Microsoft Teams-Update zur Verbindung von Nicht-Microsoft-Benutzern: Wie IT-Teams die Zusammenarbeit sicher gestalten können.

Mit Microsoft Teams können Ihre Benutzer jetzt einen Chat starten (und Anrufe eskalieren) mit jedem, der über eine E-Mail-Adresse verfügt – auch wenn diese Person Teams nicht nutzt oder kein Microsoft-Konto hat. Diese Entwicklung ist hervorragend für die Koordination mit Lieferanten, die Eskalation von Kundenanfragen und die Beschleunigung von Projekten.

Allerdings vergrößert sich dadurch auch Ihre Identitätsfläche, Ihre Compliance-Verpflichtungen und Ihr Risiko für Phishing-Angriffe. Im Folgenden beschreiben wir, was sich geändert hat, warum Unternehmen darauf achten sollten, häufige Anwendungsfälle, konkrete Risiken und Strategien zur Risikominderung, die Sie heute umsetzen können – und wo US Cloud Ihnen dabei helfen kann.

• Neue Teams-Funktion: Benutzer können die E-Mail-Adresse einer externen Person eingeben, um einen 1:1- oder Gruppenchat zu starten. Der externe Teilnehmer wird aufgefordert, an der Unterhaltung teilzunehmen, ohne zuvor ein Teams-/Microsoft-Konto erstellen zu müssen. Administratoren können diese Funktion zulassen, einschränken oder deaktivieren. Die weltweite Einführung erfolgt im November 2025, die Dokumentation wird am 13. November 2025 aktualisiert.
• So wird es umgesetzt: Im Hintergrund wird durch das Starten eines Chats eine Gastidentität in Ihrem Mandanten (B2B) erstellt. Es handelt sich um eine Weiterentwicklung des Gast-Chats (kein völlig neues Vertrauensmodell), was bedeutet, dass Ihre bestehenden Kontrollen weiterhin Gültigkeit haben.
• Verwaltungsort: Externe Chats/Besprechungen und nicht verwaltete (Verbraucher-)Konten werden in den Teams-Admin-Einstellungen kontrolliert. Microsoft beschreibt detailliert die Optionen zum Aktivieren/Deaktivieren und zum Festlegen des Zugriffsbereichs.

Fazit: Jetzt ist es einfacher, außerhalb des Unternehmens zusammenzuarbeiten und die berufliche Kommunikation in einem einzigen Kanal zu bündeln – allerdings verlagert sich die Verantwortung für die Sicherheit der Umgebung nun vollständig auf die einzelnen IT-Teams.

Microsoft hat gerade eines der größten Hindernisse für die Zusammenarbeit beseitigt: Ihre Benutzer können jetzt einen Microsoft Teams-Chat mit jedem starten, der lediglich über eine E-Mail-Adresse verfügt, selbst wenn dieser Empfänger kein Teams- oder Microsoft-Konto hat.

Das ist ein Gewinn an Geschwindigkeit und Komfort in den Bereichen Beschaffung, Lieferantenmanagement und Kundenlieferung. Es ist auch ein Anstoß für jedes Unternehmen, den Identitätslebenszyklus, DLP und Phishing-Abwehrmaßnahmen zu überdenken, bevor dieser Komfort zu einer Belastung wird.

Bevor wir uns damit befassen, wie Sie die Sicherheit Ihrer Teamarbeit gewährleisten können, finden Sie hier einige Gründe, warum Sie diese Funktion möglicherweise zu schätzen wissen.

Schnellere Entscheidungen mit Anbietern, Lieferanten und Partnern

Agenturen und Beschaffungsteams jonglieren mit Anbietern, die möglicherweise nicht mit Microsoft 365 arbeiten. Die Funktion „Mit jedem chatten” von Teams beseitigt Probleme bei der Einrichtung von Konten und ermöglicht einen schnellen Chat-Thread (und die Eskalation zu Microsoft Teams-Anrufen oder Videoanrufen) genau dort, wo Ihre interne Arbeit bereits stattfindet.

Weniger Kontextwechsel bedeuten schnellere Klarstellungen, Preisanpassungen, Aktualisierungen der Vorlaufzeiten und eine schnellere Einstufung von Vorfällen.

Reduzierte „Schatten-IT“

Ohne diese Funktion greifen Benutzer häufig auf nicht verwaltete Kanäle (persönliche Messaging-Apps) zurück, um externe Parteien zu erreichen. Durch die Beibehaltung des Microsoft Teams-Chats als primäre Kommunikationsplattform wird die Kommunikation auf einer kontrollierten Plattform mit Aufbewahrungs- und eDiscovery-Optionen konsolidiert, die IT-Teams steuern können.

Übersichtlicherer Prüfpfad für Verhandlungen

Das Hin- und Herbewegen von Lieferanten in Teams verbessert die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungsprozessen – nützlich für regulierte Branchen und jährliche Lieferantenbewertungen. Die Administratoranleitung bestätigt, dass die Funktion innerhalb des vom Administrator kontrollierbaren Kooperationsrahmens liegt.

Bessere Benutzererfahrung für Führungskräfte und Außendienstleiter

Führungskräfte können direkt aus einem externen Chat-Thread heraus an Microsoft Teams-Besprechungen teilnehmen oder einen Microsoft Teams-Videoanruf starten – ohne zusätzliche Einarbeitung. Wenn jede Minute zählt (z. B. bei logistischen Verzögerungen oder Kundenbeschwerden), unterstützt dies die Produktivität aller Beteiligten.

Wenn Sie noch nicht mit dem Fiasko konfrontiert wurden, einen Chat mit wichtigen Personen außerhalb Ihres Unternehmens aufrechtzuerhalten, können Sie sich glücklich schätzen. Ja, natürlich funktioniert E-Mail über E-Mail-Konten hinweg, aber einige Teams sind chatfreundlicher als andere, und Sie werden alles tun, um Ihre Produktivität aufrechtzuerhalten – auch wenn das bedeutet, etwas in einen Chat zu werfen, um die Antworten zu erhalten, die Sie brauchen.

Um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie das in der Praxis aussieht, lesen Sie weiter unten einige allgemeine Szenarien, die durch das neue Teams-Update vereinfacht werden, um mit externen Empfängern ohne Microsoft-Konten zu chatten oder zu telefonieren.

Anwendungsfall Beschaffung: Lieferantenverzögerung, dringende Abhilfe

Ein Beschaffungsmanager benötigt bis zum Ende des Arbeitstages einen alternativen Versandtermin. Er fügt die E-Mail-Adresse des Lieferantenvertreters in Teams ein, startet einen Microsoft Teams-Chat und leitet diesen zu einem Videoanruf weiter, um in fünf Minuten Screenshots des Lagerbestands zu überprüfen – ohne dass ein neues Konto erforderlich ist.

IT-Anwendungsfall: Herstellerübergreifende Koordination bei Sicherheitsvorfällen

Bei einem Ausfall eines Drittanbieters, der sich auf Ihre Apps auswirkt, wird der Techniker des Anbieters per E-Mail hinzugezogen, wodurch sofort eine Microsoft Teams-Anrufbrücke aus dem Chat heraus gestartet wird. Schnellere MTTR, übersichtliche Transkripte und zentrale Zeitleiste.

Rechtlicher Anwendungsfall: Vertragsredlines und rechtliche Fragen

Ihr Rechtsteam lädt den Rechtsassistenten des externen Anwalts zu einem Chat-Thread ein, um den Wortlaut der Klausel zu bestätigen, wobei die Korrespondenz aufbewahrt wird. Bei Bedarf wechseln sie zu einem Teams-Videoanruf, um eine endgültige Entscheidung zu treffen.

Dieses Teams-Update fördert zwar die Produktivität und Konnektivität mit externen (aber nicht weniger wichtigen) Nachrichtenempfängern, bringt jedoch auch einige Herausforderungen mit sich, die angegangen werden sollten, damit Ihr Team diese Funktion sicher und zuverlässig nutzen kann. Hier finden Sie einige Überlegungen, Tipps und Strategien, mit denen Sie die Kommunikation Ihres Teams offen und dennoch sicher gestalten können.

Identitätsflut und Gastlebenszyklus

Durch das Initiieren von Chats mit E-Mail-Adressen werden automatisch Gastidentitäten erstellt. Ohne Lebenszyklus-Hygiene bleiben diese Gäste bestehen, was die Angriffsfläche vergrößert und Verwirrung darüber stiftet, wer noch was sehen kann.

Abhilfemaßnahmen: Behandeln Sie es wie jeden anderen B2B-Gastfluss– automatisieren Sie das Ablaufen von Gastzugängen, Eigentümerbewertungen und die Aufhebung von Berechtigungen; schränken Sie ein, wer Einladungen versenden darf; erwägen Sie die Einrichtung von Domänen-Whitelists für sensible Gruppen.

Datenlecks und Compliance

Externe Chats können Vertragsbedingungen, Preise oder personenbezogene Daten von Kunden enthalten. Wenn Ihre DLP-, Aufbewahrungs- oder eDiscovery-Einstellungen keine Gastinteraktionen abdecken, riskieren Sie Lücken in den Aufzeichnungen und unbeabsichtigte Offenlegungen.

Abhilfemaßnahmen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Microsoft Teams-Aufbewahrungsbezeichnungen und eDiscovery-Bereiche externe Chats umfassen. Testen Sie DLP-Richtlinien hinsichtlich der Dateifreigabe und des Kopier-/Einfügeverhaltens in diesen Threads. Stellen Sie sicher, dass die Anforderungen der Beschaffungsabteilung hinsichtlich der Aufbewahrung von Unterlagen erfüllt werden.

Phishing und Social Engineering

Das Öffnen der Tür zum „Chatten mit jedem“ lädt zu weiteren Versuchen ein, Nutzer mit bösartigen Links sozial zu manipulieren. Microsoft hat den Schutz vor bösartigen URLs in Teams verbessert, aber Kontrollen und das Bewusstsein der Nutzer sind nach wie vor wichtig.

Abhilfemaßnahmen: Aktivieren Sie den verfügbaren Link-Schutz und die Sicherheit für die Zusammenarbeit in Defender für Office 365; schalten Sie Just-in-Time-Banner und Richtlinienhinweise ein; führen Sie regelmäßig Phishing-Simulationen durch, die sich auf externe Chat-Vektoren konzentrieren; überprüfen Sie die Datensicherheitspraktiken mit Ihrem Team.

Beseitigung von Unklarheiten in den Richtlinien

Wenn diejenigen, die Ihre IT-Richtlinien verfasst haben, nie daran gedacht haben, dass Mitarbeiter die Kanäle des Unternehmens nutzen könnten, um mit Personen zu chatten, die kein Konto haben, entstehen schnell Grauzonen: Wer darf Kontakt aufnehmen, welche Inhalte sind angemessen, wann muss jemand aus dem Unternehmen ausgeschlossen werden usw.

Abhilfemaßnahmen: Aktualisieren Sie Ihre Dokumentation zu akzeptabler Nutzung, Risiken durch Dritte und Microsoft Teams-Governance. Veröffentlichen Sie einen einfachen Entscheidungsbaum für Geschäftsanwender zum Thema „Wann sollten externe Parteien eingeladen werden?“.

„Mit jedem chatten können“ ist eine Annehmlichkeit, die Geschäftsanwender lieben und Sicherheitsteams fürchten – es sei denn, sie wird mit den richtigen Kontrollen eingeführt. Wenn Sie sie mit Sicherheitsvorkehrungen testen, profitieren Sie von kürzeren Zykluszeiten, ohne die Schleusen zu öffnen.

Benötigen Sie eine zweite Meinung? Vereinbaren Sie einen Termin für ein Gespräch mit US Cloud. Wir helfen Unternehmen dabei, Microsoft Teams und die gesamte Microsoft 365-Umgebung zu sichern – oft zu 30–50 % geringeren Kosten als Microsoft Unified Support.

Unsere Ingenieure sorgen dafür, dass Ihre Zusammenarbeit schnell und konform bleibt. Mit dediziertem Support von US Cloud können wir Ihre aktuelle externe Chat-Situation in Teams überprüfen, Ihre Richtlinien optimieren und ein sicheres Pilotprojekt aufbauen, das den Wert und die Governance unter Beweis stellt. Wir können auch beschaffungsfreundliche SOPs und schnelle Benutzerschulungen vorbereiten, damit die Richtlinien auch wirklich umgesetzt werden.

Was auch immer Ihr Team benötigt, um Ihre Anruf- und Chat-Umgebung sicher zu halten, US Cloud hat die passende Lösung für Sie.

Was ist „Microsoft Teams-Chat mit beliebigen Personen“?

Die Funktion „Mit jedem chatten“ von Microsoft Teams ermöglicht es Benutzern, einen Chat zu starten, indem sie die E-Mail-Adresse eines externen Kontakts eingeben, selbst wenn diese Person Teams nicht verwendet. Administratoren können diese Funktion steuern/deaktivieren.

Ist dieses Microsoft Teams-Update dasselbe wie der Gastzugang?

Funktional gesehen wird beim Starten des Chats ein Gast unter Ihrem Mandanten angelegt, sodass Ihre B2B-Gastkontrollen/-Lebenszyklen weiterhin gelten.

Kann ich von diesen Chats aus an Microsoft Teams-Besprechungen teilnehmen?

Ja. Externe Chat-Threads können zu Microsoft Teams-Anrufen/Videoanrufen eskalieren – die Kernerfahrung bleibt in Teams.

Wie verwalte ich Risiken bei der Einrichtung von Microsoft Teams in unserem Unternehmen?

Verwenden Sie Admin-Kontrollen für den externen Zugriff, setzen Sie DLP/Aufbewahrung/eDiscovery für Chats mit Gästen durch, aktivieren Sie den Link-Schutz und automatisieren Sie das Offboarding von Gästen.