Top 5 tips voor het onderhandelen over een verlengingsovereenkomst voor Microsoft Enterprise Support.

Microsoft schakelt zijn zakelijke ondersteuningsklanten over van Premier naar het nieuwe Unified-model. Hoewel we in 2020 uitgebreid hebben geschreven over wat deze verandering inhoudt en wat dit voor uw bedrijf kan betekenen, heeft u misschien nog geen kans gehad om u hierin te verdiepen. Net als veel andere zakelijke klanten van Microsoft heeft u waarschijnlijk een jaarovereenkomst met verlengingsdata. Deze kunnen op elk moment van het jaar vallen.

Microsoft Unified Support maakt deel uit van Microsoft Enterprise Services en maakt de digitale transformatie mogelijk, gevoed door de expertise en ervaring van het bedrijf. Hun taak is om ondernemingen te helpen bij de implementatie en acceptatie van Microsoft-producten, -diensten, -software en -apparaten om nieuwe mogelijkheden voor uw bedrijf te vinden, te visualiseren en te begrijpen. Met het nieuwe onbeperkte ondersteuningsmodel van Unified gaat deze overgang gepaard met een prijsstijging. Bedrijven in de VS zien hun kosten met 30-50% stijgen, terwijl sommige multinationale ondernemingen prijsstijgingen van 60% of meer zien.

Microsoft Enterprise Support-verlenging – Voorbereiding is essentieel – Houd rekening met deze punten

De kans is groot dat u, wanneer uw verlengingsdatum nadert, moet overwegen of u bij Microsoft Unified Support blijft. Ten eerste moet u bereid zijn om uw Microsoft-accountmanager lastige vragen te stellen; besef dat de cloudtransformatie van Microsoft ook van invloed is op de manier waarop zij omgaan met verlengingen van enterpriseovereenkomsten. De leverancier heeft altijd een zeer gestructureerde hiërarchie gehad voor het goedkeuren van afwijkingen van standaardprijzen, voorwaarden en licenties. Nu streeft Microsoft ernaar om deze praktijken verder te standaardiseren via zijn Online Service Terms; één enkele, standaard set voorwaarden vervangt de verschillende Product Use Rights-documenten voor online services. Deze aanpak kan voordelig zijn voor Microsoft, maar kan problemen opleveren voor u en uw unieke gebruikersomgeving.

Zoals bij elke onderhandeling moet u er volledig zeker van zijn dat u zoveel mogelijk achtergrondonderzoek hebt gedaan. Op die manier kunt u de juiste vragen stellen en op het juiste moment de juiste ondersteuning krijgen voor uw bedrijfskritische systemen. Hier zijn vijf tips om rekening mee te houden wanneer uw Microsoft-accountmanager u belt om te onderhandelen over uw verlenging:

1. Wacht niet tot het laatste moment om te verlengen. Microsoft doet er alles aan om u ertoe te bewegen eerder in het kwartaal te verlengen, onder meer door betere prijzen en kortingen aan te bieden of door u de mogelijkheid te bieden de contractdata aan te passen.
2. Onderhandel niet alleen over de prijs. Om de kosten echt te verlagen, moet u ervoor zorgen dat u begrijpt hoe uw unieke zakelijke vereisten aansluiten bij gestandaardiseerde voorwaarden (met name voor cloudaanbiedingen) en welke licentie- en abonnementsprogramma's het beste aansluiten bij uw technologie, bedrijf en budget.
3. Beschouw verlengingsonderhandelingen niet langer als een eenmalige gebeurtenis. Uw Microsoft-accountmanager (of wederverkoper) begint al na te denken over uw volgende verlenging nog voordat de inkt van uw huidige overeenkomst droog is. Microsoft volgt namelijk een succesvolle methodologie om de uitgaven van elk van zijn klanten te verhogen. True-ups en software asset management-opdrachten zijn veelvoorkomende gebeurtenissen na verlenging die u net zo zorgvuldig moet plannen, beheren en onderhandelen als een verlenging.
4. Valideer het advies van uw reseller of accountmanager over licenties. Er zijn verschillende manieren om licenties aan te schaffen of u te abonneren op de producten van Microsoft. Uw reseller of zelfs uw accountmanager bij Microsoft is mogelijk niet goed op de hoogte van alle mogelijkheden. Schakel onafhankelijke expertise in om uw inkoopteam te helpen bij het beoordelen van de aanbevelingen en het opstellen van overeenkomsten die leiden tot lagere kosten en een hoger gebruik.
5. Wees voorbereid op een audit. De meeste zakelijke klanten van Microsoft zijn zich bewust van de recente toename in auditactiviteiten. Als u recentelijk geen audit heeft ondergaan, kunt u er vanuit gaan dat u er in de komende 12 maanden een zult ondergaan. Net zoals Microsoft zijn software asset management tools ter beschikking stelt, dient u uw eigen methoden en tools in te zetten om nauwkeurige implementatiecijfers vast te stellen, deze te vergelijken met rechten om naleving te valideren en licentieprogramma's, voorwaarden en bepalingen vakkundig te interpreteren.

Optimaliseer nu uw MSFT-ondersteuningskosten om sterker dan uw concurrenten uit de strijd te komen

Gartner heeft US Cloud aangemerkt als het enige onafhankelijke alternatief voor Microsoft-ondersteuning door een derde partij. Bedrijven kunnen MSFT Premier/Unified vervangen door US Cloud en daarmee in het eerste jaar direct een kostenbesparing van 30-50% realiseren.