Tags: Microsoft Unified Support Agreements | Onderhandelen over Microsoft-contracten

Duidelijkheid
Verandert van jaar tot jaar, hoe de prijs wordt berekend, wat is inbegrepen en wat optioneel is.
Resultaat: Het is moeilijk om de kosten van MS Unified Support te kwantificeren en te rechtvaardigen.
Software Assurance Benefits (SAB)
De voordelen van Software Assurance verschillen van jaar tot jaar.
Resultaat: Leiders op het gebied van sourcing, inkoop en leveranciersbeheer (SPVM) hebben moeite om rekening te houden met verrassingen van Microsoft SAB.
3-4x meer kosten
Volgens Gartner rekent Microsoft drie tot vier keer meer voor Unified Support op producten zonder Software Assurance (SA). Bron: Gartner 2022 Market Guide
Resultaat: Licentie- en ondersteuningsbudgetten zijn niet houdbaar met de terugblikperiode van vijf jaar van Microsoft.
Verspilde ondersteuningsuitgaven
Organisaties kunnen geen subset van MS-producten kiezen in hun Unified Support-contract.
Resultaat: De kosten voor verlenging van Unified Support omvatten stijgingen in de uitgaven voor MSFT-producten die de organisatie mogelijk niet gebruikt.

Analyseren
Bekijk de uitsplitsing van de Microsoft-ondersteuning van uw onderneming – proactief, reactief, DSE, TAM, enz. Bepaal welke onderdelen belangrijk zijn voor het bedrijf.
Resultaat: Als u de kosten van Unified Enterprise niet kunt rechtvaardigen, schakel dan over naar Unified, incidents of eenexterne leverancier.
Audit
Bekijk uw Unified Support-voorstel om de juistheid ervan te controleren. Vraag een volledige lijst op van contracten met Microsoft-producten en hoe deze zijn toegewezen aan Unified.
Resultaat: Corrigeer eventuele fouten en onderhandel met MSFT om producten die u niet gebruikt te verwijderen en volg de veranderingen van jaar tot jaar.
Voorspelling
Maak een meerjarige prognose van Software Assurance Benefits (SAB) op basis van krediettoewijzing en vervaldatum.
Resultaat: Verbeterde budgetnauwkeurigheid en beperking van schommelingen in de stijging van de kosten voor Unified Support.
Investering
Verminder investeringen in Microsoft-producten die geen Unified Support nodig hebben. Stap over op alternatieve producten of schaf MSFT-producten aan buiten de Unified Support-formule om.
Resultaat: Beperking van de kosten voor Unified Support door producten van een CSP aan te schaffen en ondersteuning te bieden via 24/7 incidenten of een externe ondersteuningsprovider.
Budget
Maak een meerjarige prognose voor de verlenging van Unified Support op basis van de stijgende clouduitgaven, kortingen en SAB-credits van uw onderneming.
Resultaat: Een beter voorspelbaar budget voor Unified Support met minder schommelingen in de kosten van jaar tot jaar.
Organisaties die hun toegenomen verbruik en uitgaven voor Microsoft-producten en clouddiensten niet actief bijhouden, kunnen bij de verlenging van hun Unified Support voor een onaangename verrassing komen te staan. De meeste ondernemingen melden 15% tot 30% hogere kosten dan verwacht. Tot 2023 loont het de moeite om SAB-credits en kortingen vooraf te plannen om uw Unified Support soepel te laten verlopen en uw budget goed te beheren.
Unified Support is de vervanging voor Microsoft Premier Support. In Premier kochten organisaties het aantal ondersteuningsuren dat ze nodig hadden voor proactieve/reactieve ondersteuning, TAM's en DSE's. Eind 2017 introduceerde Microsoft Unified, waarbij u onbeperkt gebruik kunt maken van bepaalde soorten ondersteuning. De prijs wordt bepaald door de totale uitgaven van de onderneming aan Microsoft-software en clouddiensten. Vergelijk Premier met de nieuwe Unified-abonnementen.
De prijs van Unified Support wordt berekend op basis van de totale uitgaven van een organisatie aan Microsoft-software en clouddiensten. 6-12% van de jaarlijkse Software Assurance (SA) en clouddiensten. Plus 6-12% van de licentiekosten van producten die in de afgelopen 5 jaar zonder SA zijn aangeschaft. Lees meer over hoe Unified wordt geprijsd of vraag informatie aan bij US Cloud om de door Gartner gerapporteerde besparingen van 30-50% te verifiëren.
Leiders op het gebied van sourcing, inkoop en leveranciersbeheer (SPVM) melden vaak onverwachte stijgingen van de Unified Support-kosten bij verlenging vanwege het wegvallen van eenmalige kortingen, het verlies van Software Assurance Benefits (SAB)-credits en niet-bijgehouden stijgingen van hun Microsoft-uitgaven.
Bovendien stijgen de kosten voor Unified snel naarmate bedrijven steeds meer gebruikmaken van Azure, M365 en Dynamics 365. Zelfs bij Enterprise Agreements met een looptijd van drie jaar wordt Unified Support jaarlijks aangepast, waardoor het moeilijk is om de kosten te voorspellen en binnen de perken te houden.
Premier Support is een op verbruik gebaseerd model. U koopt het aantal uren dat u denkt nodig te hebben in een bepaald jaar. Over het algemeen zijn de meeste kopers van sourcing, inkoop en leveranciersbeheer (SPVM) van mening dat Premier hen meestal dicht bij hun werkelijke behoeften brengt.
Unified Support is een model dat naar behoefte wordt ingezet. Het probleem is dat sommige SPVM-kopers en organisaties geen ondersteuning nodig hebben voor alle Microsoft-producten en clouddiensten – ze gebruiken ze simpelweg niet allemaal. Daardoor kunnen ze de aanzienlijke kostenstijging of meervoudige kosten van de overstap van Premier naar Unified niet rechtvaardigen.
In sommige gevallen was de overstap van Premier naar Unified Support geen optie voor IT-leiders die tijdens de economische neergang na Covid gedwongen waren om te bezuinigen op hun budgetten en zelfs op hun personeel.
Sommige bestaande Unified-klanten vinden de verlengingskosten tijdens de crisis onbetaalbaar en zoeken naar naaralternatieven. Anderen overwegen om helemaal zonder OEM-ondersteuning te werken, hoewel het werken zonder vangnet niet zonder risico's is .
Voor bedrijven die tijdens de economische crisis na Covid-19 onder druk worden gezet door Microsoft om over te stappen van Unified naar Unified Enterprise, is er een oplossing. Vraag MSFT gewoon om nog een jaar in uw Unified-plan te blijven – ze geven mensen een vrijbrief en begrijpen dat dit niet het moment is om druk uit te oefenen.
Unified Enterprise Support is een complex voorstel dat middelen en energie vereist waar veel IT-leiders tijdens de crisis simpelweg niet over beschikken. Verwacht een jaarlijkse stijging van 12% door gebruik te blijven maken van een van de drie Microsoft Unified Support-abonnementen.
Zakelijke klanten:
Vanaf 1 juli 2021 biedt Microsoft geen Premier Support-overeenkomsten meer aan voor nieuwe zakelijke klanten.
Vanaf 1 juli 2022 biedt Microsoft geen Premier Support-overeenkomsten meer aan voor verlengende zakelijke klanten.
Klanten uit de publieke sector:
Vanaf 1 juli 2023 sluit Microsoft geen Premier Support-overeenkomsten meer af voor nieuwe klanten in de publieke sector.
Vanaf 1 juli 2024 biedt Microsoft geen Premier Support-overeenkomsten meer aan voor klanten in de publieke sector die hun overeenkomst willen verlengen.
Als u uw Unified Support-contract wilt optimaliseren, is het waarschijnlijk de moeite waard om met de IT-infrastructuur- en operationele leidinggevenden binnen uw organisatie te overleggen of premium Microsoft-ondersteuning nodig is.
Als uw Microsoft-workloads bedrijfskritisch zijn en u directe toegang tot de productteams nodig hebt (met andere woorden, u bevindt zich in de voorhoede en er doen zich vaak storingen voor), dan kan de Unified Support Premium met een TAM en beheer van kritieke situaties de moeite waard zijn.
Anders kunt u downgraden naar Microsoft Business voor incidenten of een externe ondersteuningsprovider overwegen. Beide opties zullen uw escalatietijd naar Microsoft-productteams verlengen, maar kunnen aanzienlijke kostenbesparingen opleveren.
Het eerste alternatief is van MSFT. Organisaties kunnen SAB-ondersteuningsincidenten gebruiken voor hun ondersteuningsbehoeften. Het nadeel van SAB-incidenten is dat ze geen TAM hebben, beperkte escalatie bieden, geen proactieve ondersteuning bieden en geen CritSit-proces hebben.
Naast SAB kunt u ook rechtstreeks bij Microsoft incidenten aanschaffen. Dit stond voorheen bekend als Professional en heet nu Microsoft Support for Business. Het aanschaffen van Business-incidenten heeft alle kenmerken van SAB-incidenten, maar omvat ook een langzamere oplossingstijd, aangezien de meeste technici in het buitenland werken.
Alternatieven voor Unified Support van externe partijen zijn onder meer onafhankelijke bedrijven, VAR's, grote integrators en CSP's. De nadelen van externe partijen zijn in grote lijnen het gebrek aan referenties, beperkte escalatie naar Microsoft en grote verschillen in het vermogen om zowel proactieve als reactieve ondersteuning te bieden. Onafhankelijke bedrijven bieden vrij uitgebreide ondersteuning en advies en hebben meer expertise op het gebied van sommige MSFT-producten dan VAR's, integrators of CSP's. Zie het Gartner-rapport over onafhankelijke bedrijven.
Organisaties kunnen zeker meerdere externe leveranciers gebruiken om een vervanging voor Unified in elkaar te knutselen. Dit kan werken wanneer een onderneming sterk afhankelijk is van een paar Microsoft-technologieën, zodat u een 'specialist' in SQL, Office 365, enz. kunt selecteren. Vervolgens kunt u een andere leverancier gebruiken voor reactieve ondersteuning en mogelijk een derde voor proactieve projecten of advies. Het voor de hand liggende nadeel is dat u niet één aanspreekpunt hebt en dat het beheer van meerdere leveranciers complex is.
Deze integrators hebben al hardware- of adviesrelaties met grote ondernemingen wereldwijd en begrijpen de problemen met Unified. Ze hebben ook strategische relaties met Microsoft, zodat ze zorgvuldig hiaten in de ondersteuning opvullen om MSFT niet voor de voeten te lopen. Dingen om rekening mee te houden zijn focus en reactievermogen. Microsoft-ondersteuning is geen kernactiviteit voor megaproviders, terwijl de grote integrators ter wereld langzaam en weloverwogen te werk gaan.
Sommige Value Added Resellers (VAR's) die Microsoft-software en -licenties verkopen, bieden beperkte ondersteuningsdiensten aan. Zoals eerder vermeld, hebben VAR's moeite met het vinden van referentieklanten, hebben ze beperkte escalatiemogelijkheden naar Microsoft en ontbreekt het hen aan expertise om consistente proactieve en reactieve ondersteuning te bieden voor het volledige productportfolio van Microsoft.
Voer ten minste 3 maanden voor uw Unified-verlenging een audit uit op het verlengingsvoorstel om volledig te begrijpen hoe de prijs wordt berekend. Uw auditrechten stellen u in staat om de terugblik over een periode van 3-5 jaar te bekijken en volledig te begrijpen. Houd er rekening mee dat Microsoft Premium Support is gebaseerd op de eerdere uitgaven van uw organisatie.
Als Microsoft er niet in slaagt om de informatie tijdig te verstrekken, moeten de leiders van Sourcing, Procurement and Vendor Management (SPVM) dit escaleren naar een hoger niveau dan hun MSFT-accountteam. Vraag om de informatie in de vorm van een spreadsheet, niet als pdf. De informatie moet het volgende bevatten:
In 2019 werd Microsoft erop gewezen dat het bedrijven onjuist had gefactureerd voor MSFT 365-uitgaven, wat van invloed was op hun Unified Support-kosten. Het bleek dat veel organisaties tussen 2017 en 2019 te veel hadden betaald. Microsoft 365 moet worden gefactureerd voor Unified Support tegen de gebruikersprijs van 6, 8 en 10% voor Core-, Advanced- en Performance Unified Support-abonnementen.
Deze tarieven liggen ongeveer 1/3 lager dan de serverprijzen van respectievelijk 8, 10 en 12%. Unified-klanten werden echter gefactureerd tegen de serverprijzen, wat resulteerde in een te hoge factuur van 25-30%. MSFT heeft een krediet voor 2019 afgegeven, maar heeft nog geen actie ondernomen met betrekking tot kredieten voor 2017 en 2018.
U kunt en moet uw SAB-incidenten inwisselen om uw Unified Support-factuur te verlagen. Verderop vindt u meer informatie over het SAB-beleid en hoe incidentcredits worden berekend. SAB-incidentcredits kunnen van jaar tot jaar sterk variëren. Ze spelen een bijzonder belangrijke rol in het eerste jaar van de overstap van Premier naar Unified Support.
Meestal zijn er in het tweede jaar en daarna minder SAB-incidentcredits om de kosten van Unified Support te compenseren. Dit komt deels door de SAB-regels van Premier Support en het aantal SAB-incidentcredits dat kan worden toegepast. Ondernemingen met veel Microsoft-overeenkomsten die op verschillende vervaldata vallen, maken het nog moeilijker om inzicht te krijgen in het aantal SAB-incidentcredits dat beschikbaar is om de prijs van hun Unified Support-contract te verlagen.
SAB-incidentcredits worden opgebouwd op basis van de uitgaven van een organisatie voor Microsoft Software Assurance (SA), inclusief betalingen voor online services. Zodra een onderneming is overgestapt van SA naar volledige USL-onlineabonnementen (nieuwe gebruikers die onder Microsoft 365 vallen), komt deze niet langer in aanmerking voor SAB. Ter bevestiging van deze verklaring: betalingen voor Microsoft 365 en Azure komen niet in aanmerking voor SAB.
Software Assurance Benefit (SAB)-incidentcredits verlagen volgens Gartner (juni 2022) de Unified Support-factuur van een organisatie vaak met 25% of meer. Deze besparing gaat verloren wanneer een onderneming overstapt naar Microsoft-cloudservices zoals Dynamics, Microsoft 365 en Azure. Software Assurance (SA) neemt in de loop van de tijd af naarmate traditionele on-premise licenties worden stopgezet (EOL) en het grootste deel van de Microsoft-licentiekosten naar online services verschuift. Als gevolg hiervan worden SAB-credits langzamer opgebouwd of vallen ze volledig weg, wat resulteert in een netto stijging van de Unified Support-kosten met 25% of meer.
Nieuw aangemelde Unified Support-klanten worden geconfronteerd met onverwachte prijsstijgingen als gevolg van een daling van het SAB-incidentenkrediet door lagere SA-uitgaven en hogere uitgaven voor MSFT Online-services. Als een organisatie bijvoorbeeld $ 400.000 aan SAB-krediet heeft ontvangen bij het eerste Unified Support-contract en bij verlenging ontdekt dat ze nu $ 150.000 aan SAB-krediet ontvangt, resulteert dit in een contante uitgave van $ 250.000 (stijging van de Unified Support-kosten) die niet was begroot.
Bedrijven krijgen één 24/7 Problem Resolution Support (PRS)-incident per $ 20.000 aan server SA en één 24/7 Problem Resolution Support (PRS)-incident van information worker SA. SAB-supportincidenten kunnen worden omgezet in een tegoed voor Premier of Unified Support.
Met ingang van februari 2022 zullen organisaties die meer dan $ 250.000 per jaar aan Software Assurance (SA) uitgeven, geen SAB-incidenten meer ontvangen. Ze krijgen 'naar behoefte' basisondersteuning met een initiële responstijd (IRT) van 24 uur. Of ze kunnen een eenmalig tegoed ontvangen voor een upgrade naar Unified Support. Organisaties die minder dan $ 250.000 per jaar uitgeven aan Software Assurance (SA) en geen Microsoft-ondersteuningsovereenkomst voor ondernemingen (Premier/Unified) hebben, worden doorverwezen naar een partner voor ondersteuning of kunnen Business-ondersteuningsincidenten (voorheen Professional) aanschaffen.
Een voor de hand liggende maar moeilijkere optie voor ondernemingen is om hun MSFT-uitgaven en daarmee hun kosten voor de verlenging van Unified Support te beperken. Aangezien alle uitgaven voor Microsoft-producten en -diensten meetellen voor uw Unified-kosten, is een optie om simpelweg geen Microsoft-producten aan te schaffen die niet essentieel zijn voor het bedrijf en waarvoor directe ondersteuning van Microsoft nodig is. Hoewel Office 365 en Azure wellicht cruciaal zijn voor de organisatie, is open source SQL misschien een optie.
Veel organisaties willen zichzelf graag als 'cloud first' beschouwen wat betreft hun Microsoft-stack, maar houden vaak geen rekening met de aanzienlijke Unified Support-kosten die ontstaan naarmate het aantal gebruikers en het verbruik in Dynamics 365, Microsoft 365 en Azure toeneemt. Zelfs ogenschijnlijk onschuldige upgrades van Office 365 E3 naar E5 kunnen leiden tot onverwachte stijgingen van de Unified Support-kosten. Zorg ervoor dat de Unified-kosten zijn opgenomen in uw MSFT-cloudservicesvoorstel.
Microsoft-producten die via een Cloud Solution Provider (CSP) zijn aangeschaft, tellen niet mee voor het totale bedrag dat wordt gebruikt om uw Unified Support-contractfactuur te berekenen. Het nadeel van het kopen van cloudgebaseerde services bij een CSP is dat de onderneming geen kortingen krijgt, zoals SA SKU's voor Office 365. Leiders op het gebied van sourcing, inkoop en leveranciersbeheer (SPVM) zouden moeten overwegen om bepaalde licenties, zoals Microsoft 365 of Office 365, over te hevelen naar een CSP, aangezien deze mogelijk minder ondersteuning nodig hebben dan andere kritieke workloads waarvoor Unified Support vereist is.
Zodra u weet welke Microsoft-producten en -services u nodig hebt en welke kosten voor Unified Support daarmee gemoeid zijn, zet u deze in een spreadsheet en past u de verwachte groei voor de verschillende producten voor drie jaar toe. Daarnaast maakt u een prognose van de SAB-credits en SA-kortingen die u de komende drie jaar zult mislopen. Met deze analyse kunt u een effectieve prognose maken van de kosten voor Unified Support voor uw onderneming.
Het is nooit een goed idee om uw Unified Support-contract en Microsoft Enterprise Agreement (EA) dezelfde verlengingsdata te geven. Toegegeven, de meeste EA's zijn overeenkomsten voor drie jaar en Unified Support-overeenkomsten zijn contracten voor één jaar. Als ze dezelfde verlengingsdatum hebben, wordt de kostenstijging van Unified vaak 'verborgen' in de veel hogere totale kosten van de EA.
Door Unified aan uw EA te koppelen, bent u ook gebonden aan de verslechtering van de kwaliteit van de ondersteuning door Microsoft (recordlange tijd tot oplossing in Q4 2022) en loopt u mogelijkheden mis om kosten te besparen met externe ondersteuningsproviders. Analisten raden aan om Unified apart te houden en te kiezen voor contracten van 1 jaar, zodat u alle opties openhoudt.