Perché le aziende dovrebbero evitare contratti coincidenti per Microsoft EA e Unified Support.

In determinati periodi dell'anno, Microsoft entra nella stagione dei contratti in scadenza. I contratti Microsoft Enterprise Agreement (EA) e Unified Support dei clienti scadono contemporaneamente, in quello che sembra un processo di rinnovo contrattuale semplice e lineare. Tuttavia, sebbene possa sembrare pratico dover firmare accordi di rinnovo per importanti contratti relativi a prodotti e assistenza più o meno nello stesso periodo, in realtà questi contratti in scadenza possono essere incredibilmente restrittivi per la crescita di un'azienda. 

Al contrario, i cicli di rinnovo strategici separati per i contratti di supporto unificato ed EA possono fornire alle imprese un significativo impulso nella gestione dei costi, nel potere di negoziazione e nella flessibilità del supporto. 

Continua a leggere per scoprire perché i contratti cotermini dovrebbero essere strategicamente evitati per il bene della tua azienda. Inoltre, scopri come US Cloud può aiutarti a evitare del tutto i contratti cotermini! 

La tempistica strategica dei contratti crea finestre di negoziazione e periodi di transizione.

In termini Microsoft, un Enterprise Agreement (EA, come viene attualmente chiamato) è un contratto che consente alle aziende di utilizzare il software e i prodotti Windows Microsoft. Un contratto per il supporto unificato è un accordo che garantisce un supporto tecnico specializzato ai clienti che utilizzano prodotti Microsoft. Sebbene si tratti di due contratti diversi, spesso vengono abbinati perché le aziende che si affidano a un ambiente Microsoft per funzionare potrebbero non essere attrezzate per risolvere i problemi che si presentano al suo interno.

In quello che a prima vista sembra essere un momento opportuno per il rinnovo dei contratti, consentendo alle aziende di sottoscrivere contemporaneamente i contratti successivi sia per i prodotti che per l'assistenza, Microsoft spesso crea una condizione denominata "contratto cointestato".

In questo caso si verificano contratti coincidenti quando due o più contratti sono sincronizzati in modo da scadere contemporaneamente. Questa configurazione del servizio per il prodotto e il relativo supporto impedisce alle aziende di ottenere una flessibilità ottimale e un'ottimizzazione dei costi.

È per questo motivo che cicli di rinnovo separati e l'implementazione di supporto di terze parti consentono alle aziende la libertà di negoziare contratti flessibili, gestire i costi a lungo termine, prendere decisioni indipendenti sui fornitori e altro ancora.

I contratti coincidenti limitano le possibilità di un'impresa di ottenere condizioni contrattuali più favorevoli. Quando i contratti scadono, semplicemente finiscono e le aziende non hanno alcun motivo per migliorare i propri contratti.

I rinnovi scaglionati, invece, consentono alle aziende di sfruttare un contratto per ottenere condizioni migliori sull'altro. Quando le esigenze della tua attività o impresa cambiano, il supporto dovrebbe crescere con te, senza ostacolarti.

Il supporto di terze parti massimizza il potere contrattuale nelle negoziazioni.

Un esempio dell'importanza di negoziare condizioni contrattuali adeguate ci è stato fornito da uno dei nostri clienti, Parkland Health Hospital System. Il loro team stava riscontrando un problema a livello di sistema relativo a SharePoint e a un flusso di lavoro cruciale. Il direttore dei servizi tecnici, Jeff Maxfield, ricorda come le limitazioni contrattuali del supporto diretto di Microsoft abbiano impedito al suo team di ricevere soluzioni per tre anni, invece di ostacolare il progresso:

"... abbiamo utilizzato tutte le ore di assistenza a nostra disposizione prima che riuscissero a risolvere il problema. In pratica ho esaurito le ore a mia disposizione e poi mi hanno rimproverato dicendo che non si trattava di un intervento di riparazione... mi hanno preso in giro riguardo alle ore da utilizzare, dicendomi 'Hai esaurito le ore a tua disposizione e non puoi trasferirle', 'non puoi modificarle' e 'non possiamo aiutarti finché non firmi un nuovo contratto'.

Si preoccupavano solo dei contratti, dei soldi, di essere pagati. Non si preoccupavano di prendersi cura di me. Non si preoccupavano di assicurarsi che i miei pazienti non ne risentissero.

Quindi abbiamo deciso di andare avanti. E quando abbiamo firmato il contratto con US Cloud abbiamo chiarito che questa era la nostra priorità assoluta. Senza questo, avremmo messo a rischio i pazienti. US Cloud è entrata in gioco e ha dedicato un ingegnere al progetto. Si è seduto, ha incontrato me e i miei clienti. Gli ho detto: "Senti, non mi interessa quanto costa, fallo e basta".

... Non riesco a descrivere quanto sia stato bello sentirmi al primo posto per qualcuno. Al giorno d'oggi è difficile ricevere questo tipo di sostegno.

I rinnovi contrattuali scaglionati consentono opzioni di supporto Microsoft flessibili.

In questo caso, Parkland Health è stata liberata dai termini contrattuali restrittivi e soffocanti dopo essere passata a US Cloud, un fornitore di supporto Microsoft di terze parti. Ha inoltre ricevuto il supporto prioritario necessario per proteggere il benessere di ciascuno dei propri pazienti.

Separare i contratti EA e Unified Support di Microsoft significa che le aziende possono sfruttare il tempo extra a disposizione per valutare opzioni di assistenza di terze parti. In questo modo, è possibile trovare contratti più flessibili che riducono anche i costi di assistenza in media del 30-50%.

Con il supporto di aziende come US Cloud, il tuo team può usufruire della flessibilità dell'assistenza Microsoft che l'assistenza diretta tramite Unified non è in grado di offrire:

• Scalabilità flessibile dei servizi
• Prezzi pay-as-you-go senza costi nascosti
• Soluzioni di assistenza proattiva
• Soluzioni di supporto reattivo
• E altro ancora

Con US Cloud, l'assistenza Microsoft è più conveniente perché ti offre la libertà di scegliere i servizi di cui hai bisogno dal nostro team di specialisti.

US Cloud offre una flessibilità superiore rispetto al supporto unificato di Microsoft.

Gli accordi cotermini talvolta comportano una pressione aggiuntiva da parte dell'azienda che fornisce il contratto, che impone di "prendere o lasciare". In altre parole, la libertà decisionale può essere limitata se il fornitore è in una posizione di potere tale da poter lasciare un'azienda in sospeso se questa non firma il rinnovo del contratto.

Grazie a cicli di rinnovo separati e al supporto di terze parti, tu e il tuo team potete mantenere il controllo sulle decisioni relative al supporto che tutelano la produttività e gli interessi della vostra azienda.

I costi di Microsoft Unified aumentano notevolmente nel tempo, talvolta fino a cinque volte rispetto al supporto Premier. Quando i costi di assistenza non aumentano in modo incontrollabile, le aziende hanno più opzioni per ottimizzare i costi.

US Cloud offre prezzi stabili rispetto ai costi crescenti di Microsoft.

Per le aziende alla ricerca di alternative affidabili ed economiche, il modello di prezzo personalizzato pay-as-you-go di US Cloud consente alle aziende di usufruire dello stesso livello di assistenza esperta senza pagare per servizi inutilizzati.

Se sai che è giunto il momento di prendere in considerazione un fornitore di supporto Microsoft alternativo, avrai bisogno di tempo per valutare le opzioni disponibili e integrare il nuovo fornitore nella tua infrastruttura IT. Senza un periodo di transizione prestabilito, il tuo team potrebbe andare incontro a interruzioni del servizio.

Evita che i problemi relativi a Microsoft ostacolino il progresso e la produttività del tuo team. Assicurati che i tuoi contratti Microsoft siano asincroni, garantendo al tuo team una transizione tranquilla e ponderata verso opzioni di supporto nuove e più flessibili.

Le leggi antitrust non solo impediscono alle aziende di stabilire monopoli sui mercati, ma vietano anche alle aziende di intrappolare i clienti in contratti anticoncorrenziali. I contratti non sono conformi a questa legge se promettono costi inferiori o minacciano prezzi più elevati sfruttando un mercato (software) per ottenere un vantaggio in un altro mercato (assistenza).

Separare i cicli di rinnovo dei contratti Microsoft EA e Unified Support aiuta la tua azienda a evitare di essere soggetta a pratiche contrattuali obbligatorie sin dall'inizio.

Il metodo migliore per mantenere l'autonomia nelle decisioni relative al supporto e al software Microsoft è quello di assicurarsi di non stipulare contratti coincidenti per Microsoft EA o Unified Support.

Senza contratti coterminati tramite Microsoft, il tuo team può usufruire di:

• Maggiore potere negoziale sugli accordi con Microsoft
• Maggiore flessibilità dell'assistenza
• Libertà di scelta del fornitore
• Migliore gestione dei costi
• Pianificazione della transizione integrata

Valuta i tuoi attuali contratti Microsoft per assicurarti che gli accordi siano a tuo vantaggio. Nel frattempo, mantieni una mentalità aperta su come i fornitori di supporto di terze parti possono aiutarti a ottimizzare i termini del supporto Microsoft e a ottenere risparmi sui costi a lungo termine.

Perché è negativo lasciare che i miei contratti Microsoft EA e Unified Support scadano contemporaneamente?

Consentire la risoluzione simultanea dei contratti stipulati con Microsoft limita la capacità del team di negoziare condizioni contrattuali più vantaggiose, gestire i costi o prepararsi alle transizioni. Inoltre, vincola l'azienda alla scelta del fornitore, che lo voglia o meno.

Come posso evitare la risoluzione anticipata del contratto tramite Microsoft?

Valuta la scadenza dei tuoi contratti. Assicurati che abbiano cicli di rinnovo separati (ognuno con scadenza diversa) in modo da eliminare gli svantaggi dei contratti con scadenza coincidente.

Quali sono i vantaggi dei cicli di rinnovo separati per i contratti Microsoft?

Quando le aziende separano le date di scadenza dei contratti Microsoft EA e Unified Support, possono favorire una copertura di assistenza continua, mantenere una maggiore autonomia sul proprio ecosistema Microsoft e conservare una maggiore flessibilità in caso di cambiamenti nelle esigenze aziendali o nelle offerte di mercato.