Viva Licensing.

Viva Licensing hace referencia al sistema que utiliza Microsoft para conceder licencias a su conjunto de aplicaciones de experiencia para empleados. En lugar de ser un único producto, Microsoft Viva es una colección de aplicaciones, cada una con una funcionalidad y unas normas de licencia distintas. Las organizaciones deben tener en cuenta tanto sus suscripciones actuales a Microsoft 365 como las aplicaciones específicas de Viva que tienen previsto implementar. Sin una planificación cuidadosa, las organizaciones corren el riesgo de pagar de más por funciones que no utilizan o de restringir el acceso a herramientas que podrían mejorar la productividad.

Viva Licensing suele funcionar por usuario, lo que significa que cada persona que acceda a una aplicación de Viva debe tener una licencia asignada. Este enfoque permite flexibilidad, pero requiere una supervisión cuidadosa en organizaciones más grandes.

Cada aplicación de Microsoft Viva tiene sus propias reglas de licencia, y comprenderlas es fundamental para una implementación adecuada. Las organizaciones deben decidir si adquirir licencias para las aplicaciones de forma individual o recurrir a las opciones combinadas de los planes de Microsoft 365 de nivel superior. Una planificación adecuada garantiza que los usuarios tengan acceso a las funciones que necesitan sin incurrir en gastos innecesarios.

Las aplicaciones clave de Viva y sus consideraciones en materia de licencias incluyen:

• Viva Connections: un portal centralizado para recursos y comunicaciones de los empleados. Las funciones avanzadas pueden requerir licencias adicionales más allá del plan básico de Microsoft 365.
• Viva Insights: ofrece análisis y recomendaciones de productividad a empleados y directivos. Las funciones premium de información se licencian por separado.
• Viva Learning: agrega contenido de aprendizaje de múltiples fuentes y se integra con otras plataformas de formación. Algunas funciones de aprendizaje avanzadas requieren licencias independientes.
• Viva Topics: utiliza la inteligencia artificial para organizar automáticamente el contenido y los conocimientos especializados de toda la organización. La licencia suele adquirirse por separado de Microsoft 365.
• Viva Engage: facilita la colaboración social y la comunicación entre empleados. Algunas funciones pueden estar incluidas en las suscripciones a Microsoft 365.
• Viva Goals: alinea los objetivos organizativos y las metas del equipo. Esta aplicación suele requerir una licencia adicional independiente.

Al comprender qué aplicaciones están incluidas en los planes existentes y cuáles requieren complementos, las organizaciones pueden asignar licencias de manera eficiente y evitar lagunas en la funcionalidad. La revisión periódica del uso de las aplicaciones y la asignación de licencias garantiza que los usuarios dispongan de las capacidades adecuadas y minimiza el desperdicio.

Las licencias de Viva están estrechamente vinculadas a las suscripciones a Microsoft 365. Algunas características de Viva se incluyen en los planes básicos, mientras que las funciones avanzadas suelen requerir licencias adicionales. Por ejemplo, Microsoft 365 E3 puede proporcionar acceso a Viva Connections básico, pero los análisis avanzados o la información basada en inteligencia artificial suelen requerir E5 o una licencia independiente de Viva.

Las organizaciones deben asignar las funciones de Viva a sus planes actuales de Microsoft 365 para saber qué usuarios necesitan complementos. Esta asignación garantiza que los usuarios tengan acceso a las funciones previstas sin pagar de más por licencias innecesarias. Una planificación cuidadosa también permite implementaciones por fases y ayuda a los equipos de TI a comunicar claramente a los empleados las capacidades disponibles.

La gestión de las licencias de Viva requiere una supervisión continua para garantizar el cumplimiento, optimizar los costes y apoyar la adopción por parte de los empleados. Las tareas clave incluyen el seguimiento de las asignaciones de licencias, la revisión de los patrones de uso y la alineación de las licencias con las prioridades de la organización.

Algunas consideraciones prácticas para gestionar las licencias de Viva incluyen:

• Seguimiento de las asignaciones de usuarios para garantizar el cumplimiento y el uso adecuado de las licencias.
• Revisar los datos de uso para identificar licencias infrautilizadas y reasignarlas según sea necesario.
• Planificación de implementaciones por fases en todos los departamentos para alinear la adopción con los objetivos estratégicos.
• Alinear las licencias con las iniciativas de compromiso para maximizar el valor de las aplicaciones Viva.

Al combinar estas prácticas con paneles centralizados o herramientas de gestión de licencias, los equipos de TI y de compras pueden mantener el control sobre las licencias a gran escala. Una gestión adecuada también permite a las organizaciones responder a los cambios en el tamaño de la plantilla o en las prioridades sin interrumpir el acceso a las funciones críticas de Viva.

Las licencias de Viva afectan directamente a la experiencia de los empleados, la adopción y los costes de Microsoft 365. Las licencias desalineadas pueden impedir que los empleados accedan a funciones importantes, ralentizar la adopción de las herramientas de Viva y aumentar los gastos innecesarios en licencias.

La planificación y gestión estratégicas de las licencias de Viva permiten a las organizaciones implementar aplicaciones de manera eficiente, respaldar iniciativas de participación y maximizar el rendimiento de su inversión en Microsoft 365. Comprender las licencias de Viva garantiza que los empleados dispongan de las herramientas que necesitan para mantener su productividad, al tiempo que se mantienen los costes de las licencias predecibles y alineados con los objetivos de la organización.