Pourquoi les entreprises devraient éviter les contrats concomitants pour Microsoft EA et Unified Support.

À certaines périodes de l'année, Microsoft connaît une saison de résiliation simultanée des contrats. Les contrats Microsoft Enterprise Agreement (EA) et Unified Support des clients expirent simultanément, ce qui semble être un processus de renouvellement de contrat simple et ordonné. Cependant, même s'il peut sembler pratique de signer des accords de renouvellement pour des contrats de produits et de support importants à peu près au même moment, ces contrats simultanés peuvent en réalité être extrêmement restrictifs pour la croissance d'une entreprise. 

En revanche, des cycles de renouvellement stratégiques distincts pour les contrats de support unifié et d'EA peuvent apporter aux entreprises un avantage significatif en termes de gestion des coûts, de pouvoir de négociation et de flexibilité du support. 

Poursuivez votre lecture pour découvrir pourquoi les contrats coterminaux doivent être stratégiquement évités pour le bien de votre entreprise. Découvrez également comment US Cloud peut vous aider à éviter complètement les contrats coterminaux ! 

Le calendrier stratégique des contrats crée des fenêtres de négociation et des périodes de transition.

Dans le jargon Microsoft, un contrat Enterprise Agreement (EA, comme on l'appelle actuellement) est un contrat permettant aux entreprises d'utiliser les logiciels et produits Windows Microsoft. Un contrat Unified Support est un accord accordant une assistance technique spécialisée aux clients qui utilisent les produits Microsoft. Bien qu'il s'agisse de deux contrats différents, ils sont souvent associés, car les entreprises qui dépendent d'un environnement Microsoft pour fonctionner ne sont pas toujours équipées pour résoudre les problèmes qui surviennent dans cet environnement.

À première vue, cela semble être le moment idéal pour renouveler les contrats, car cela permet aux entreprises de signer simultanément leurs prochains contrats pour les produits et l'assistance. Cependant, Microsoft impose souvent une condition appelée « contrat concomitant ».

Dans ce cas, on parle de contrats concomitants lorsque deux contrats ou plus sont synchronisés pour expirer au même moment. Cette configuration du service pour le produit et son assistance correspondante empêche les entreprises de bénéficier d'une flexibilité optimale et d'une optimisation des coûts.

C'est pour cette raison que des cycles de renouvellement distincts et la mise en œuvre d'un support tiers permettent aux entreprises de négocier librement des contrats flexibles, de gérer leurs coûts à long terme, de prendre des décisions indépendantes concernant leurs fournisseurs, et bien plus encore.

Les contrats à durée déterminée limitent les possibilités pour une entreprise de négocier des conditions contractuelles plus avantageuses. À leur expiration, les contrats prennent fin et les entreprises n'ont plus aucun moyen d'obtenir de meilleures conditions contractuelles.

Les renouvellements échelonnés, quant à eux, permettent aux entreprises de tirer parti d'un contrat pour obtenir de meilleures conditions sur l'autre. Lorsque les besoins de votre entreprise ou de votre organisation évoluent, votre assistance doit évoluer avec vous, et non vous freiner.

Le soutien d'un tiers maximise le pouvoir de négociation contractuelle.

L'un de nos clients, Parkland Health Hospital System, illustre parfaitement pourquoi il est important de négocier des conditions contractuelles adaptées. Son équipe rencontrait un problème à l'échelle du système concernant SharePoint et un flux de travail crucial. Jeff Maxfield, directeur des services techniques, se souvient comment les limitations contractuelles du support direct de Microsoft ont empêché son équipe de bénéficier de solutions pendant trois ans, au lieu de constituer des obstacles au progrès :

« … nous avons utilisé toutes nos heures d'assistance avant qu'ils ne parviennent à réparer le problème. J'ai tout simplement épuisé mes heures, puis ils m'ont reproché que ce n'était pas une réparation… ils m'ont fait tourner en rond au sujet des heures à utiliser, en me disant « Vous avez épuisé vos heures et vous ne pouvez pas les transférer », « vous ne pouvez pas les modifier » et « nous ne pouvons pas vous aider tant que vous n'avez pas signé un nouveau contrat ».

Ils ne s'intéressaient qu'aux contrats, à l'argent, à être payés. Ils ne se souciaient pas de moi. Ils ne se souciaient pas de s'assurer que mes patients ne soient pas affectés.

Nous avons donc décidé d'aller de l'avant. Et lorsque nous avons signé avec US Cloud, nous avons clairement indiqué que c'était notre priorité numéro un. Sans cela, nous mettions nos patients en danger. US Cloud est intervenu et a affecté un ingénieur à cette tâche. Il s'est assis, m'a rencontré, a rencontré mes clients. Je lui ai dit : « Écoutez, peu importe le coût, faites le nécessaire. »

… Je ne peux pas vous dire à quel point c'était génial de sentir que quelqu'un me donnait la priorité. On ne trouve plus ça dans le soutien aujourd'hui.

Les renouvellements échelonnés des contrats permettent des options d'assistance Microsoft flexibles.

Dans ce cas, Parkland Health a été libéré des clauses contractuelles restrictives et contraignantes après être passé à US Cloud, un fournisseur tiers de support Microsoft. L'établissement a également bénéficié du support prioritaire dont il avait besoin pour protéger le bien-être de chacun de ses patients.

La séparation des contrats EA et Unified Support de Microsoft permet aux entreprises de profiter du temps supplémentaire pour étudier les options de support proposées par des tiers. Elles peuvent ainsi trouver des contrats plus flexibles qui réduisent également les coûts de support de 30 à 50 % en moyenne.

Grâce au soutien d'entreprises telles que US Cloud, votre équipe peut bénéficier de la flexibilité du support Microsoft, que le support direct via Unified ne peut offrir :

• Évolutivité flexible des services
• Tarification à l'utilisation sans frais cachés
• Solutions d'assistance proactives
• Solutions d'assistance réactives
• Et plus encore

Avec US Cloud, l'assistance Microsoft est plus rentable, car vous avez la liberté de choisir les services dont vous avez besoin parmi notre équipe de spécialistes.

US Cloud offre une flexibilité supérieure à celle du support unifié Microsoft.

Les accords concomitants s'accompagnent parfois d'une pression supplémentaire de la part de l'entreprise qui fournit le contrat, qui impose au client de « prendre ou laisser ». En d'autres termes, la prise de décision indépendante peut être limitée si le fournisseur est en position de force et peut laisser une entreprise dans l'incertitude si elle ne signe pas le renouvellement du contrat.

Grâce à des cycles de renouvellement distincts et à une assistance tierce, vous et votre équipe pouvez garder le contrôle sur les décisions d'assistance qui protègent la productivité et les intérêts de votre entreprise.

Les coûts liés à Microsoft Unified augmentent considérablement au fil du temps, parfois jusqu'à cinq fois plus que ceux liés au support Premier. Lorsque les coûts liés au support ne grimpent pas de manière incontrôlable, les entreprises disposent de plus d'options pour optimiser leurs coûts.

US Cloud propose des tarifs stables, contrairement aux coûts croissants de Microsoft.

Pour les entreprises à la recherche d'alternatives fiables et rentables, le modèle de tarification personnalisé à l'utilisation de US Cloud leur permet de bénéficier du même niveau d'assistance experte sans payer pour des services inutilisés.

Si vous savez qu'il est temps d'envisager un autre fournisseur de support Microsoft, vous aurez besoin d'un peu de temps pour étudier les différentes options qui s'offrent à vous, puis pour intégrer votre nouveau fournisseur à votre infrastructure informatique. Sans période de transition prévue, votre équipe peut s'attendre à des interruptions de service.

Empêchez les problèmes liés à Microsoft de nuire à la progression et à la productivité de votre équipe. Assurez-vous que vos contrats Microsoft sont asynchrones, afin de garantir à votre équipe une transition sereine et réfléchie vers de nouvelles options d'assistance plus flexibles.

Les lois antitrust empêchent non seulement les entreprises d'établir des monopoles sur les marchés, mais elles leur interdisent également de piéger les clients dans des contrats anticoncurrentiels. Les contrats ne sont pas conformes à cette loi s'ils promettent des coûts moins élevés ou menacent d'augmenter les prix en tirant parti d'un marché (logiciels) pour obtenir un avantage sur un autre marché (assistance).

Séparer les cycles de renouvellement de vos contrats Microsoft EA et Unified Support permet à votre entreprise d'éviter d'être soumise à des pratiques contractuelles obligatoires dès le départ.

La meilleure façon de conserver votre autonomie dans vos décisions concernant le support et les logiciels Microsoft est de veiller à ne pas conclure de contrats concomitants pour Microsoft EA ou Unified Support.

Sans contrats coterminés via Microsoft, votre équipe peut bénéficier des avantages suivants :

• Augmentation du pouvoir de négociation sur les accords avec Microsoft
• Flexibilité accrue du support
• Liberté de choix du fournisseur
• Gestion améliorée des coûts
• Planification intégrée de la transition

Évaluez vos contrats Microsoft actuels afin de vous assurer qu'ils vous sont favorables. Dans le même temps, restez ouvert à la possibilité que des fournisseurs de support tiers puissent vous aider à optimiser vos conditions de support Microsoft et à réaliser des économies à long terme.

Pourquoi est-il déconseillé de laisser mes contrats Microsoft EA et Unified Support expirer en même temps ?

Le fait de laisser vos contrats avec Microsoft expirer simultanément limite la capacité de votre équipe à négocier de meilleures conditions contractuelles, à gérer les coûts ou à préparer les transitions. Cela vous oblige également à rester fidèle à votre fournisseur, que cela vous plaise ou non.

Comment puis-je éviter la résiliation anticipée du contrat par Microsoft ?

Évaluez vos contrats pour savoir quand ils prennent fin. Assurez-vous qu'ils ont des cycles de renouvellement distincts (chacun prenant fin à des dates différentes) afin d'éliminer les inconvénients des contrats concomitants.

Quels sont les avantages des cycles de renouvellement distincts pour les contrats Microsoft ?

Lorsque les entreprises séparent les dates d'échéance de leurs contrats Microsoft EA et Unified Support, elles peuvent ainsi bénéficier d'une couverture d'assistance continue, conserver une plus grande autonomie sur leur écosystème Microsoft et maintenir une flexibilité accrue face à l'évolution des besoins de l'entreprise ou des offres du marché.