Verhältnis zum Nutzen stehen. Viele Unternehmen verspüren eine gewisse Dringlichkeit, Copilot in ihre aktuellen Lösungen zu integrieren, während Microsoft sie dazu drängt, neue M365 Copilot-Lizenzen zu erwerben. Auch wenn dies den Wünschen dieser Unternehmen entspricht, sollten die Beschaffungs- und Einkaufsteams die mit diesem neuen Angebot verbundenen Risiken und Chancen bewerten und darüber hinaus den Preis, die Sicherheit und mögliche Hebelverluste bei zukünftigen Vertragsverlängerungen untersuchen.

Vertragsbedingungen sind äußerst wichtig, insbesondere bei einem neuen Serviceangebot. Bestehen Sie bei der Vertragsverlängerung auf dem Microsoft Business and Services Agreement (MBSA) und der EA-Struktur. Wenn Sie bereits Änderungen auf MBSA- oder EA-Ebene ausgehandelt haben, sollten Sie M365 Copilot nach Möglichkeit unter demselben Rahmenwerk erwerben. Auf diese Weise gelten die bereits angepassten Bedingungen auch für Ihre neue Investition. Wenn Sie über eine Microsoft-Kundenvereinbarung (MCA) verhandeln, fällt dies nicht unter Ihre MBSA/EA, sodass Änderungen nur in begrenztem Umfang möglich sind. Wenn Sie bereits EAP-Lizenzen über Ihren MCA-Kanal haben, versuchen Sie, Ihre GA-Lizenzen auf Ihren MBSA/EA-Vertrag übertragen zu lassen.

Vergewissern Sie sich bei Microsoft, wie Ihre Daten behandelt werden. Microsoft ist verpflichtet, zu garantieren, dass keine Daten Ihres Unternehmens außerhalb Ihrer eigenen Umgebung gespeichert oder aufbewahrt werden. Dies gilt für alle Benutzeridentitäten, Eingabeaufforderungen, Antworten, Anwendungsdetails oder Daten. M365 Copilot birgt für einige Unternehmen potenzielle Sicherheitsrisiken, aber wenn Sie Microsoft dazu verpflichten, offen zu legen, wo Ihre Daten gespeichert werden und wie sie verwendet werden können, tragen Sie wesentlich zu Ihrer Sicherheit bei.

Überprüfen Sie dabei auch alle Vertragsbestimmungen zu Datenhoheit und Datenresidenz. Microsoft erklärt, dass „Daten außerhalb der geografischen Region des Mandanten gespeichert und verarbeitet werden können, sofern in den dienstspezifischen Bedingungen oder der Produktdokumentation für einen bestimmten generativen KI-Dienst von Microsoft nichts anderes angegeben ist“. Microsoft hält sich an seine Verpflichtungen gemäß den Microsoft EU-Datengrenzen, aber Kunden sollten dennoch sicherstellen, dass alles legal ist und genau dort gespeichert wird, wo sie es erwarten.

Microsoft ist bekannt für seine Verkaufstaktiken, insbesondere jetzt, wo viele Verträge versuchen, die Einbindung von M365 Copilot in die EA-Verlängerungen mit verbesserten Rabatten zu erzwingen. Wenn Sie der Meinung sind, dass Copilot Ihrem Unternehmen einen großen Mehrwert bietet, versuchen Sie, alle Investitionen mit Ihren EA-Verlängerungen zu synchronisieren. Dies maximiert Ihren Einfluss in Zukunft, da M365 Copilot Teil der Benutzerkosten im Unified Support sein wird. Verhandeln Sie nicht isoliert. Ein Teil Ihres Verhandlungsprozesses sollte die Überprüfung von Zugeständnissen bei den Preisvoraussetzungen für M365 E3- und E5-Lizenzen umfassen.

Suchen Sie nach Rabatten, wo immer dies möglich ist. Wie bei früheren Verkaufsprioritäten von Microsoft kann die Einführung von M365 Copilot mit Rabatten zwischen 10 und 40 % verbunden sein, je nach Größe, Umfang und Bekanntheit. Microsoft bietet nicht jedem Rabatte an. Tatsächlich bleibt die niedrigste Preisklasse unverändert, während für die höheren Preisklassen Verhandlungen erforderlich sind. Stellen Sie sicher, dass Ihre True-up-Preise um denselben Prozentsatz rabattiert werden.

Auch wenn Copilot in Zukunft möglicherweise Preissenkungen erfahren wird, besteht bei einigen Unternehmen ein gewisser Bedarf, Copilot so schnell wie möglich einzuführen. Wenn Warten nicht in Frage kommt, sollten Sie sich einen vollständigen Überblick über die langfristige Investition in M365 Copilot verschaffen, da zukünftige Verlängerungen mit einer erheblichen Preiserhöhung einhergehen können. Dies gilt insbesondere für die Verlängerung des Microsoft-Supports, da Copilot künftig als Bestandteil dieser Verträge angesehen wird, was natürlich zu einer Erhöhung des Grundpreises führen wird. Um die Support-Kosten zu senken und mehr Kapital für technologische Vorhaben freizusetzen, ist ein Support durch einen Drittanbieter möglicherweise die beste Option.