Les 5 meilleurs conseils pour négocier un contrat de renouvellement du support Microsoft Enterprise.

Microsoft fait passer ses clients bénéficiant d'un support d'entreprise du modèle Premier au nouveau modèle unifié. Bien que nous ayons longuement écrit tout au long de l'année 2020 sur ce que ce changement implique et ce qu'il pourrait signifier pour votre entreprise, vous n'avez peut-être pas encore eu l'occasion de vous pencher sur la question. Comme beaucoup de clients professionnels de Microsoft, vous avez probablement un contrat annuel avec des dates de renouvellement. Celles-ci peuvent être fixées à n'importe quel moment de l'année.

Microsoft Unified Support fait partie des services Microsoft Enterprise Services qui facilitent la transformation numérique, grâce à l'expertise et à l'expérience de l'entreprise. Son rôle est d'aider les entreprises à mettre en œuvre et à adopter les produits, services, logiciels et appareils Microsoft afin de résoudre, d'envisager et de comprendre les nouvelles possibilités pour votre entreprise. Avec le nouveau modèle d'assistance illimitée de Unified, cette transition s'accompagne d'une augmentation des prix. Les entreprises basées aux États-Unis voient leurs coûts augmenter de 30 à 50 %, tandis que certaines multinationales subissent des hausses de prix de 60 % ou plus.

Renouvellement du support Microsoft Enterprise : la préparation est essentielle. Tenez compte des points suivants.

Il y a de fortes chances que, à l'approche de la date de renouvellement, vous deviez vous demander si vous souhaitez ou non conserver le support unifié Microsoft. Tout d'abord, vous devrez être prêt à poser des questions difficiles à votre responsable de compte Microsoft ; sachez que la transformation cloud de Microsoft a également une incidence sur la manière dont l'entreprise gère les renouvellements des contrats d'entreprise. Le fournisseur a toujours eu une hiérarchie très structurée pour approuver les dérogations aux tarifs, conditions et licences standard. Aujourd'hui, Microsoft vise à standardiser davantage ces pratiques par le biais de ses conditions d'utilisation des services en ligne ; un ensemble unique et standard de conditions remplace ses multiples documents relatifs aux droits d'utilisation des produits pour les services en ligne. Cette approche peut être avantageuse pour Microsoft, mais elle pourrait poser des problèmes pour vous et votre environnement utilisateur unique.

Comme pour toute négociation, vous devez être absolument certain d'avoir effectué toutes les recherches préalables possibles. Vous serez ainsi en mesure de poser les bonnes questions et d'obtenir le niveau d'assistance adéquat pour vos systèmes critiques au moment opportun. Voici cinq conseils à prendre en compte lorsque votre responsable de compte Microsoft vous appellera pour négocier le renouvellement de votre contrat :

1. N'attendez pas la dernière minute pour renouveler. Microsoft met tout en œuvre pour vous inciter à renouveler plus tôt dans le trimestre, notamment en proposant des tarifs plus avantageux et des remises, ou en vous permettant d'ajuster les dates de votre contrat.
2. Ne vous contentez pas de négocier le prix. Pour vraiment réduire les coûts, assurez-vous de bien comprendre comment les exigences spécifiques de votre entreprise s'alignent sur les conditions standardisées (en particulier pour les offres cloud) et quels programmes de licence et d'abonnement correspondent le mieux à votre technologie, votre activité et votre budget.
3. Cessez de considérer les négociations de renouvellement comme un événement ponctuel. Votre responsable de compte Microsoft (ou revendeur) commence à réfléchir à votre prochain renouvellement avant même que l'encre de votre contrat actuel ne soit sèche. En fait, Microsoft suit une méthodologie efficace pour augmenter les dépenses de chacun de ses clients. Les ajustements et les engagements en matière de gestion des actifs logiciels sont des événements courants après le renouvellement que vous devez planifier, gérer et négocier avec autant de diligence que le renouvellement lui-même.
4. Validez l'avis du revendeur ou du représentant commercial concernant les licences. Il existe plusieurs façons d'obtenir une licence ou de s'abonner aux offres Microsoft. Votre revendeur, voire votre responsable de compte Microsoft, ne les connaît peut-être pas toutes. Faites appel à une expertise impartiale pour aider votre équipe d'approvisionnement à examiner les recommandations et à structurer des accords qui réduisent les dépenses et optimisent l'utilisation.
5. Préparez-vous à un audit. La plupart des entreprises clientes de Microsoft sont conscientes de la récente recrudescence des activités d'audit. Si vous n'avez pas fait l'objet d'un audit récemment, attendez-vous à en subir un au cours des 12 prochains mois. Tout comme Microsoft met à votre disposition ses outils de gestion des actifs logiciels, vous devez utiliser vos propres méthodes et outils pour établir des comptes rendus précis des déploiements, les comparer aux droits d'utilisation afin de valider la conformité, et interpréter avec habileté les programmes de licence, les conditions générales et les clauses contractuelles.

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