Microsoft 365용 Copilot 프롬프트 가이드

지난 몇 달간 전 세계 기업을 대상으로 마이크로소프트 365 코파일럿이 순차적으로 출시되었으며, 아직 도입을 망설이는 기업들도 관심을 가질 만한 충분한 평가가 이루어졌습니다. 많은 기업들이 Copilot을 도입하는 이유는 생산성 문제의 즉각적인 해결책이 될 것이라는 믿음에서 비롯됩니다. 그러나 AI는 마법이 아닙니다. 마이크로소프트가 Copilot을 비즈니스 진화의 다음 단계로 홍보할지라도, 실제 활용을 위해서는 사용자의 노력이 필요합니다. 바로 여기서 프롬프트가 중요한 역할을 합니다.

프롬프팅은 숙달하는 데 시간이 걸리는 기술이지만, 누구나 시작은 있어야 합니다. 프롬프트란 Copilot과 같은 AI가 사용자의 지시를 따르고 콘텐츠 생성을 시작하도록 하는 일련의 명령어입니다. 원하는 목표에 도달하기 위해 사용하는 프롬프트의 길이나 수에 따라 간단하거나 복잡할 수 있지만, AI가 사용자의 지시를 정확히 따를 수 있다면 프롬프트는 일상적인 작업을 훨씬 단순화할 수 있습니다.

Copilot으로부터 최상의 응답을 얻으려면, 네 가지 핵심 요소를 가이드로 삼아 프롬프트를 구성해야 합니다.

1. 목표: Copilot에게서 어떤 응답을 원하시나요?
2. 상황: 왜 필요한가요? 그리고 누가 관련되어 있나요?
3. Copilot은 어떤 정보 출처나 샘플을 사용해야 합니까?
4. 기대: 코파일럿이 귀하의 기대에 가장 잘 부응하려면 어떻게 응답해야 할까요?

이러한 점들을 합치면 다음과 같은 프롬프트가 생성될 것입니다:

1. 3~5개의 글머리 기호 항목 생성
2. 마케팅 부서와의 브랜딩 가이드라인 논의 회의를 준비하기 위해
3. 2023년 10월부터 이메일, Teams 채팅 및 PDF 콘텐츠에 집중하세요.
4. 직설적으로 말하고 간단한 언어를 사용해 주십시오.

프롬프트는 욕구 계층 구조를 통해 생성됩니다. 목표는 원하는 결과를 달성하는 데 필수적입니다. 컨텍스트와 소스는 Copilot이 따라야 할 지침을 설정하고 초점을 좁히는 데 중요합니다. 기대값은 항상 필요한 것은 아니지만 원하는 결과에 맞춰 경험을 더욱 세밀하게 조정하므로 필요에 따라 추가하거나 생략할 수 있습니다.

기본 프롬프트는 Copilot을 최적으로 활용하는 다섯 가지 핵심 방법이 있습니다. 이들은 다음과 같습니다:

이 프롬프트를 사용하여 Copilot이 요약문을 제공하도록 하세요. 평범한 업무일을 상상해 보세요. 회의로 가득 찬 긴 하루였습니다. 일부 회의는 겹쳐서 다른 회의에 참석하기 위해 한 회의에서 빠져나와야 했습니다. 팀원들은 다른 프로젝트를 진행 중이라, 최선의 경우 회의 녹화본을 받아 나중에 시청하며 세부 사항을 파악해야 합니다.

회의 내용을 다시 듣고 질문할 수 있었던 부분을 찾아내며, 진행 중인 자신의 프로젝트에 필요한 정보를 추출하는 데 추가로 30분 이상이 더 소요될 수 있습니다. 이제 세부 사항을 검토하거나 팀원들과 후속 회의를 열어 내용을 보충받기 위해 나중에 시간을 따로 내야 합니다.

코파일럿을 사용하면 업무 파악이 그 어느 때보다 쉬워집니다. "/[이름]의 최신 소식을 이메일, 채팅, 파일별로 정리해 주세요"라고 AI에 요청하면 새로 발생한 사항을 확인할 수 있습니다. "이번 주 /[주제]에 관한 팀즈 메시지를 요약해 주세요"라고 물어보면 빠르게 업무 흐름을 파악할 수 있습니다. 또는 최근 회의에서 관련 실행 항목을 찾으려면 "/[참석자] 회의에서 제가 수행해야 할 실행 항목이 있나요?"라고 물어보세요. 더 이상 수동으로 검토하거나 사무실에서 놓친 내용을 물어보는 데 시간을 낭비할 필요가 없습니다. 이제 Copilot이 최신 정보를 제공하여 업무 흐름을 다시 잡을 수 있도록 도와줍니다.

모든 문서가 똑같이 만들어지지는 않습니다. 어떤 PDF는 작은 책 한 권 분량인 반면, 다른 PDF는 세부 사항과 통계로 가득 차 있어 찾고 있는 데이터가 다른 내용에 묻혀 버릴 수 있습니다. 중요한 문서를 검토하다가 길을 잃거나 중요한 정보를 놓치고 있다는 느낌이 든다면, Copilot이 도움을 드릴 수 있습니다.

시간을 절약하려면 "이 문서를 두세 문장으로 설명해 주세요"라고 요청하여 Copilot이 요약하도록 할 수 있습니다. 상호 연결된 데이터 포인트가 포함된 일련의 문서를 검토 중이라면 "/[이전 문서]에 언급된 날짜와 마감일은 무엇인가요?"라고 요청하여 흐름을 유지할 수 있습니다. 특정 결과를 암시할 만한 연관 데이터가 있다고 생각되면 "고객 관심도 변화를 보여주는 데이터 트렌드가 있나요?"라고 Copilot에 요청하세요. 작업을 가속화해 줄 AI 어시스턴트가 있다면 문서를 몇 시간씩 꼼꼼히 살펴볼 필요가 없습니다.

몇 시간 안에 발표 자료를 완성해야 하는데, 이미 다른 업무로 일정이 꽉 차 있습니다. 이대로라면 점심도 거르고 모든 걸 제때 마무리해야 할지도 모르겠네요. 이상적이진 않지만, 인생이란 게 그렇죠. 정말 그럴까요? Copilot을 사용하면 어디서든 편집과 수정이 손쉽게 가능합니다.
슬라이드를 추가해야 한다면, Copilot에게 "최신 브랜드 캠페인의 장점에 관한 슬라이드를 추가해줘"라고 요청하기만 하면 됩니다.

"이 프레젠테이션을 고객 여정의 라이프사이클을 전달하는 3단계로 구성해 주세요"라고 프롬프트하여 Copilot이 여러분의 생각을 재구성하도록 할 수 있습니다. "새로운 마케팅 캠페인을 위한 [슬로건]의 X가지 변형을 제시해 주세요" 또는 "[캠페인]을 위한 마케팅 계획을 작성해 주세요. 이 캠페인은 [대상]에게 [목표]를 달성하고 [행동 유도]로 이끄는 것이 필요합니다"라고 요청하여 기획이나 변형 제작에도 Copilot을 활용할 수 있습니다. Copilot을 통해 프로젝트 생성 및 편집이 훨씬 빨라졌습니다.

창작에 관해 말하자면, 프로젝트의 배경에는 시간이 소요됩니다. 아이디어를 구상하고, 이를 활용하며, 적절한 사람들과 연락하고, 심지어 개념을 소개하는 것조차 시간과 노력이 필요합니다. Copilot 프롬프트를 활용하면 창작 단계를 간소화하여 실행에 옮길 시간을 더 확보할 수 있습니다.

"유료 검색을 위해 웹사이트를 최적화할 방법을 제안해 주세요"라고 프롬프트하면 Copilot이 아이디어를 생성해 줍니다. "팀에 [프로젝트]를 소개하고 가장 중요한 세 가지 포인트를 강조하는 이메일을 작성해 주세요"라고 프롬프트하면 Copilot이 이메일을 작성해 줍니다. "이 문서의 소개 문단을 작성해 주세요"라고 프롬프트하면 Copilot이 콘텐츠 제작 과정을 시작해 줄 수도 있습니다. 이제 시작선을 넘었으니, 결승점에 집중하세요

가끔 작업 중에 막힐 때가 있습니다. 가장 안 좋은 시기에 작가의 벽이 찾아오거나 특정 프로젝트를 어떻게 진행해야 할지에 대한 영감이 떠오르지 않을 때가 있죠. Copilot은 질문에 답해 기억을 되살리거나 프로젝트를 진행하는 데 필요한 정보를 제공해 줄 수 있습니다.

문서 개선을 위한 제안을 받으려면 "내부 검토를 위해 이 문서를 어떻게 개선할 수 있는지 구체적인 예시를 제시해 주세요"라고 요청하세요. 늘 다루는 주제를 새롭게 접근하는 방법을 찾으려면 "[주제]를 더 간결하게 설명하려면 어떻게 해야 하나요?"라고 요청하세요. 중요한 회의 일정을 상기시키려면 "[사람]과의 다음 회의는 언제인가요?"라고 물어보세요. Copilot에게 도움을 요청하면 AI 비서가 나머지를 처리해 줄 것입니다.

마이크로소프트 코파일럿이 전 세계 기업을 위한 미래의 흐름이지만, 기업 규모에 따라 도입 비용이 상당할 수 있습니다. 지원 비용을 절감해야 하고 신뢰할 수 있는 대안을 원하신다면, US Cloud가 해결책을 제공합니다.

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