Tirez parti de la division ou économisez 50 % : les meilleures tactiques pour négocier un contrat Microsoft Enterprise Agreement.

Dans le paysage contractuel actuel de Microsoft, peu de décisions offrent autant de pouvoir de négociation que la séparation des dates de renouvellement de votre contrat Enterprise Agreement (EA) et de votre contrat Unified Support. Cela peut sembler être un détail, mais ce n'est pas le cas. Le timing est un levier, et Microsoft le sait bien.

Regrouper vos contrats Microsoft en une seule date de renouvellement peut sembler pratique, mais cela profite davantage à Microsoft qu'à vous. Lorsque votre EA et votre support unifié sont renouvelés en même temps, vous perdez votre marge de négociation, vous réduisez vos options et vous limitez votre capacité à refuser des conditions défavorables.

Voyons pourquoi il est judicieux de séparer ces dates, comment cela vous donne plus de contrôle et ce que vous pouvez faire dès maintenant pour prendre de l'avance.

Microsoft encourage souvent ses clients à aligner tous leurs contrats sur une seule date de renouvellement. Ce modèle concomitant est présenté comme un moyen de simplifier la gestion des fournisseurs et de réduire les frais administratifs. La réalité ? Il donne à Microsoft toutes les cartes en main lors des négociations.

Essayer de renégocier les tarifs du support unifié au moment même où le renouvellement de votre contrat EA est en jeu revient à marcher sur une corde raide. Si vous insistez trop sur les tarifs du support, Microsoft peut menacer de vous retirer les conditions avantageuses de l'EA, d'ajouter des services cloud indésirables ou de ralentir l'ensemble du processus. Cette pression oblige souvent les entreprises à accepter des coûts de support moins qu'idéaux, simplement pour conserver l'intégralité de leur licence.

Lorsque vos contrats d'assistance et d'EA sont renouvelés séparément, cet effet de levier disparaît. Vous pouvez négocier chaque contrat individuellement. C'est le type de pouvoir dont les équipes ont besoin pour commencer à envisager des contrats qui ne favorisent pas la feuille de route de Microsoft.

Analysons cela plus en détail. C'est une chose de dire que vous obtiendrez de meilleures conditions si vous séparez ces contrats, mais vous trouverez ci-dessous quelques avantages plus spécifiques à faire en sorte que la négociation de votre contrat Microsoft Enterprise Agreement et le renouvellement de votre contrat Unified Support aient lieu à des moments différents.

Augmentation du pouvoir de négociation

Avec des dates de renouvellement échelonnées, Microsoft perd la possibilité de lier les incitations et les pénalités entre les contrats. Vous êtes libre de quitter Unified Support, de passer à un tiers tel que US Cloud ou de négocier de meilleurs tarifs, sans compromettre les conditions de votre contrat de licence.

Meilleure visibilité des contrats

Lorsque les renouvellements sont séparés, vous pouvez plus facilement évaluer chaque contrat en profondeur. Vous n'êtes pas obligé d'évaluer à la fois les licences et l'assistance dans le même cycle, ce qui vous permet de mieux analyser la situation et de prendre des décisions plus éclairées.

Flexibilité dans la planification budgétaire

Le fractionnement des renouvellements facilite également la gestion budgétaire. Vous pouvez répartir les coûts sur plusieurs exercices financiers et éviter ainsi d'accumuler d'importantes dépenses informatiques en une seule fois.

Réduction de la dépendance vis-à-vis des fournisseurs

Microsoft utilise le regroupement pour fidéliser ses clients au sein de son écosystème. En dissociant les dates de renouvellement, vous augmentez votre capacité à obtenir des offres d'assistance compétitives ou à adopter d'autres modèles d'approvisionnement, tels que le contrat client Microsoft pour les entreprises (MCAE).

Microsoft préfère les contrats coïncidents pour une raison simple : ils réduisent vos options de sortie. Si votre licence et votre assistance doivent être renouvelées simultanément, Microsoft peut :

• Utilisez les concessions EA pour vous engager dans le support unifié.
• Rendre le passage à des fournisseurs d'assistance tiers tels que US Cloud plus difficile.
• Limitez votre calendrier pour évaluer les alternatives.

Vous êtes plus susceptible d'accepter de mauvaises affaires lorsque vous êtes sous pression. C'est un jeu psychologique, et cela fonctionne, sauf si vous perturbez le timing.

Vous voulez voir comment Microsoft tend son piège ? Consultez l'article « Évitez le piège de l'EA Microsoft » pour en savoir plus sur leur stratégie de regroupement.

Si vos contrats EA et Unified Support ont actuellement la même durée, vous devrez planifier à l'avance leur dissociation. Voici comment procéder :

Étape 1 : Identifiez les dates de votre contrat

Consultez vos contrats EA et Unified Support actuels. Notez les dates de début et de fin, et examinez toutes les clauses relatives à la résiliation anticipée ou aux notifications de renouvellement.

Étape 2 : Donner la priorité à l'accord à court terme

Le contrat de support unifié est généralement le plus facile à transférer de manière indépendante. Il comporte des durées plus courtes (souvent annuelles) et moins d'éléments variables qu'un contrat EA pluriannuel.

Étape 3 : Négocier une compensation

Lors de votre prochain renouvellement de l'assistance unifiée, négociez une durée plus courte (par exemple, une prolongation de 12 mois au lieu de 3 ans) afin de décaler son renouvellement par rapport au calendrier de l'EA.

Étape 4 : Verrouiller l'effet de levier avant le renouvellement de l'EA

Avec Unified Support hors cycle, vous pourrez entamer les négociations de renouvellement EA sans être lié par le support. C'est le moment idéal pour explorer de meilleurs modèles de licence.

Pour en savoir plus sur la manière de vous libérer des calendriers imposés, consultez l'article « Pourquoi les contrats Microsoft concomitants vous nuisent ».

Même si vous n'êtes pas prêt à quitter Microsoft Unified Support, US Cloud peut tout de même vous aider. Le simple fait d'obtenir un devis auprès de US Cloud et de le présenter lors des négociations de votre contrat Unified Support vous donne 80 % de chances de réduire vos coûts Unified.

Si vous décidez de faire appel à un fournisseur de support tiers, notre équipe a remplacé le support unifié de Microsoft pour des centaines de grandes entreprises, avec jusqu'à 50 % d'économies.

Le timing est important. Séparer les dates de négociation de votre contrat Microsoft Enterprise Agreement et de renouvellement de votre contrat Unified Support ne résoudra pas tous les problèmes liés aux contrats Microsoft, mais cela vous donnera plus de temps pour évaluer, négocier et finalement choisir ce qui convient le mieux à votre organisation.

Ne renoncez pas à votre pouvoir de négociation au profit d'une simplicité illusoire. Dissocier vos contrats, reprenez le contrôle et négociez avec Microsoft selon vos propres conditions.

Est-il difficile de séparer les renouvellements pour le support unifié et la négociation de l'accord d'entreprise Microsoft ?

Cela demande de la planification, mais c'est faisable. L'approche la plus simple consiste à négocier des conditions de support unifié plus courtes et à modifier progressivement le calendrier.

Puis-je continuer à faire appel à un fournisseur de services d'assistance tiers tel que US Cloud si mes contrats arrivent à échéance ?

Oui, mais votre calendrier risque d'être plus serré. Le découplage vous offre davantage de flexibilité et de pouvoir de négociation.

Et si Microsoft s'oppose à la séparation des dates ?

C'est souvent le cas. C'est le signe que vous êtes sur la bonne voie. Restez ferme et montrez que vous évaluez toutes les options, y compris le recours à un prestataire tiers. Même si vous n'êtes pas prêt à passer à des services tiers, cela leur fera comprendre qu'il est temps de prendre vos demandes de négociation au sérieux.

Microsoft nous pénalisera-t-il pour avoir recours à une assistance tierce ?

Microsoft ne peut pas vous sanctionner légalement, mais peut exercer une légère pression. Les clients américains de Cloud continuent de bénéficier d'une licence complète et d'un accès aux produits tout en utilisant nos services d'assistance.