Conformidade do Office 365 com a HIPAA
Conformidade com a HIPAA do Office 365 a um custo 30-50% mais baixo
Proteja as informações de saúde protegidas (PHI) em e-mails, Teams, SharePoint e OneDrive
As organizações de saúde precisam de proteção abrangente para informações de saúde protegidas em todos os serviços do Microsoft 365. Os nossos engenheiros configuram políticas de prevenção contra perda de dados que detectam e bloqueiam a exposição de informações de saúde protegidas no Exchange Online, conversas do Microsoft Teams, bibliotecas de documentos do SharePoint e armazenamento do OneDrive.
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O que a conformidade com a HIPAA do Office 365 realmente exige
Regra de segurança HIPAA Medidas de proteção técnicas no M365
A Regra de Segurança HIPAA exige salvaguardas técnicas específicas que o Microsoft 365 pode fornecer, mas apenas com a configuração adequada. O controlo de acesso requer identificação única do utilizador, procedimentos de acesso de emergência e logoff automático. Os controlos de auditoria exigem o registo de atividades em todos os acessos a PHI. Os controlos de integridade protegem a precisão das PHI e impedem alterações não autorizadas. A segurança da transmissão requer encriptação para todas as PHI em trânsito. Os nossos engenheiros implementam cada medida de segurança utilizando recursos nativos do M365, como acesso condicional, registos de auditoria unificados, políticas de retenção e segurança da camada de transporte.
O BAA da Microsoft não é sinónimo de conformidade
A Microsoft oferece Contratos de Parceria Comercial para serviços elegíveis para HIPAA, mas assinar um BAA não torna o seu ambiente compatível. O BAA define as responsabilidades da Microsoft como parceira comercial. As organizações de saúde continuam responsáveis pela configuração de políticas de DLP, criptografia, controlos de acesso e registo de auditoria. Cartas de referência enviadas por e-mail não criptografado, PHI partilhadas no Teams sem rótulos de confidencialidade ou documentos armazenados no SharePoint sem restrições de acesso criam lacunas de conformidade, independentemente do seu status de BAA.
O PHI flui através do M365, mesmo com sistemas EHR separados
As organizações de saúde muitas vezes assumem que as PHI existem apenas nos sistemas Epic ou Cerner. Os dados dos pacientes fluem constantemente pelo Microsoft 365 em comunicações de encaminhamento, e-mails de verificação de seguro, registos administrativos e mensagens entre departamentos. Os resultados laboratoriais são anexados a e-mails, a coordenação de cuidados ocorre no Teams e os documentos de gestão de casos ficam no SharePoint. Cada ponto de contacto das PHI no M365 requer a configuração de conformidade com a HIPAA do Office 365, com criptografia, controlos de acesso e trilhos de auditoria apropriados.
Proteções administrativas e físicas além do M365
As salvaguardas técnicas no Office 365 representam um componente da conformidade com a HIPAA. As salvaguardas administrativas incluem processos de gestão de segurança, formação da força de trabalho e procedimentos de resposta a incidentes. As salvaguardas físicas abrangem o acesso às instalações e a segurança das estações de trabalho. A US Cloud implementa controlos técnicos M365, fornecendo documentação que apoia o seu programa de conformidade HIPAA mais abrangente. Coordenamos com a sua equipa de conformidade para garantir que as configurações de segurança estejam alinhadas com as políticas, programas de formação e avaliações de risco.
Configuração completa do M365 HIPAA e monitorização contínua
Avaliação da preparação para a HIPAA e análise de lacunas
Os nossos engenheiros certificados pela Microsoft avaliam a sua postura de segurança atual do M365 em relação aos requisitos da Regra de Segurança HIPAA numa avaliação de duas semanas. Fazemos um inventário dos fluxos de trabalho de PHI (informações de saúde protegidas) no Exchange, Teams, SharePoint e OneDrive para identificar onde as informações de saúde protegidas estão e para onde se deslocam. A análise de lacunas documenta controlos em falta, como e-mails não encriptados, restrições de acesso inadequadas ou registos de auditoria insuficientes. As organizações de saúde recebem um roteiro priorizado que mostra as alterações de configuração necessárias para a conformidade, juntamente com a verificação do BAA (Acordo de Nível de Serviço) e a revisão da documentação.
Configuração de segurança da fundação
Os requisitos de controlo de acesso da HIPAA exigem autenticação multifatorial, permissões baseadas em funções e procedimentos de acesso de emergência. Implementamos políticas de acesso condicional que impõem a autenticação multifator para todo o acesso a informações de saúde protegidas (PHI), ao mesmo tempo que permitimos contas de emergência para cuidados médicos urgentes. O registo de auditoria unificado é configurado com retenção prolongada para cumprir os requisitos de controlo de auditoria da HIPAA. As bases de segurança protegem contra configurações incorretas comuns que expõem as PHI. A gestão de dispositivos móveis garante que os profissionais de saúde que acedem ao e-mail em dispositivos pessoais cumpram os requisitos de proteção física da HIPAA para a segurança das estações de trabalho.
Proteção de PHI e prevenção contra perda de dados
As políticas de prevenção contra perda de dados constituem o núcleo da conformidade do Office 365 com a HIPAA, detectando e protegendo automaticamente as informações de saúde protegidas (PHI). Os nossos engenheiros configuram regras de DLP que identificam padrões de dados de pacientes em e-mails, mensagens do Teams e documentos e, em seguida, aplicam criptografia ou bloqueiam o compartilhamento com base no risco. As etiquetas de sensibilidade permitem a classificação automática para que as PHI sejam marcadas e protegidas sem ação do utilizador. As barreiras de informação impedem o partilha não autorizado de PHI entre departamentos, quando exigido pelas suas políticas de segurança. A encriptação de e-mail garante que os dados dos pacientes em trânsito cumpram as exigências de segurança de transmissão da HIPAA.
Documentação de conformidade e apoio à auditoria
As organizações de saúde precisam de documentação que comprove que os controlos HIPAA estão implementados e são eficazes. Fornecemos documentação de mapeamento de controlos que mostra como cada configuração do M365 atende aos requisitos específicos da Regra de Segurança. O suporte à documentação de avaliação de riscos ajuda a sua equipa de conformidade a demonstrar a gestão contínua de riscos HIPAA. A documentação BAA é organizada com definições claras do escopo do serviço. Os procedimentos de recolha de evidências de auditoria garantem que você possa produzir rapidamente registos e provas de configuração durante revisões regulatórias ou auditorias de seguro cibernético.
Monitorização contínua da conformidade com resposta rápida a incidentes
A maioria dos consultores de conformidade configura o M365 uma vez e vai embora. O nosso modelo oferece monitorização 24 horas por dia, 7 dias por semana, feita pelos mesmos engenheiros que implementaram os seus controlos. Os alertas de DLP são investigados em até 15 minutos, com o apoio de SLAs financeiros. As revisões mensais da postura de conformidade identificam desvios de configuração ou novos riscos de exposição de PHI. As atualizações trimestrais da avaliação de riscos apoiam o seu processo contínuo de gestão de segurança HIPAA. Quando ocorrem possíveis violações, a nossa equipa fornece orientações imediatas de contenção para cumprir o prazo de 60 dias para notificação de violações.
Como protegemos os dados dos pacientes no Microsoft 365
Criptografia de e-mail e comunicação segura com pacientes
As informações de saúde protegidas circulam constantemente por e-mail nas organizações de saúde. Os nossos engenheiros configuram o Microsoft Purview Message Encryption para encriptar automaticamente os e-mails que contêm PHI com base na deteção de conteúdo. As regras de transporte aplicam a encriptação quando as mensagens contêm identificadores de pacientes, códigos de diagnóstico ou informações de tratamento. Os destinatários fora da sua organização recebem links seguros para o conteúdo encriptado, em vez de PHI expostos na sua caixa de entrada. A gestão de direitos impede o reencaminhamento ou a cópia de dados encriptados de pacientes, garantindo que apenas os destinatários autorizados tenham acesso às informações protegidas.
Equipes e controlos de acesso do SharePoint
A colaboração do Microsoft Teams e do SharePoint requer controlos de acesso rigorosos quando se trata de PHI. As permissões baseadas em funções impõem o acesso mínimo necessário para que os funcionários vejam apenas os dados dos pacientes relevantes para a sua função. As etiquetas de sensibilidade restringem automaticamente o partilhamento externo de documentos marcados como contendo PHI. As revisões de acesso ao nível do site garantem que as permissões não se alterem ao longo do tempo. As políticas de acesso de convidados impedem a exposição acidental de PHI a colaboradores externos. As barreiras de informação podem segmentar os canais do Teams quando a HIPAA exige a separação entre departamentos ou populações de pacientes.
Prevenção contra perda de dados em todas as cargas de trabalho
As políticas de DLP monitorizam todos os locais onde as PHI podem existir no M365. O Exchange Online DLP verifica os e-mails enviados em busca de padrões de dados de pacientes, incluindo nomes, datas de nascimento, números de registos médicos e códigos de diagnóstico. O SharePoint e o OneDrive DLP impedem que os utilizadores carreguem ou partilhem ficheiros com PHI em locais não autorizados. O Teams Message DLP alerta os administradores quando os dados dos pacientes são partilhados em conversas. O Endpoint DLP estende a proteção aos dados em dispositivos geridos. As dicas de política educam os utilizadores quando eles tentam ações arriscadas com informações de saúde protegidas.
Registo de auditoria e monitorização de atividades
Os requisitos de controlo de auditoria da HIPAA exigem o registo abrangente de todos os acessos e modificações de PHI. Os registos de auditoria unificados capturam o acesso à caixa de correio, visualizações de documentos, alterações de permissões e correspondências de políticas de DLP em todo o M365. A auditoria da caixa de correio rastreia quem acedeu aos e-mails dos pacientes e quais ações foram realizadas. A auditoria do SharePoint regista downloads de documentos e atividades de partilha. As políticas de alerta notificam imediatamente a nossa equipa de monitorização quando ocorrem atividades suspeitas, como downloads em massa, partilha externa incomum ou acesso fora do horário de expediente. A retenção prolongada de registos garante que os dados históricos permaneçam disponíveis para investigações ou auditorias regulatórias.
Gestão de dispositivos móveis para profissionais de saúde
Os profissionais de saúde acedem a e-mails e documentos em dispositivos móveis pessoais, criando desafios de proteção física HIPAA. O gerenciamento de dispositivos móveis Intune impõe criptografia em todos os dispositivos que acedem a PHI. O acesso condicional bloqueia o acesso de dispositivos não gerenciados ou não compatíveis. Os recursos de limpeza remota protegem os dados dos pacientes quando os dispositivos são perdidos ou roubados. As políticas de proteção de aplicativos impedem que PHI seja copiado do Outlook ou do Teams para aplicativos de consumo não aprovados. As políticas de conformidade de dispositivos garantem que os patches de segurança estejam atualizados antes de permitir o acesso ao M365.
Experiência em conformidade com normas de saúde na Microsoft Preços de suporte
Custo 30-50% mais baixo do que consultores de conformidade em saúde
As empresas de consultoria em conformidade com normas de saúde cobram taxas elevadas pelas avaliações HIPAA e configuração M365, e depois vão embora após a implementação. A US Cloud oferece a mesma implementação técnica com um custo 30% a 50% mais baixo, garantido. Mais importante ainda, os mesmos engenheiros que configuram as suas políticas DLP e criptografia permanecem com você para monitoramento 24 horas por dia, 7 dias por semana, e resposta a incidentes. As organizações de saúde obtêm implementação e suporte contínuo por menos do que os consultores cobram por um trabalho de configuração único.
Especialização em HIPAA que falta ao suporte unificado da Microsoft
Os engenheiros do Suporte Unificado da Microsoft lidam com tickets de reparos em milhares de produtos para todos os setores. A nossa equipa é especializada exclusivamente em tecnologias Microsoft, com profundo conhecimento em conformidade com as normas de saúde, adquirido ao longo de anos de implementações de conformidade com a HIPAA no Office 365. Os engenheiros têm, em média, mais de 14 anos de experiência com a Microsoft e muitos já trabalharam na Microsoft anteriormente. Quando as políticas de DLP precisam de ajustes ou novos fluxos de trabalho de PHI exigem revisão de segurança, você conta com especialistas que entendem tanto a arquitetura técnica do M365 quanto os requisitos da Norma de Segurança HIPAA. Os tempos de resposta inferiores a 15 minutos com SLAs financeiros superam as metas do Suporte Unificado.
Monitorização proativa versus reparação reativa
O Suporte Unificado da Microsoft reage aos tickets que você abre após a ocorrência de problemas. O nosso modelo de monitoramento de conformidade identifica riscos de exposição de PHI antes que se tornem violações. A eficácia da política de DLP é revista mensalmente. Desvios de configuração que enfraquecem os controlos de segurança são detectados e corrigidos. Novos recursos do M365 que afetam a conformidade com a HIPAA são avaliados e configurados adequadamente. Atualizações trimestrais de avaliação de risco fornecem a documentação necessária para o seu programa de conformidade. As organizações de saúde evitam a correria para descobrir lacunas de conformidade durante auditorias ou após incidentes.
Implementação mais rápida do que as equipas internas de TI
As equipas internas de TI não possuem o conhecimento especializado em conformidade com as normas de saúde e a especialização em M365 necessários para implementar a conformidade do Office 365 com a HIPAA de forma eficiente. Aprender os requisitos da HIPAA, compreender a conceção de políticas de DLP e configurar corretamente as etiquetas de sensibilidade leva meses. A nossa metodologia comprovada conclui as implementações em 8 a 12 semanas com configurações específicas para o setor de saúde, aperfeiçoadas em implementações para a Highmark Health, Parkland Health, Universal Health Services e outros clientes do setor de saúde. As organizações alcançam uma operação em conformidade mais rapidamente, evitando armadilhas comuns que criam riscos de exposição de PHI ou lacunas de conformidade.
Engenheiros 100% sediados nos EUA para compatibilidade com BAA
Ao contrário do suporte da Microsoft, que utiliza fornecedores offshore, a US Cloud emprega apenas engenheiros 100% baseados nos Estados Unidos. Isso elimina preocupações com a exposição de informações de saúde protegidas (PHI) por meio de canais de suporte internacionais ou questões de conformidade com acesso a dados offshore. Todas as informações dos clientes são encriptadas tanto em trânsito quanto em repouso. Nunca sofremos uma violação de dados, ao contrário do vazamento de 250.000 registros de clientes do Premier Support que a Microsoft sofreu em 2019. As organizações de saúde atendem aos requisitos de segurança de dados e, ao mesmo tempo, obtêm melhor qualidade de suporte e comunicação de engenheiros seniores que parecem colegas, e não fornecedores offshore.
Parte da linha de serviços de segurança da Microsoft da US Cloud
O Microsoft Zero Trust é um componente de uma plataforma de segurança abrangente da Microsoft.
Organizações de saúde confiam na US Cloud para a segurança do M365
Histórico de clientes da área de saúde da Fortune 500
A US Cloud oferece suporte a 84 empresas da Fortune 500 e Global 2000 em diversos setores, com profunda experiência em saúde, incluindo Highmark Health, Parkland Health, Universal Health Services e Amedisys. Essas complexas organizações de saúde escolheram a US Cloud para obter suporte ao M365 e experiência em conformidade com o Office 365 HIPAA em vez do Suporte Unificado da Microsoft e consultores de conformidade em saúde. Sistemas hospitalares, seguradoras de saúde, grupos de médicos e parceiros comerciais da área da saúde confiam nos nossos engenheiros para obter uma configuração do M365 em conformidade e uma resposta rápida a incidentes.
Suporte que parece ser da sua própria equipa
Daniel W., gestor de tecnologia na área da saúde, descreve a experiência com a US Cloud: «É como trabalhar com colegas da minha própria equipa. A comunicação é natural e a vossa equipa parece parte da nossa, não um fornecedor do outro lado do mundo. Os técnicos de suporte são experientes e respondem rapidamente, muitas vezes várias vezes ao dia. Este modelo de parceria é essencial para a conformidade na área da saúde, onde a colaboração frequente garante que os controlos de proteção de informações de saúde protegidas (PHI) permaneçam eficazes à medida que os fluxos de trabalho evoluem e novos requisitos de segurança surgem.»
Parceria focada no cliente versus fornecedor orientado para as vendas
Jeff M., diretor de serviços técnicos da Parkland Health, compara a US Cloud com o Microsoft Unified Support: Eles só se preocupavam com contratos, dinheiro e receber pagamentos. Não se preocupavam em cuidar de mim. Não consigo expressar o quanto foi bom sentir que alguém estava a colocar-me em primeiro lugar. As organizações de saúde precisam de parceiros de conformidade focados na proteção dos dados dos pacientes e na resposta rápida a incidentes, não de fornecedores que otimizam a receita dos contratos de suporte. O nosso foco exclusivo na substituição do suporte da Microsoft criou uma infraestrutura e processos específicos para essa missão.
Alavancagem para negociações de contratos com a Microsoft
Um CIO da Fortune 500 explica o valor mesmo sem mudar: a US Cloud foi a alavanca de que precisávamos para reduzir a nossa conta da Microsoft em 1,2 milhões de dólares. As organizações de saúde com investimentos substanciais na Microsoft ganham poder de negociação simplesmente avaliando alternativas. As equipas de vendas de suporte unificado reduzem os preços quando existem opções confiáveis de terceiros. Mesmo as organizações de saúde que acabam por permanecer com a Microsoft se beneficiam de ter uma estimativa da US Cloud demonstrando preços competitivos de mercado e níveis de serviço superiores disponíveis.
Soluções M365 HIPAA para todos os tipos de organizações de saúde
Sistemas hospitalares e redes de saúde
Os sistemas hospitalares com várias instalações enfrentam desafios complexos de conformidade com a HIPAA do Office 365, com equipas clínicas em vários locais a aceder aos dados dos pacientes em dispositivos móveis. As caixas de correio partilhadas para comunicação entre departamentos contêm informações de saúde protegidas (PHI) que requerem proteção DLP. As listas de distribuição para coordenação de cuidados precisam de controlos de encriptação. Os médicos do serviço de urgências necessitam de procedimentos de acesso rápido que equilibrem a segurança com a urgência dos cuidados aos pacientes. Os nossos engenheiros configuram políticas de acesso condicional que permitem o acesso de emergência, mantendo simultaneamente registos de auditoria. A segurança de integração para sistemas EHR, como Epic e Cerner, garante que as PHI que circulam entre os sistemas permanecem protegidas.
Consultórios médicos e clínicas ambulatoriais
Pequenos consultórios médicos e clínicas precisam estar em conformidade com o Office 365 HIPAA sem uma equipa dedicada de segurança de TI. A comunicação com os pacientes por e-mail requer criptografia automática sem interrupção do fluxo de trabalho. As informações de saúde protegidas (PHI) em lembretes de consultas, resultados laboratoriais e cartas de encaminhamento precisam de proteção. A equipa de gestão do consultório lida com os requisitos de conformidade com recursos limitados. A nossa configuração M365 pronta a usar fornece políticas DLP, encriptação de e-mail e controlos de acesso que funcionam automaticamente. A documentação de conformidade com o seguro cibernético apoia as renovações de apólices. A segurança da plataforma de telemedicina garante que as consultas por vídeo com os pacientes através do Teams cumprem os requisitos de segurança de transmissão HIPAA.
Planos de seguro de saúde e pagadores
As organizações de seguro de saúde lidam com as informações de saúde protegidas (PHI) dos membros no processamento de reclamações, recursos e comunicações de atendimento ao cliente. Os dados de reclamações nas bibliotecas de documentos do SharePoint requerem controlos de acesso que impeçam a divulgação não autorizada. As informações de saúde protegidas (PHI) dos membros em correspondência por e-mail precisam de encriptação. A colaboração externa com fornecedores e TPAs exige controlos de partilha seguros. As políticas de DLP detetam identificadores de membros em documentos de apólices e e-mails de serviços aos membros. Os procedimentos de tratamento de informações de saúde protegidas (PHI) em recursos e reclamações garantem a conformidade regulamentar. A documentação de preparação para auditorias regulamentares demonstra a conformidade com a Regra de Segurança HIPAA aos departamentos de seguros estaduais.
Parceiros comerciais e prestadores de serviços na área da saúde
Os parceiros comerciais da área da saúde enfrentam requisitos exclusivos de conformidade com a HIPAA do Office 365 ao lidar com as informações de saúde protegidas (PHI) dos clientes. As obrigações específicas da HIPAA para parceiros comerciais incluem a gestão de parceiros comerciais a jusante e a coordenação da notificação de violações com as entidades abrangidas. Os procedimentos de tratamento das PHI dos clientes impedem a mistura de dados entre clientes. O isolamento de PHI multitenant garante que um cliente de saúde não possa aceder aos dados de pacientes de outro cliente. Os nossos engenheiros configuram barreiras de informação e controlos de acesso que impõem uma separação rigorosa. A gestão de parceiros comerciais a jusante garante que quaisquer subcontratados que acedam aos sistemas M365 cumpram os requisitos HIPAA através da cadeia de conformidade.
O seu caminho para a conformidade com a HIPAA no M365 em 8 a 12 semanas
Semana 1-2: Avaliação da preparação para a HIPAA
A implementação começa com uma avaliação abrangente da sua postura de segurança atual do M365 e dos fluxos de trabalho de PHI. Os nossos engenheiros avaliam as políticas de DLP existentes, as configurações de encriptação, os controlos de acesso e os registos de auditoria em relação aos requisitos técnicos de proteção da Regra de Segurança HIPAA. O inventário de PHI documenta onde as informações de saúde protegidas estão armazenadas no Exchange Online, Teams, SharePoint e OneDrive. A análise de lacunas identifica controlos ausentes ou configurações incorretas que criam riscos de conformidade. As organizações de saúde recebem um roteiro priorizado que mostra as alterações de configuração necessárias, juntamente com estimativas de cronograma e revisão da documentação do Microsoft BAA.
Semanas 3-6: Implementação da segurança básica
A fase dois estabelece os controlos de segurança essenciais necessários para a conformidade do Office 365 com a HIPAA. A autenticação multifator é implementada com políticas de acesso condicional que impõem a MFA para todo o acesso a PHI. Os procedimentos de acesso de emergência equilibram a segurança com a urgência do atendimento ao paciente. A configuração unificada de registo de auditoria garante um monitoramento abrangente das atividades com períodos de retenção prolongados. As bases de segurança protegem contra configurações incorretas comuns. As políticas de gestão de dispositivos móveis protegem os dispositivos dos profissionais de saúde que acedem a e-mails e documentos. A segurança básica cria a estrutura para os controlos de proteção de PHI implementados na fase três.
Semanas 7-10: Proteção PHI e implementação de DLP
A implementação da política DLP constitui o núcleo da implementação da conformidade HIPAA do Office 365. Os nossos engenheiros configuram regras de deteção de conteúdo que identificam padrões de dados de pacientes em todas as cargas de trabalho do M365. As etiquetas de sensibilidade permitem a classificação e encriptação automáticas de PHI. As políticas de encriptação de e-mail protegem automaticamente as mensagens que contêm identificadores de pacientes. As restrições de partilha externa do SharePoint e do OneDrive impedem a divulgação acidental de PHI. O Teams DLP monitoriza as conversas para obter informações de saúde protegidas. As dicas de política educam os utilizadores quando ocorrem ações de risco. Os testes garantem que as políticas protegem as PHI sem interromper os fluxos de trabalho legítimos dos cuidados de saúde.
Semanas 11-12: Documentação e transição para monitorização
A fase final fornece documentação de conformidade e faz a transição para o monitoramento contínuo. A documentação de mapeamento de controlo HIPAA mostra como cada configuração do M365 atende aos requisitos específicos da Regra de Segurança. A documentação de avaliação de risco apoia o seu programa de conformidade mais amplo. A documentação BAA é organizada com definições do escopo do serviço. Os procedimentos de recolha de evidências de auditoria permitem a rápida recuperação de registos durante as revisões regulatórias. As organizações de saúde recebem formação sobre o portal de monitorização de conformidade, que mostra a postura de segurança em tempo real. A transição para a monitorização 24 horas por dia, 7 dias por semana, garante que os mesmos engenheiros que configuraram o seu ambiente forneçam supervisão contínua com tempos de resposta inferiores a 15 minutos.
Perguntas sobre a conformidade do Office 365 com a HIPAA respondidas
