Guia rápido do Copilot para Microsoft 365.

O Copilot para Microsoft 365 tem sido implementado em empresas em todo o mundo nos últimos meses, com avaliações suficientes para despertar o interesse daqueles que ainda estão indecisos. Muitas empresas que optam pelo Copilot acreditam que ele será uma solução instantânea para muitos dos seus problemas de produtividade, mas a IA não é mágica. Embora a Microsoft possa anunciar o Copilot como o próximo estágio da evolução dos negócios, é necessário um pouco de esforço da sua parte para colocar o processo em andamento. É aqui que as sugestões entram em jogo.

A criação de prompts é uma habilidade que leva tempo para ser dominada, mas todos precisam começar por algum lugar. Prompts são uma série de comandos necessários para que uma IA como o Copilot siga as suas instruções e comece a criar conteúdo. Eles podem ser simples ou complexos, dependendo da duração ou da quantidade de prompts usados para atingir o objetivo desejado, mas se a IA conseguir seguir as suas instruções com precisão, os prompts podem simplificar muito o seu processo diário.

Para obter as melhores respostas do Copilot, deve estruturar as suas instruções com quatro elementos-chave que servirão de guia.

1. Objetivo: Que resposta você deseja do Copilot?
2. Contexto: Por que precisa disso e quem está envolvido?
3. Fonte: Que fontes de informação ou amostras o Copilot deve utilizar?
4. Expectativas: Como o Copilot deve responder para melhor atender às suas expectativas?

Somando esses pontos, seria criado um prompt semelhante a este:

1. Crie 3 a 5 pontos-chave
2. para me preparar para uma reunião com o departamento de marketing para discutir as diretrizes de branding.
3. Concentre-se em e-mails, conversas no Teams e conteúdo em PDF desde outubro de 2023.
4. Seja direto e use uma linguagem simples.

A solicitação é criada por meio de uma hierarquia de necessidades. A meta é necessária para alcançar o resultado desejado. O contexto e a fonte são importantes para definir diretrizes que o Copilot deve seguir e restringir o seu foco. As expectativas nem sempre são necessárias, mas personalizam ainda mais a experiência para um resultado desejado, portanto, podem ser adicionadas ou ignoradas conforme necessário.

As instruções básicas têm cinco maneiras fundamentais de utilizar o Copilot da melhor forma, que são:

Use este prompt para que o Copilot lhe forneça um resumo. Imagine um dia de trabalho típico. Foi um dia longo, cheio de reuniões, algumas das quais se sobrepuseram e o obrigaram a desistir de uma em favor da outra. Os seus colegas de equipa estão a trabalhar noutros projetos, então, na melhor das hipóteses, você recebe uma gravação da reunião com a expectativa de assisti-la mais tarde para se informar sobre os detalhes.

Isso representa potencialmente mais 30 minutos ou mais para ouvir a reunião, identificar áreas em que poderia ter feito perguntas e encontrar informações pertinentes para os seus próprios projetos em andamento. Agora, deve reservar tempo mais tarde para rever os detalhes ou marcar uma reunião de acompanhamento com alguns dos membros da equipa para se manter informado.

Com o Copilot, ficar a par das novidades nunca foi tão fácil. Pode pedir à IA para ajudá-lo a descobrir as novidades perguntando: «Quais são as últimas notícias de /[nome], organizadas por e-mails, chats e ficheiros?» Pode voltar a ficar a par de tudo perguntando: «Resuma as mensagens do Teams desta semana sobre /[tópico]». Ou pode usar o Copilot para encontrar itens de ação pertinentes da reunião recente, perguntando: «Há algum item de ação para mim da reunião com /[pessoas]?» Não é mais necessário perder tempo a rever manualmente ou a perguntar aos colegas do que perdeu; agora, o Copilot pode atualizá-lo e colocá-lo de volta no ritmo.

Nem todos os documentos são iguais. Alguns PDFs têm o tamanho de um pequeno livro, enquanto outros estão tão cheios de detalhes e estatísticas que os dados que procura podem se misturar com todo o resto. Se estiver a trabalhar num documento importante e sentir que está perdido ou a perder informações importantes, o Copilot pode ajudar.

Para poupar tempo, pode pedir ao Copilot para resumir dizendo «Explique este documento em duas ou três frases». Se estiver a analisar uma série de documentos com pontos de dados interligados, pode manter-se atualizado perguntando «Quais são as datas e prazos mencionados em /[documento anterior]?». Se achar que há dados correspondentes que podem apontar para determinados resultados, pode solicitar ao Copilot: «Existem tendências nos meus dados que mostrem mudanças no interesse dos clientes?» Não precisa passar horas a analisar documentos quando tem um assistente de IA para ajudar a acelerar o trabalho.

Tem uma apresentação para entregar nas próximas horas, mas a sua agenda já está cheia de outros trabalhos. A este ritmo, talvez tenha de saltar o almoço para conseguir organizar tudo a tempo. Não é o ideal, mas assim é a vida. Ou será que não? Com o Copilot, as edições e ajustes são muito fáceis, independentemente de onde decidir criá-los.
Se precisar de adicionar um slide, basta pedir ao Copilot para «Adicionar um slide sobre os benefícios da nossa mais recente campanha de marca».

Pode pedir ao Copilot para reorganizar os seus pensamentos, solicitando «Organize esta apresentação em três fases que comuniquem o ciclo de vida da jornada do nosso cliente». Pode até usar o Copilot para planeamento ou criação de variações, solicitando «Dê-me X variações de [slogan] para a nossa nova campanha de marketing» ou «Crie um plano de marketing para [campanha]. Esta campanha precisa [objetivos] para [público] e levá-los a [call to action]». Criar e editar os seus projetos agora é muito mais rápido com o Copilot.

Por falar em criação, o processo por trás dos seus projetos leva tempo. Formular ideias, colocá-las em prática, contactar as pessoas certas e até mesmo apresentar o conceito exigem tempo e esforço. Com as sugestões do Copilot, pode simplificar a fase de criação para ter mais tempo para colocar a ideia em ação.

Você pode pedir ao Copilot para criar ideias para você, solicitando "Sugira maneiras de otimizar o nosso site para pesquisa paga". Peça ao Copilot para escrever os seus e-mails, solicitando "Escreva um e-mail apresentando [projeto] à equipa e destaque os três pontos mais importantes". Você pode até mesmo pedir ao Copilot para iniciar o processo de criação de conteúdo para você, solicitando "Escreva um parágrafo de introdução para este documento". Agora que já passou da linha de partida, pode concentrar-se na meta final.

Às vezes, você fica preso no seu trabalho. O bloqueio criativo surge nos momentos mais inoportunos ou a inspiração para lidar com um determinado projeto simplesmente não aparece. O Copilot pode responder a perguntas para ajudar a refrescar a sua memória ou fornecer as informações necessárias para avançar num projeto.

Pode obter sugestões para melhorar documentos solicitando: «Dê-me exemplos específicos deste documento sobre como posso melhorá-lo para uma revisão interna». Encontre novas formas de abordar os mesmos assuntos antigos solicitando: «Como posso descrever [tópico] de forma mais concisa?». Lembre-se de quando uma reunião importante deve acontecer solicitando "Quando é a minha próxima reunião com /[pessoa]?" Peça ajuda ao Copilot e o seu assistente de IA fará o resto.

Embora o Microsoft Copilot seja a tendência do futuro para empresas em todo o mundo, o preço de admissão pode ser elevado, dependendo do tamanho da sua empresa. Se precisa reduzir os custos de suporte e deseja uma alternativa confiável, a US Cloud tem a solução ideal para si.

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