Por qué las empresas deben evitar los contratos coincidentes para Microsoft EA y Unified Support.

Durante ciertas épocas del año, en Microsoft se produce la temporada de vencimiento simultáneo de contratos. Los contratos Microsoft Enterprise Agreement (EA) y Unified Support de los clientes vencen al mismo tiempo, lo que parece un proceso de renovación de contratos sencillo y ordenado. Sin embargo, aunque pueda parecer práctico tener que firmar acuerdos de renovación para contratos importantes de productos y soporte técnico aproximadamente al mismo tiempo, en realidad estos contratos con vencimiento simultáneo pueden ser increíblemente restrictivos para el crecimiento de una empresa. 

Por el contrario, los ciclos de renovación estratégicos separados para los contratos de soporte unificado y EA pueden proporcionar a las empresas un impulso significativo en la gestión de costes, el poder de negociación y la flexibilidad de soporte. 

Siga leyendo para obtener más información sobre por qué los contratos coterminosos deben evitarse estratégicamente por el bien de su negocio. Además, ¡descubra cómo US Cloud puede ayudarle a evitar por completo los contratos coterminosos! 

La sincronización estratégica de los contratos crea ventanas de negociación y períodos de transición.

En términos de Microsoft, un Contrato Enterprise (EA, como se denomina actualmente) es un contrato para que las empresas utilicen el software y los productos Windows de Microsoft. Un contrato de soporte unificado es un acuerdo que garantiza soporte técnico especializado a los clientes que utilizan productos Microsoft. Aunque se trata de dos contratos diferentes, a menudo se combinan porque las empresas que dependen de un entorno Microsoft para funcionar pueden no estar preparadas para resolver los problemas que surgen en él.

En lo que a primera vista parece ser un momento oportuno para renovar los contratos, ya que permite a las empresas suscribir sus próximos contratos tanto para productos como para asistencia técnica al mismo tiempo, Microsoft suele crear una condición denominada «contrato coetáneo».

Los contratos coincidentes se producen en este caso cuando dos o más contratos se sincronizan para expirar al mismo tiempo. Esta configuración del servicio para el producto y su correspondiente soporte impide a las empresas alcanzar una flexibilidad óptima y optimizar los costes.

Es por esta razón que los ciclos de renovación independientes y la implementación de soporte de terceros permiten a las empresas la libertad de negociar contratos flexibles, gestionar los costes a largo plazo, tomar decisiones independientes sobre los proveedores y mucho más.

Los contratos coincidentes inhiben las posibilidades de una empresa de aprovechar condiciones contractuales más favorables. Cuando los contratos finalizan, simplemente se dan por terminados y las empresas no tienen ningún argumento para mejorar sus contratos.

Por otro lado, las renovaciones escalonadas permiten a las empresas aprovechar un contrato para obtener mejores condiciones en el otro. Cuando cambian las necesidades de su negocio o empresa, su soporte debe crecer con usted, no ser un obstáculo.

El apoyo de terceros maximiza la influencia en la negociación de contratos.

Un ejemplo de por qué es importante negociar condiciones contractuales adecuadas nos lo proporcionó uno de nuestros clientes, Parkland Health Hospital System. Su equipo estaba experimentando un problema en todo el sistema relacionado con SharePoint y un flujo de trabajo crucial. El director de Servicios Técnicos, Jeff Maxfield, recuerda cómo las limitaciones contractuales del soporte directo de Microsoft impidieron a su equipo recibir soluciones durante tres años, en lugar de obstáculos para el progreso:

«... agotamos todas nuestras horas de asistencia antes de que pudieran solucionarlo. Básicamente, me quedé sin horas y entonces me reprocharon que no se trataba de una reparación... me dieron largas sobre qué horas podía usar, diciendo: "Se le han acabado las horas y no puede cambiarlas", y "no puede modificarlas", y "no podemos ayudarle hasta que firme un nuevo contrato".

Todo giraba en torno a los contratos, al dinero, a cobrar. No se preocupaban por mí. No se preocupaban por garantizar que mis pacientes no se vieran afectados.

Así que decidimos seguir adelante. Y dejamos muy claro cuando firmamos con US Cloud que esa era nuestra prioridad número uno. Sin eso, estábamos poniendo en riesgo a los pacientes. Bueno, US Cloud entró en escena y dedicó un ingeniero a ello. Se sentó, se reunió conmigo, se reunió con mis clientes. Le dije: «Mira, no me importa lo que cueste, hazlo».

... No puedo expresar lo maravilloso que fue sentir que alguien me estaba dando prioridad. Hoy en día, eso es algo que no se encuentra en el servicio de asistencia.

Las renovaciones escalonadas de los contratos permiten opciones flexibles de soporte técnico de Microsoft.

En este caso, Parkland Health se liberó de las restrictivas y asfixiantes condiciones contractuales tras cambiar a US Cloud, un proveedor externo de soporte técnico de Microsoft. También recibieron el soporte prioritario que necesitaban para proteger el bienestar de cada uno de sus pacientes.

Separar los contratos EA y Unified Support de Microsoft significa que las empresas pueden aprovechar el tiempo adicional para investigar opciones de soporte técnico de terceros. Al hacerlo, se pueden encontrar contratos más flexibles que también reducen los costes de soporte técnico en un promedio del 30-50 %.

Con el apoyo de empresas como US Cloud, su equipo puede disfrutar de la flexibilidad del soporte técnico de Microsoft que el soporte directo a través de Unified no puede ofrecer:

• Escalabilidad flexible del servicio
• Precios de pago por uso sin cargos ocultos
• Soluciones de asistencia proactiva
• Soluciones de soporte reactivo
• Y más

Con US Cloud, el soporte técnico de Microsoft es más rentable, ya que usted tiene la libertad de elegir los servicios que necesita de nuestro equipo de especialistas.

US Cloud ofrece una flexibilidad superior con respecto al soporte técnico unificado de Microsoft.

Los acuerdos coterminosos a veces vienen acompañados de una presión adicional por parte de la empresa que ofrece el contrato para que se acepte o se rechace. En otras palabras, la toma de decisiones independientes puede verse limitada si el proveedor se encuentra en una posición de poder que le permite dejar a la empresa en la incertidumbre si no se firma la renovación del contrato.

Con ciclos de renovación independientes y asistencia de terceros, usted y su equipo pueden mantener el control sobre las decisiones de asistencia que protegen la productividad y los intereses de su empresa.

Es bien sabido que los costes de Microsoft Unified aumentan con el tiempo, a veces hasta cinco veces más que los del soporte técnico Premier. Cuando los costes de soporte técnico no se disparan de forma incontrolable, las empresas tienen más opciones para optimizar los costes.

US Cloud ofrece precios estables frente a los costes crecientes de Microsoft.

Para las empresas que buscan alternativas fiables y rentables, el modelo de precios personalizado de pago por uso de US Cloud les ayuda a disfrutar del mismo nivel de asistencia especializada sin tener que pagar por servicios que no utilizan.

Si sabe que es hora de considerar un proveedor de soporte técnico alternativo a Microsoft, necesitará algo de tiempo para explorar sus opciones y luego integrar su nuevo proveedor en su infraestructura de TI. Sin un período de transición designado, su equipo puede esperar interrupciones en el servicio.

Evite que los problemas de Microsoft obstaculicen el progreso y la productividad de su equipo. Asegúrese de que sus contratos con Microsoft sean asíncronos, lo que garantizará a su equipo una transición tranquila y meditada hacia nuevas opciones de soporte más flexibles.

Las leyes antimonopolio no solo impiden que las empresas establezcan monopolios en los mercados, sino que también prohíben que atrapen a los clientes en contratos anticompetitivos. Los contratos no cumplen con esta ley si prometen costes más bajos o amenazan con precios más altos aprovechando un mercado (software) para obtener una ventaja en otro mercado (soporte técnico).

Separar los ciclos de renovación de sus contratos EA y Unified Support de Microsoft ayuda a su empresa a evitar estar sujeta a prácticas contractuales obligatorias desde el principio.

El método más eficaz para mantener la autonomía en sus decisiones sobre el soporte técnico y el software de Microsoft es asegurarse de no suscribir contratos coterminosos para Microsoft EA o Unified Support.

Sin contratos coterminosos a través de Microsoft, su equipo puede disfrutar de:

• Mayor poder de negociación en los acuerdos con Microsoft
• Mayor flexibilidad de soporte
• Libertad para elegir proveedor
• Gestión de costes mejorada
• Planificación de transición integrada

Evalúa tus contratos actuales con Microsoft para asegurarte de que los acuerdos te favorecen. Mientras tanto, mantén una actitud abierta sobre cómo los proveedores de soporte externos pueden ayudarte a optimizar tus condiciones de soporte de Microsoft y a ahorrar costes a largo plazo.

¿Por qué es malo permitir que mis contratos EA y Unified Support de Microsoft finalicen al mismo tiempo?

Permitir que sus acuerdos con Microsoft finalicen al mismo tiempo limita la capacidad de su equipo para negociar mejores condiciones contractuales, gestionar los costes o prepararse para las transiciones. También le obliga a quedarse con el proveedor que haya elegido, le guste o no.

¿Cómo puedo evitar la rescisión simultánea del contrato a través de Microsoft?

Evalúa tus contratos para saber cuándo vencen. Asegúrate de que tengan ciclos de renovación separados (cada uno con una fecha de vencimiento diferente) para que puedas eliminar las desventajas de los contratos coincidentes.

¿Cuáles son las ventajas de los ciclos de renovación independientes para los contratos de Microsoft?

Cuando las empresas separan las fechas de vencimiento de sus contratos EA y Unified Support de Microsoft, pueden fomentar una cobertura de soporte continuo, conservar una mayor autonomía sobre su ecosistema Microsoft y mantener una mayor flexibilidad a la hora de adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio o a las ofertas del mercado.