Conseils de négociation pour Microsoft Copilot pour M365.

Microsoft Copilot pour M365 (M365 Copilot) est un outil d'IA prometteur que Microsoft déploie cette année auprès des entreprises du monde entier. Bien qu'il offre des solutions d'IA générative complètes pour le lieu de travail, le coût mensuel potentiel de 30 dollars, voire plus selon la taille de votre entreprise et les négociations autour de l'adoption de Copilot, place certaines entreprises dans une impasse. Tout le monde souhaite mettre en œuvre M365 Copilot, mais il est utile de faire quelques recherches au préalable.

Microsoft Copilot est un outil d'intelligence artificielle qui améliore la productivité dans l'espace Microsoft 365, qui comprend Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams. Cet assistant IA fonctionne dans toutes les applications et tous les services M365, et s'étend même à Bing et Edge. Copilot utilise un modèle linguistique étendu pour aider à la création de différents actifs, à la lecture et au résumé d'e-mails, à la création de présentations, etc.

Toutes ces fonctions permettent d'améliorer la productivité, car Copilot peut mémoriser votre ton dans vos e-mails, résumer une réunion ou une vidéo pour vous, vous rappeler les réunions à venir et trouver les fichiers dont vous avez besoin pour un projet sans que vous ayez à fournir beaucoup d'efforts. Il simplifie votre approche de certains aspects plus fastidieux du travail. Si vous devez manquer une réunion, vous pouvez désormais demander à Copilot de l'enregistrer et de la résumer pour vous. Si vous devez démarrer un projet de codage, il peut vous fournir des lignes de code simples afin que vous puissiez consacrer plus de temps à des tâches plus importantes.

Au-delà de M365, le chatbot Copilot sur Edge et Bing offre des réponses personnalisées en fonction de votre activité. En plus d'un partenariat avec Meta Platforms visant à mettre le modèle linguistique IA de Facebook à la disposition des développeurs de logiciels Azure, Copilot offre commodité et innovation à l'ensemble de votre entreprise.

Microsoft essaie constamment de vous vendre un produit ou un service. L'entreprise propose tellement de solutions avantageuses pour les entreprises qu'il est difficile de ne pas utiliser une partie de son modèle de service. Cependant, sa stratégie de négociation exploite l'insécurité et le manque de compréhension. Si, par exemple, vous ne comprenez pas parfaitement le modèle d'assistance qu'ils proposent, vous risquez de signer un contrat d'assistance désavantageux pour votre entreprise. Qu'il s'agisse d'une augmentation des coûts pendant la durée du contrat ou d'une assistance sous-optimale sans recours, Microsoft dispose de nombreux moyens pour tirer parti du manque de préparation ou de connaissance d'une entreprise. Malheureusement, Copilot ne fait pas exception.

Comme il s'agit d'un nouveau service, les entreprises doivent se renseigner sur ce que Copilot propose, sur son impact potentiel sur leurs activités et sur la rentabilité de cet investissement. De nombreuses entreprises ressentent l'urgence d'intégrer Copilot à leurs solutions actuelles, tandis que Microsoft les incite à souscrire de nouvelles licences M365 Copilot. Bien que cela corresponde à leurs attentes, les équipes chargées de l'approvisionnement et des achats doivent évaluer les risques et les opportunités associés à cette nouvelle offre, en plus d'étudier le prix, la sécurité et la perte potentielle d'influence sur les futurs renouvellements de contrats.

Les conditions contractuelles sont extrêmement importantes, en particulier lorsqu'il s'agit d'un nouveau service. Lors du renouvellement de votre contrat, insistez sur le contrat Microsoft Business and Services Agreement (MBSA) et la structure EA. Si vous avez déjà négocié des modifications au niveau du MBSA ou de l'EA, veillez à acheter M365 Copilot dans le même cadre si possible. De cette façon, les conditions qui ont déjà été ajustées s'appliquent à votre nouvel investissement. Si vous négociez dans le cadre d'un contrat client Microsoft (MCA), cela ne sera pas couvert par votre MBSA/EA, ce qui signifie que les modifications seront limitées. Si vous disposez déjà de licences EAP dans le cadre de votre canal MCA, essayez de faire transférer vos licences GA vers votre contrat MBSA/EA.

Assurez-vous de confirmer auprès de Microsoft comment vos données seront traitées. Microsoft est tenu de garantir qu'aucune donnée de votre organisation n'est stockée ou hébergée en dehors de votre propre environnement. Cela concerne toutes les identités d'utilisateurs, les invites, les réponses, les détails des applications ou les données. M365 Copilot soulève des préoccupations potentielles en matière de sécurité pour certaines entreprises, mais le fait de veiller à ce que Microsoft respecte ses engagements quant à l'emplacement de stockage de vos données et à leur utilisation contribuera grandement à garantir votre sécurité.

Pendant que vous y êtes, examinez toutes les clauses du contrat relatives à la résidence et à la souveraineté des données. Microsoft stipule que « les données peuvent être stockées et traitées en dehors de la région géographique de son locataire, sauf indication contraire dans les conditions spécifiques au service ou dans la documentation produit d'un service d'IA générative Microsoft donné ». Microsoft respecte ses engagements en vertu de la politique Microsoft EU Data Boundary, mais les clients doivent tout de même s'assurer que tout est légal et hébergé exactement là où ils le souhaitent.

Microsoft est connu pour ses tactiques commerciales, d'autant plus que de nombreux contrats tentent actuellement d'imposer l'inclusion de M365 Copilot dans les renouvellements EA avec des remises améliorées. Si vous estimez que Copilot apporte une grande valeur ajoutée à votre organisation, essayez de synchroniser vos investissements avec vos renouvellements EA. Cela vous permettra de maximiser votre influence à l'avenir, car M365 Copilot fera partie des coûts d'utilisation dans Unified Support. Ne négociez pas en vase clos. Une partie de votre processus de négociation devrait inclure la vérification des concessions sur les licences M365 E3 et E5, condition préalable au prix.

Recherchez les remises partout où cela est possible. Comme pour les précédentes priorités commerciales de Microsoft, l'introduction de M365 Copilot peut s'accompagner de remises comprises entre 10 et 40 % en fonction de la taille, de la portée et de la publicité. Microsoft n'offre pas de remises à tout le monde. En fait, la fourchette de prix la plus basse reste inchangée, tandis que les fourchettes de prix plus élevées devront faire l'objet de négociations. Assurez-vous que vos prix réels bénéficient d'une remise du même pourcentage.

Même si Copilot pourrait voir ses prix baisser à l'avenir, certaines entreprises ont besoin de l'adopter dès que possible. Si attendre n'est pas une option, assurez-vous d'avoir une vue d'ensemble complète de l'investissement à long terme que vous faites dans M365 Copilot, car les renouvellements futurs pourraient s'accompagner d'une augmentation significative des prix. Cela vaut particulièrement pour les renouvellements de support Microsoft, car Copilot est considéré comme un élément de ces contrats à l'avenir, ce qui augmentera naturellement le prix de base. Pour réduire les dépenses de support et libérer davantage de capital pour les projets technologiques, une alternative de support tiers peut être votre meilleure option.