Conseils pour les négociations avec Microsoft.

Le marché mondial du support Premier/Unified Support représente entre 4 et 6 milliards de dollars pour Microsoft en 2023 et connaît une croissance fulgurante. Les priorités absolues et les secteurs qui connaissent la croissance la plus rapide pour les équipes commerciales de Microsoft sont les suivants : 1) Azure 2) Dynamics 365 3) Microsoft 365 E5 4) Unified Support.

La croissance du chiffre d'affaires de Microsoft Unified Support s'accélère à mesure que les clients Unified existants passent des niveaux Core, Advanced et Performance à l'offre Unified Enterprise, qui n'est pas adaptée à tous. La croissance du chiffre d'affaires de MS Unified devrait continuer à s'accélérer rapidement au-delà de 2026, lorsque les entités gouvernementales et éducatives rejoindront la masse des utilisateurs Unified le 1er juillet 2024, date à laquelle Premier pour le secteur public sera retiré.

Priorités principales de l'équipe commerciale Microsoft Enterprise - Assistance unifiée désormais dans le top 4

Microsoft souhaite renforcer la fidélisation des entreprises, réduire vos remises, vendre des offres groupées haut de gamme, stimuler la croissance du support unifié et promouvoir l'accès indirect. Les entreprises souhaitent optimiser leurs dépenses Microsoft, réduire la complexité, maintenir des relations concurrentielles avec les fournisseurs, accroître la flexibilité des contacts, minimiser les risques liés aux licences, réduire les coûts des contrats Microsoft à long terme et aligner leur feuille de route informatique d'entreprise sur leurs dépenses Microsoft.

Les entreprises doivent suivre quatre étapes afin de maximiser leur pouvoir de négociation avec Microsoft.

1. Informez les principales parties prenantes sur les offres stratégiques prioritaires de Microsoft. Consultez le tableau sur cette page et notez que le support unifié figure parmi les quatre offres stratégiques prioritaires. Prévoyez suffisamment de temps pour rechercher et évaluer les produits Microsoft les plus stratégiques afin d'identifier les opportunités à exploiter.
2. Comparez la proposition de valeur de Microsoft à celle de ses concurrents.Les équipes chargées de l'approvisionnement et des achats au sein des entreprises doivent collaborer étroitement avec les parties prenantes informatiques de l'entreprise sur toutes les dépenses prévues pour les services Microsoft afin de tirer parti des offres stratégiques incitatives lors des négociations.
3. Identifiez les alternatives à Microsoft et tirez parti de la concurrence. Réalisez une analyse concurrentielle avec votre équipe informatique et intégrez-la à vos négociations afin d'obtenir un avantage lorsque cela est possible. Utilisez les Magic Quadrants de Gartner et les capacités critiques associées dans les domaines d'intérêt concurrents. Il est important de prendre en compte les autres fournisseurs couverts par les Magic Quadrants dans certains domaines stratégiques, notamment :
   – Services d'infrastructure et de plateforme cloud
   – Engagement client/automatisation CRM
   – Plateformes d'applications low-code d'entreprise
   – Maintenance et support de logiciels tiers
4. Contrez les arguments commerciaux de Microsoft en présentant des preuves de l'augmentation des coûts pour votre entreprise et des alternatives viables. Les équipes chargées de l'approvisionnement et des achats qui examinent minutieusement plusieurs programmes et scénarios de produits, en utilisant des engagements non actualisés pour les conditions actuelles et de renouvellement de Microsoft, créent une base plus réaliste pour déterminer le retour sur investissement et obtenir un meilleur levier de négociation. Microsoft présentera la remise sur les tarifs actuels, mais les clients doivent également recentrer la conversation sur les anciens tarifs et les augmentations par rapport aux années précédentes.

Objectifs commerciaux de Microsoft (bleu clair) par rapport aux objectifs de gestion des fournisseurs de votre entreprise (bleu foncé)

1. Demandez une liste de tous vos contrats de licence logicielle Microsoft, y compris les produits détaillés, ainsi que les allocations de support unifié pour chacun d'entre eux. Assurez-vous que tous les contrats Microsoft concernent votre entreprise, sont correctement classés et sont actuellement utilisés. Des erreurs peuvent se glisser dans ces documents.
2. Confirmez que vous possédez toutes les licences logicielles Microsoft sous contrat etque l'ensemble de l'entreprise a accès aux services de support MS Unified. À l'inverse, prêtez attention à toute autre division ou filiale incluse dans votre contrat Enterprise Agreement (EA), mais qui ne fait peut-être pas partie d'un contrat de support partagé en interne.
3. Assurez-vous que les licences Microsoft de votre entreprise n'ont pas été comptées deux fois. Par exemple, si vous passez de la suite Microsoft Office à M365 (anciennement O365), vous ne devriez pas avoir à payer pour le support de la licence Office.
4. Précisez pour M365 quel pourcentage est alloué aux coûts utilisateur par rapport aux coûts serveur, qui peuvent être jusqu'à 25 % plus élevés. La répartition devrait être respectivement de 75 % / 25 %. Si ces allocations sont incorrectes, cela peut avoir un impact considérable sur les coûts de licence et d'assistance unifiée de votre entreprise.
5. Si vous avez des ajustements, assurez-vous que votre entreprise n'est pas facturée de manière inappropriée pour le support Unified Enterprise correspondant. Les ajustements correspondent principalement au coût des licences et ne doivent pas être inclus à 100 % dans le calcul Unified. De plus, la Software Assurance (SA) payée dans le cadre des ajustements doit être répartie de manière égale sur toute la durée de l'ajustement.
6. Vérifiez que les contrats Azure pluriannuels sont facturés correctement à Unified. Par exemple, un contrat Azure de 5 ans doit être facturé à hauteur de 20 % par an, et non pas la totalité du montant pour les 5 ans en une seule fois ou le montant Azure consommé au cours d'une année donnée.
7. Microsoft propose des tarifs Unified privés à prix réduit aux entreprises qui souscrivent des contrats Azure importants et/ou pluriannuels. Vérifiez que ces tarifs d'assistance pour le cloud public sont compétitifs par rapport aux autres niveaux d'assistance et tarifs proposés par Amazon et Google pour le cloud public, lorsque les coûts d'assistance sont inclus dans la comparaison.
8. Les contrats Microsoft Unified Enterprise Support sont basés sur les dépenses passées, mais vous pouvez et devez négocier en fonction des tendances futures. Les propositions basées sur les dépenses passées sont intéressantes pour les clients en pleine croissance, mais pas pour les organisations en contraction.

• Augmentation significative des coûts unifiés au cours des années 2 et 3.Collaborez avec l'équipe chargée des comptes Microsoft afin d'établir une projection complète des coûts de support unifié sur trois ans, en fonction de votre feuille de route technologique Microsoft. S'ils refusent, il y a de fortes chances qu'ils sachent que votre équipe chargée de l'approvisionnement et des achats n'appréciera pas ce qu'elle verra.
• Pénalité pour les licences seules.Si votre entreprise achète des logiciels sous licence seule sans Software Assurance (SA), les tarifs Unified Enterprise Support sont punitifs. Microsoft utilise une période rétroactive d'un an pour tous les services cloud et SA, mais une période rétroactive de cinq ans pour les logiciels sous licence seule. De plus, les dépenses liées aux licences seules sont facturées à hauteur de 10 % du montant total des dépenses, contre 10 % pour la SA, ce qui peut représenter un surcoût de 3 à 4 fois supérieur pour votre entreprise.
• Frais cachés liés à la gestion des comptes.Les heures de travail des ingénieurs de support désignés (DSE) et les crédits de support proactif gérés par des ingénieurs (en option moyennant des frais supplémentaires) sont automatiquement majorés de 30 % pour le « temps passé par le responsable technique de compte (TAM) ». Ces frais de gestion de compte sont souvent dissimulés dans les clauses en petits caractères de votre contrat MS Unified Support. Assurez-vous de bien vérifier le coût RÉEL des services supplémentaires inclus dans votre contrat Unified.
• Vérifiez les calculs et détaillez les éléments.Il n'est pas rare que les détails entrant dans la formule de tarification Unified Enterprise soient incorrects. Assurez-vous également que la tarification Unified est séparée en « base » et « compléments », les compléments (tels que les crédits proactifs) étant détaillés. Assurez-vous également que le nombre de crédits Software Assurance Benefits (SAB) utilisés est détaillé.
• Risque de conformité.Microsoft a subi une importante violation de données en décembre 2019, exposant plus de 250 millions d'enregistrements de clients Premier Support. Microsoft continue d'externaliser une grande partie de son support unifié à des partenaires étrangers. Les entreprises et les agences gouvernementales doivent savoir si certaines de leurs données d'assistance unifiée quittent les États-Unis et si des ressortissants étrangers (non américains selon l'ITAR 120.15) fournissent des services. Si la souveraineté des données est importante pour votre entité, la chaîne d'approvisionnement en assistance informatique l'est tout autant.
• Gagnez du temps.Si votre entreprise est trop proche de la date de renouvellement de son contrat d'assistance unifiée pour effectuer les vérifications nécessaires, demandez à Microsoft une prolongation de contrat de 30 jours (qui est accordée de plus en plus souvent).