Der Copilot für Microsoft 365 – Kurzanleitung.

Copilot für Microsoft 365 wurde in den letzten Monaten weltweit in Unternehmen eingeführt und hat bereits genügend Bewertungen erhalten, um das Interesse derjenigen zu wecken, die noch unentschlossen sind. Viele Unternehmen, die sich für Copilot entscheiden, tun dies in der Überzeugung, dass es eine sofortige Lösung für viele ihrer Produktivitätsprobleme sein wird, aber KI ist keine Zauberei. Microsoft mag Copilot zwar als die nächste Stufe der Unternehmensentwicklung bewerben, aber es erfordert ein wenig Aufwand Ihrerseits, um den Ball ins Rollen zu bringen. Hier kommen Prompts ins Spiel.

Das Erstellen von Prompts ist eine Fähigkeit, deren Beherrschung Zeit braucht, aber jeder muss irgendwo anfangen. Prompts sind eine Reihe von Befehlen, die erforderlich sind, damit eine KI wie Copilot Ihren Anweisungen folgt und mit der Erstellung von Inhalten beginnt. Diese können einfach oder komplex sein, je nachdem, wie lange oder wie viele Prompts Sie verwenden, um ein gewünschtes Ziel zu erreichen. Wenn die KI Ihren Anweisungen jedoch genau folgen kann, können Prompts Ihren täglichen Arbeitsablauf erheblich vereinfachen.

Um die besten Antworten von Copilot zu erhalten, sollten Sie Ihre Eingabeaufforderungen anhand von vier Schlüsselelementen strukturieren, die als Leitfaden dienen.

1. Ziel: Welche Reaktion erwarten Sie von Copilot?
2. Kontext: Warum brauchen Sie es und wer ist daran beteiligt?
3. Quelle: Welche Informationsquellen oder Beispiele sollte Copilot verwenden?
4. Erwartungen: Wie sollte Copilot reagieren, um Ihre Erwartungen bestmöglich zu erfüllen?

Wenn man diese Punkte zusammenfasst, würde sich eine Aufforderung ergeben, die in etwa so aussehen würde:

1. Erstellen Sie 3–5 Stichpunkte.
2. um mich auf ein Treffen mit der Marketingabteilung vorzubereiten, bei dem es um die Markenrichtlinien geht.
3. Konzentrieren Sie sich seit Oktober 2023 auf E-Mails, Teams-Chats und PDF-Inhalte.
4. Bitte seien Sie direkt und verwenden Sie eine einfache Sprache.

Die Eingabeaufforderung wird anhand einer Hierarchie von Anforderungen erstellt. Das Ziel ist notwendig, um ein gewünschtes Ergebnis zu erzielen. Der Kontext und die Quelle sind wichtig, um Richtlinien für Copilot festzulegen und dessen Fokus einzugrenzen. Die Erwartungen sind nicht immer notwendig, passen die Erfahrung jedoch weiter an ein gewünschtes Ergebnis an, sodass sie je nach Bedarf hinzugefügt oder ignoriert werden können.

Grundlegende Eingabeaufforderungen bieten fünf grundlegende Möglichkeiten, Copilot optimal zu nutzen. Diese sind:

Verwenden Sie diese Eingabeaufforderung, um Copilot eine Zusammenfassung erstellen zu lassen. Stellen Sie sich einen typischen Arbeitstag vor. Es war ein langer Tag voller Besprechungen, von denen sich einige überschnitten haben, sodass Sie sich für eine entscheiden mussten. Ihre Teamkollegen arbeiten an anderen Projekten, sodass Sie bestenfalls eine Aufzeichnung der Besprechung erhalten, in der Hoffnung, diese später anzusehen, um sich über die Details zu informieren.

Das sind möglicherweise zusätzliche 30 oder mehr Minuten, in denen Sie sich die Besprechung noch einmal anhören, Bereiche herausgreifen können, in denen Sie Fragen hätten stellen können, und relevante Informationen für Ihre eigenen laufenden Projekte finden können. Sie müssen sich nun später Zeit nehmen, um die Details durchzugehen, oder ein Folgetreffen mit einigen Teammitgliedern vereinbaren, um sich auf den neuesten Stand zu bringen.

Mit Copilot war es noch nie so einfach, sich auf den neuesten Stand zu bringen. Sie können die KI bitten, Ihnen zu helfen, Neuigkeiten zu finden, indem Sie fragen: „Was gibt es Neues von /[Name], sortiert nach E-Mails, Chats und Dateien?“ Sie können sich auf den neuesten Stand bringen, indem Sie fragen: „Fasse die Teams-Nachrichten dieser Woche zu /[Thema] zusammen.“ Oder Sie können Copilot verwenden, um relevante Aktionspunkte aus der letzten Besprechung zu finden, indem Sie fragen: „Gibt es Aktionspunkte für mich aus der Besprechung mit /[Personen]?“ Sie müssen keine Zeit mehr damit verbringen, manuell zu überprüfen oder im Büro herumzufragen, um zu erfahren, was Sie verpasst haben. Jetzt kann Copilot Sie auf den neuesten Stand bringen und Sie wieder in den Arbeitsfluss bringen.

Nicht alle Dokumente sind gleich aufgebaut. Einige PDF-Dateien haben die Größe eines kleinen Buches, während andere so viele Details und Statistiken enthalten, dass die gesuchten Daten leicht untergehen können. Wenn Sie ein wichtiges Dokument bearbeiten und das Gefühl haben, den Überblick zu verlieren oder wichtige Informationen zu übersehen, kann Copilot Ihnen helfen.

Um Zeit zu sparen, können Sie Copilot auffordern, eine Zusammenfassung zu erstellen, indem Sie sagen: „Erklären Sie dieses Dokument in zwei oder drei Sätzen.“ Wenn Sie eine Reihe von Dokumenten mit miteinander verbundenen Datenpunkten betrachten, können Sie den Überblick behalten, indem Sie fragen: „Welche Daten und Fristen werden in [vorherigem Dokument] erwähnt?“ Wenn Sie der Meinung sind, dass es entsprechende Daten gibt, die auf bestimmte Ergebnisse hindeuten könnten, können Sie Copilot mit der Frage „Gibt es Trends in meinen Daten, die Veränderungen im Kundeninteresse zeigen?“ auffordern. Sie müssen nicht stundenlang Dokumente durchforsten, wenn Sie einen KI-Assistenten haben, der Ihnen hilft, die Arbeit zu beschleunigen.

Sie müssen in den nächsten Stunden eine Präsentation fertigstellen, aber Ihr Terminkalender ist bereits mit anderen Aufgaben vollgepackt. Bei diesem Tempo müssen Sie möglicherweise sogar auf Ihr Mittagessen verzichten, um alles rechtzeitig fertig zu bekommen. Nicht ideal, aber so ist das Leben. Oder doch nicht? Mit Copilot sind Bearbeitungen und Anpassungen ein Kinderspiel, egal wo Sie sich gerade befinden.
Wenn Sie eine Folie hinzufügen möchten, weisen Sie Copilot einfach an: „Füge eine Folie über die Vorteile unserer neuesten Markenkampagne hinzu.“

Sie können Copilot Ihre Gedanken neu ordnen lassen, indem Sie die Aufforderung „Organisieren Sie diese Präsentation in drei Phasen, die den Lebenszyklus unserer Customer Journey vermitteln“ eingeben. Sie können Copilot sogar für die Planung oder die Erstellung von Variationen verwenden, indem Sie die Anweisung „Gib mir X Variationen von [Slogan] für unsere neue Marketingkampagne“ oder „Erstelle einen Marketingplan für [Kampagne]. Diese Kampagne muss [Ziele] für [Zielgruppe] erreichen und sie zu [Handlungsaufforderung] bewegen“ geben. Das Erstellen und Bearbeiten Ihrer Projekte geht mit Copilot jetzt viel schneller.

Apropos Kreation: Der Prozess hinter Ihren Projekten braucht Zeit. Ideen zu entwickeln, sie umzusetzen, die richtigen Leute zu kontaktieren und sogar das Konzept vorzustellen, kostet Zeit und Mühe. Mit Copilot Prompting können Sie die Entstehungsphase vereinfachen, um mehr Zeit für die Umsetzung zu haben.

Sie können Copilot dazu bringen, Ideen für Sie zu entwickeln, indem Sie die Eingabeaufforderung „Schlagen Sie Möglichkeiten zur Optimierung unserer Website für bezahlte Suchergebnisse vor“ eingeben. Lassen Sie Copilot Ihre E-Mails schreiben, indem Sie die Eingabeaufforderung „Schreiben Sie eine E-Mail, in der Sie dem Team [Projekt] vorstellen und die drei wichtigsten Punkte hervorheben“ eingeben. Sie können Copilot sogar dazu bringen, den Prozess der Inhaltserstellung für Sie in Gang zu setzen, indem Sie die Eingabeaufforderung „Schreiben Sie einen Einführungsabsatz für dieses Dokument“ eingeben. Jetzt, da Sie die Startlinie überschritten haben, können Sie sich auf das Ziel konzentrieren.

Manchmal kommt man bei der Arbeit nicht weiter. Schreibblockaden treten immer im ungünstigsten Moment auf, oder es fehlt einfach die Inspiration, wie man ein bestimmtes Projekt angehen soll. Copilot kann Fragen beantworten, um Ihr Gedächtnis aufzufrischen oder Ihnen die notwendigen Informationen zu liefern, um mit einem Projekt weiterzukommen.

Sie können Vorschläge zur Verbesserung von Dokumenten erhalten, indem Sie fragen: „Gib mir konkrete Beispiele aus diesem Dokument, wie ich es für eine interne Überprüfung verbessern kann.“ Finden Sie neue Ansätze für altbekannte Themen, indem Sie fragen: „Wie kann ich [Thema] prägnanter beschreiben?“ Erinnern Sie sich an wichtige Termine, indem Sie fragen: „Wann ist mein nächstes Meeting mit [Person]?“ Bitten Sie Copilot um Hilfe, und Ihr KI-Assistent erledigt den Rest.

Microsoft Copilot ist zwar die Zukunft für Unternehmen auf der ganzen Welt, aber je nach Größe Ihres Unternehmens kann der Einstiegspreis sehr hoch sein. Wenn Sie Ihre Supportkosten senken müssen und eine zuverlässige Alternative suchen, ist US Cloud genau das Richtige für Sie.

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