Consejos para negociar Microsoft Copilot para M365.

Microsoft Copilot para M365 (M365 Copilot) es una prometedora herramienta de IA que Microsoft está lanzando este año para empresas de todo el mundo. Aunque ofrece amplias soluciones de IA generativa para el lugar de trabajo, el gasto mensual potencial de 30 dólares al mes, más otros gastos adicionales en función del tamaño de la empresa y las negociaciones en torno a la adopción de Copilot, deja a algunas empresas en un punto muerto. Todo el mundo quiere implementar M365 Copilot, pero conviene investigar un poco antes de dar el paso.

Microsoft Copilot es una herramienta de inteligencia artificial que mejora la productividad en el espacio Microsoft 365, que incluye Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams. Este asistente de IA funciona en todas las aplicaciones y servicios de M365, e incluso se extiende a Bing y Edge. Copilot utiliza un gran modelo de lenguaje para ayudar en la creación de diferentes activos, leer y resumir correos electrónicos, crear presentaciones y mucho más.

Todas estas funciones mejoran la productividad, ya que Copilot puede memorizar tu tono en los correos electrónicos, resumir una reunión o un vídeo por ti, recordarte las próximas reuniones y encontrar los archivos que necesitas para un proyecto sin que tengas que esforzarte mucho. Simplifica la forma en que abordas algunos de los aspectos más mundanos del trabajo. Si tienes que perderte una reunión, ahora puedes pedirle a Copilot que la grabe y la resuma por ti. Si necesitas iniciar un proyecto de programación, te puede proporcionar líneas de código sencillas para que tengas más tiempo para centrarte en tareas más importantes.

Más allá de M365, el chatbot Copilot en Edge y Bing ofrece respuestas personalizadas basadas en su negocio. Junto con una asociación con Meta Platforms para poner el modelo de lenguaje de IA de Facebook a disposición de los desarrolladores de software de Azure, Copilot ofrece comodidad e innovación en toda su empresa.

Microsoft intenta venderte un producto o servicio constantemente. Ofrecen tantas soluciones beneficiosas para las empresas que es difícil no utilizar alguna parte de su modelo de servicio. Sin embargo, su estrategia de negociación se aprovecha de la inseguridad y la falta de comprensión. Si, por ejemplo, no comprende completamente el modelo de soporte que ofrecen, puede terminar firmando un contrato de soporte que sea desfavorable para su empresa. Ya sea por aumentos de costos durante la vigencia del contrato o por un soporte subóptimo sin recurso, hay muchas formas en que Microsoft puede aprovechar la falta de preparación o conocimiento de una empresa para su propio beneficio. Desafortunadamente, Copilot no es una excepción.

Al ser un servicio nuevo, las empresas deben investigar qué ofrece Copilot, cómo afectaría a sus operaciones y si el coste merece la pena en función de los resultados. Muchas empresas sienten la urgencia de integrar Copilot en sus soluciones actuales, mientras que Microsoft las anima a adquirir nuevas licencias de M365 Copilot. Aunque esto es algo que estas empresas desean, los equipos de abastecimiento y compras deben evaluar los riesgos y oportunidades asociados a esta nueva oferta, además de investigar el precio, la seguridad y la posible pérdida de influencia en futuras renovaciones de contratos.

Las condiciones del contrato son extremadamente importantes, especialmente cuando se ofrece un nuevo servicio. Al renovar su contrato, insista en el Acuerdo de servicios y negocios de Microsoft (MBSA) y la estructura EA. Si ya ha negociado modificaciones a nivel de MBSA o EA, asegúrese de adquirir M365 Copilot bajo el mismo marco, si es posible. De esta manera, las condiciones que ya se han ajustado se aplicarán a su nueva inversión. Si negocia a través de un Contrato de cliente de Microsoft (MCA), esto quedará fuera de su MBSA/EA, lo que significa que las modificaciones serán limitadas. Si ya tiene licencias EAP en su canal MCA, intente que sus licencias GA se transfieran a su contrato MBSA/EA.

Asegúrese de confirmar con Microsoft cómo se tratarán sus datos. Microsoft está obligado a garantizar que ninguno de los datos de su organización se almacene o conserve fuera de su propio entorno. Cualquier identidad de usuario, solicitud, respuesta, detalle de la aplicación o dato entra dentro de este ámbito. M365 Copilot plantea posibles problemas de seguridad para algunas empresas, pero mantener a Microsoft al tanto de dónde se almacenan sus datos y cómo se pueden utilizar contribuirá en gran medida a garantizar su seguridad.

Mientras lo hace, revise cualquier cláusula del contrato relacionada con la residencia y la soberanía de los datos. Microsoft afirma que «los datos pueden almacenarse y procesarse fuera de la región geográfica de su inquilino, a menos que los términos específicos del servicio o la documentación del producto para un determinado servicio de IA generativa de Microsoft indiquen lo contrario». Microsoft cumple con sus compromisos en virtud del Microsoft EU Data Boundary, pero los clientes deben asegurarse de que todo sea legal y se almacene exactamente donde esperan.

Microsoft es conocida por sus tácticas de venta, especialmente ahora que muchos contratos intentan forzar la inclusión de M365 Copilot en las renovaciones de EA con descuentos mejorados. Si considera que Copilot ofrece un gran valor a su organización, intente sincronizar cualquier inversión con sus renovaciones de EA. Esto maximizará su influencia en el futuro, ya que M365 Copilot formará parte de los costes de usuario en Unified Support. No negocie de forma aislada. Parte de su proceso de negociación debe incluir la comprobación de las concesiones en los requisitos previos de precios de las licencias M365 E3 y E5.

Busque descuentos siempre que sea posible. Al igual que con las prioridades de ventas anteriores de Microsoft, la introducción de M365 Copilot puede venir acompañada de descuentos de entre el 10 y el 40 % en función del tamaño, el alcance y la publicidad. Microsoft no ofrece descuentos a todo el mundo. De hecho, la franja de precios más baja se mantiene tal cual, mientras que las franjas de precios más altas deberán ser objeto de negociación. Asegúrese de que sus precios de ajuste se descuentan en el mismo porcentaje.

Aunque es posible que Copilot experimente reducciones de precio en el futuro, algunas empresas tienen la necesidad de incorporarlo lo antes posible. Si esperar no es una opción, asegúrese de tener una visión general completa de la inversión a largo plazo que está realizando en M365 Copilot, ya que las renovaciones futuras pueden conllevar un aumento significativo del precio. Esto es especialmente cierto en el caso de las renovaciones del soporte técnico de Microsoft, ya que Copilot se considera un elemento de estos acuerdos de cara al futuro, lo que naturalmente aumentará el precio base. Para reducir los gastos de soporte técnico y liberar más capital para iniciativas tecnológicas, una alternativa de soporte técnico de terceros puede ser su mejor opción.