Guía rápida de Copilot para Microsoft 365.

Copilot para Microsoft 365 se ha ido implementando en empresas de todo el mundo durante los últimos meses, con suficientes reseñas como para despertar el interés de aquellos que aún se muestran indecisos. Muchas empresas que optan por Copilot lo hacen creyendo que será una solución instantánea a muchos de sus problemas de productividad, pero la IA no es mágica. Aunque Microsoft puede anunciar Copilot como la siguiente etapa en la evolución empresarial, requiere un poco de esfuerzo por su parte para ponerlo en marcha. Aquí es donde entran en juego las indicaciones.

La creación de prompts es una habilidad que lleva tiempo dominar, pero todo el mundo tiene que empezar por algún sitio. Los prompts son la serie de comandos necesarios para que una IA como Copilot siga tus instrucciones y empiece a crear contenido. Pueden ser simples o complejos, dependiendo de la longitud o la cantidad de prompts que utilices para alcanzar el objetivo deseado, pero si la IA es capaz de seguir tus indicaciones con precisión, los prompts pueden simplificar mucho tu proceso diario.

Para obtener las mejores respuestas de Copilot, debes estructurar tus indicaciones con cuatro elementos clave que te sirvan de guía.

1. Objetivo: ¿Qué respuesta quieres obtener de Copilot?
2. Contexto: ¿Por qué lo necesitas y quiénes están involucrados?
3. Fuente: ¿Qué fuentes de información o muestras debe utilizar Copilot?
4. Expectativas: ¿Cómo debería responder Copilot para satisfacer mejor tus expectativas?

Al sumar estos puntos, se crearía un mensaje similar al siguiente:

1. Genera entre 3 y 5 puntos clave.
2. para prepararme para una reunión con el departamento de marketing para discutir las directrices de marca.
3. Céntrate en los correos electrónicos, los chats de Teams y el contenido PDF desde octubre de 2023.
4. Por favor, sea directo y utilice un lenguaje sencillo.

La indicación se crea a través de una jerarquía de necesidades. El objetivo es necesario para lograr el resultado deseado. El contexto y la fuente son importantes para establecer las pautas que Copilot debe seguir y delimitar su enfoque. Las expectativas no siempre son necesarias, pero permiten adaptar aún más la experiencia al resultado deseado, por lo que se pueden añadir o ignorar según sea necesario.

Las indicaciones básicas tienen cinco formas fundamentales de aprovechar al máximo Copilot, que son:

Utiliza esta indicación para que Copilot te proporcione un resumen. Imagina un día de trabajo típico. Ha sido un día largo lleno de reuniones, algunas de las cuales se han solapado y te han obligado a abandonar una en favor de otra. Tus compañeros de equipo están trabajando en otros proyectos, por lo que, en el mejor de los casos, obtienes una grabación de la reunión con la expectativa de verla más tarde para conocer los detalles.

Eso supone potencialmente 30 minutos adicionales o más para volver a escuchar la reunión, seleccionar las áreas en las que podría haber hecho preguntas y encontrar información pertinente para sus propios proyectos en curso. Ahora debe reservar tiempo más tarde para repasar los detalles o concertar una reunión de seguimiento con algunos de los miembros del equipo para que le pongan al corriente.

Con Copilot, ponerse al día nunca ha sido tan fácil. Puedes pedirle a la IA que te ayude a descubrir las novedades preguntando «¿Qué hay de nuevo de /[nombre], organizado por correos electrónicos, chats y archivos?». Puedes ponerte al día preguntando «Resume los mensajes de Teams de esta semana sobre /[tema]». O puedes utilizar Copilot para encontrar las tareas pertinentes de la última reunión preguntando «¿Hay alguna tarea pendiente para mí de la reunión de /[personas]?». Ya no tendrás que perder tiempo revisando manualmente o preguntando por la oficina para ver qué te has perdido; ahora Copilot puede ponerte al día y ayudarte a retomar el ritmo.

No todos los documentos son iguales. Algunos archivos PDF tienen el tamaño de un libro pequeño, mientras que otros están tan llenos de detalles y estadísticas que los datos que buscas pueden perderse entre el resto de información. Si estás trabajando con un documento importante y tienes la sensación de que te estás perdiendo o de que te estás saltando información importante, Copilot puede ayudarte.

Para ahorrar tiempo, puedes pedirle a Copilot que resuma diciendo «Explica este documento en dos o tres frases». Si estás revisando una serie de documentos con datos interconectados, puedes mantenerte al día preguntando «¿Cuáles son las fechas y los plazos mencionados en [documento anterior]?». Si cree que hay datos correspondientes que podrían apuntar a determinados resultados, puede pedirle a Copilot: «¿Hay alguna tendencia en mis datos que muestre cambios en el interés de los clientes?». No tiene por qué pasar horas revisando documentos cuando cuenta con un asistente de IA que le ayuda a acelerar el trabajo.

Tienes que entregar una presentación en unas horas, pero tu agenda ya está llena de otros trabajos. A este ritmo, es posible que tengas que saltarte el almuerzo para tener todo listo a tiempo. No es lo ideal, pero así es la vida. ¿O no? Con Copilot, las ediciones y los ajustes son muy sencillos, independientemente de dónde decidas crearlos.
Si necesitas añadir una diapositiva, solo tienes que pedirle a Copilot que «añada una diapositiva sobre las ventajas de nuestra nueva campaña de marca».

Puedes pedirle a Copilot que reorganice tus ideas indicándole: «Organiza esta presentación en tres fases que comuniquen el ciclo de vida del recorrido de nuestros clientes». Incluso puede utilizar Copilot para planificar o crear variaciones indicando «Dame X variaciones de [eslogan] para nuestra nueva campaña de marketing» o «Crea un plan de marketing para [campaña]. Esta campaña debe [objetivos] para [público] y animarlos a [llamada a la acción]». Ahora, crear y editar sus proyectos es mucho más rápido gracias a Copilot.

Hablando de creación, el proceso detrás de tus proyectos lleva tiempo. Formular ideas, ponerlas en práctica, contactar con las personas adecuadas e incluso presentar el concepto requiere tiempo y esfuerzo. Con las sugerencias de Copilot, puedes simplificar la fase de creación para disponer de más tiempo para ponerla en práctica.

Puedes pedirle a Copilot que te sugiera ideas diciéndole: «Sugiere formas de optimizar nuestro sitio web para la búsqueda pagada». Haz que Copilot escriba tus correos electrónicos diciéndole: «Escribe un correo electrónico para presentar [proyecto] al equipo y destaca los tres puntos más importantes». Incluso puedes pedirle a Copilot que inicie el proceso de creación de contenido diciéndole: «Escribe un párrafo introductorio para este documento». Ahora que ya ha cruzado la línea de salida, puede centrarse en la meta.

A veces te quedas atascado en tu trabajo. El bloqueo del escritor te golpea en el momento más inoportuno o simplemente no te llega la inspiración para abordar un determinado proyecto. Copilot puede responder a tus preguntas para ayudarte a refrescar la memoria u obtener la información necesaria para seguir adelante con un proyecto.

Puedes obtener sugerencias para mejorar un documento preguntando: «¿Me puedes dar ejemplos concretos de este documento sobre cómo puedo mejorarlo para una revisión interna?». Encuentra nuevas formas de abordar los mismos temas de siempre preguntando: «¿Cómo puedo describir [tema] de forma más concisa?». Recuérdate cuándo tienes una reunión importante preguntando «¿Cuándo es mi próxima reunión con [persona]?». Pide ayuda a Copilot y tu asistente de IA se encargará del resto.

Aunque Microsoft Copilot es la tendencia del futuro para las empresas de todo el mundo, el precio de admisión puede ser elevado dependiendo del tamaño de su empresa. Si necesita reducir los costes de asistencia técnica y desea una alternativa fiable, US Cloud es la solución que necesita.

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