Guide rapide Copilot pour Microsoft 365.

Copilot pour Microsoft 365 a été déployé dans les entreprises du monde entier au cours des derniers mois, et les avis sont suffisamment nombreux pour susciter l'intérêt de ceux qui hésitent encore. De nombreuses entreprises qui optent pour Copilot le font en pensant qu'il résoudra instantanément bon nombre de leurs problèmes de productivité, mais l'IA n'est pas magique. Même si Microsoft présente Copilot comme la prochaine étape de l'évolution des entreprises, vous devrez fournir quelques efforts pour que cela fonctionne. C'est là que les invites entrent en jeu.

La création de prompts est une compétence qui demande du temps à maîtriser, mais tout le monde doit bien commencer quelque part. Les prompts sont une série de commandes nécessaires pour qu'une IA telle que Copilot suive vos instructions et commence à créer du contenu. Ils peuvent être simples ou complexes selon la longueur ou le nombre de prompts que vous utilisez pour atteindre l'objectif souhaité, mais si l'IA est capable de suivre vos instructions avec précision, les prompts peuvent considérablement simplifier votre processus quotidien.

Pour obtenir les meilleures réponses de Copilot, vous devez structurer vos invites à l'aide de quatre éléments clés qui vous serviront de guide.

1. Objectif : quelle réponse attendez-vous de Copilot ?
2. Contexte : Pourquoi en avez-vous besoin et qui est concerné ?
3. Source : Quelles sources d'informations ou quels échantillons Copilot devrait-il utiliser ?
4. Attentes : comment Copilot devrait-il réagir pour répondre au mieux à vos attentes ?

En additionnant ces points, on obtiendrait une invite qui ressemblerait à quelque chose comme :

1. Générer 3 à 5 points clés
2. pour me préparer à une réunion avec le service marketing afin de discuter des directives en matière de stratégie de marque.
3. Concentrez-vous sur les e-mails, les discussions Teams et le contenu PDF depuis octobre 2023.
4. Soyez direct et utilisez un langage simple.

La invite est créée à partir d'une hiérarchie de besoins. L'objectif est nécessaire pour obtenir le résultat souhaité. Le contexte et la source sont importants pour définir les lignes directrices que Copilot doit suivre et affiner son champ d'action. Les attentes ne sont pas toujours nécessaires, mais elles permettent d'adapter davantage l'expérience au résultat souhaité. Elles peuvent donc être ajoutées ou ignorées selon les besoins.

Les invites de base proposent cinq façons fondamentales d'utiliser Copilot de manière optimale, à savoir :

Utilisez cette invite pour demander à Copilot de vous fournir un résumé. Imaginez une journée de travail typique. La journée a été longue, remplie de réunions, dont certaines se sont chevauchées, vous obligeant à abandonner l'une au profit de l'autre. Vos collègues travaillent sur d'autres projets, vous obtenez donc au mieux un enregistrement de la réunion, que vous comptez regarder plus tard pour en connaître les détails.

Cela représente potentiellement 30 minutes supplémentaires ou plus pour réécouter la réunion, repérer les points sur lesquels vous auriez pu poser des questions et trouver des informations pertinentes pour vos propres projets en cours. Vous devez maintenant prévoir du temps plus tard pour passer en revue les détails ou organiser une réunion de suivi avec certains membres de l'équipe afin qu'ils vous informent.

Avec Copilot, se mettre à jour n'a jamais été aussi facile. Vous pouvez demander à l'IA de vous aider à découvrir les dernières nouvelles en lui posant la question suivante : « Quelles sont les dernières nouvelles de /[nom], classées par e-mails, chats et fichiers ? » Vous pouvez vous mettre à jour en demandant « Résumez les messages Teams de cette semaine concernant /[sujet] ». Vous pouvez également utiliser Copilot pour trouver les actions pertinentes issues de la dernière réunion en demandant « Y a-t-il des actions à entreprendre pour moi issues de la réunion avec /[personnes] ? ». Plus besoin de passer du temps à tout revoir manuellement ou à demander autour de vous pour savoir ce que vous avez manqué ; désormais, Copilot peut vous mettre au courant et vous permettre de vous remettre dans le bain.

Tous les documents ne se valent pas. Certains fichiers PDF ont la taille d'un petit livre, tandis que d'autres regorgent de détails et de statistiques, au point que les données que vous recherchez peuvent se fondre dans la masse. Si vous travaillez sur un document important et que vous avez l'impression d'être perdu ou de passer à côté d'informations importantes, Copilot peut vous aider.

Pour gagner du temps, vous pouvez demander à Copilot de résumer en disant « Expliquez ce document en deux ou trois phrases ». Si vous consultez une série de documents contenant des données interconnectées, vous pouvez rester sur la bonne voie en demandant « Quelles sont les dates et les échéances mentionnées dans [le document précédent] ? ». Si vous pensez qu'il existe des données correspondantes qui pourraient indiquer certains résultats, vous pouvez demander à Copilot : « Y a-t-il des tendances dans mes données qui montrent des changements dans l'intérêt des clients ? » Vous n'avez pas besoin de passer des heures à éplucher des documents lorsque vous disposez d'un assistant IA pour vous aider à accélérer le travail.

Vous devez faire une présentation dans quelques heures, mais votre emploi du temps est déjà chargé. À ce rythme, vous allez devoir sauter le déjeuner pour tout préparer à temps. Ce n'est pas idéal, mais c'est la vie. Ou peut-être pas ? Avec Copilot, les modifications et les ajustements sont un jeu d'enfant, où que vous soyez.
Si vous avez besoin d'ajouter une diapositive, il vous suffit de demander à Copilot « Ajoutez une diapositive sur les avantages de notre dernière campagne de marque ».

Vous pouvez demander à Copilot de réorganiser vos idées en lui demandant « Organisez cette présentation en trois phases qui illustrent le cycle de vie du parcours client ». Vous pouvez même utiliser Copilot pour planifier ou créer des variantes en lui demandant « Donnez-moi X variantes de [slogan] pour notre nouvelle campagne marketing » ou « Créez un plan marketing pour [campagne]. Cette campagne doit [objectifs] pour [public] et les inciter à [appel à l'action] ». La création et la modification de vos projets sont désormais beaucoup plus rapides grâce à Copilot.

En matière de création, le processus qui sous-tend vos projets prend du temps. Former des idées, les mettre en pratique, contacter les bonnes personnes et même présenter le concept demandent du temps et des efforts. Grâce aux suggestions de Copilot, vous pouvez simplifier la phase de création afin de disposer de plus de temps pour passer à l'action.

Vous pouvez demander à Copilot de vous proposer des idées en lui demandant « Suggérez des moyens d'optimiser notre site web pour le référencement payant ». Demandez à Copilot de rédiger vos e-mails en lui demandant « Rédigez un e-mail présentant [projet] à l'équipe et mettez en avant les trois points les plus importants ». Vous pouvez même demander à Copilot de lancer le processus de création de contenu pour vous en lui demandant « Rédigez un paragraphe d'introduction pour ce document ». Maintenant que vous avez franchi la ligne de départ, vous pouvez vous concentrer sur l'arrivée.

Il arrive parfois que vous soyez bloqué dans votre travail. Le syndrome de la page blanche frappe souvent au moment le plus inopportun, ou bien l'inspiration nécessaire pour mener à bien un projet particulier ne vient tout simplement pas. Copilot peut répondre à vos questions pour vous aider à vous rafraîchir la mémoire ou vous fournir les informations nécessaires pour avancer dans votre projet.

Vous pouvez obtenir des suggestions pour améliorer un document en demandant « Donnez-moi des exemples précis tirés de ce document sur la manière dont je peux l'améliorer pour un examen interne ». Trouvez de nouvelles façons d'aborder les mêmes sujets en demandant « Comment puis-je décrire [sujet] de manière plus concise ? ». Rappelez-vous quand une réunion importante doit avoir lieu en demandant « Quand est ma prochaine réunion avec [personne] ? ». Demandez à Copilot de vous aider et votre assistant IA s'occupera du reste.

Si Microsoft Copilot représente l'avenir pour les entreprises du monde entier, son prix d'entrée peut être élevé en fonction de la taille de votre entreprise. Si vous devez réduire vos coûts d'assistance et recherchez une alternative fiable, US Cloud est là pour vous aider.

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