Microsoft 365 コパイロットプロンプトガイド

Microsoft 365向けコパイロットは過去数か月間、世界中の企業に展開され、まだ導入を迷っている企業にも十分なレビューが寄せられています。 Copilotを導入する多くの企業は、生産性課題の即効的な解決策になると期待していますが、AIは魔法ではありません。マイクロソフトがCopilotを「ビジネス進化の次なる段階」と宣伝する一方で、実際に活用するにはユーザー側の努力が必要です。ここでプロンプトの重要性が浮上します。

プロンプト作成は習得に時間を要するスキルセットですが、誰もがどこからか始めなければなりません。プロンプトとは、CopilotのようなAIに指示に従わせ、コンテンツ生成を開始させるために必要な一連のコマンドです。目的の達成に要するプロンプトの長さや数によって単純なものも複雑なものもありますが、AIが正確に指示に従えるなら、プロンプトは日々の作業を大幅に簡素化できます。

コパイロットから最適な応答を得るには、ガイドとして機能する4つの主要要素でプロンプトを構成すべきです。

1. 目標：コパイロットからどのような応答を期待しますか？
2. 背景：なぜそれが必要なのか、そして誰が関与するのか？
3. コパイロットはどの情報源やサンプルを使用すべきですか？
4. 期待：コパイロットは、あなたの期待に最も応えるためにどのように対応すべきですか？

これらの点を組み合わせると、次のようなプロンプトが作成されます：

1. 3～5つの箇条書きを生成する
2. マーケティング部門との会議に備え、ブランディングガイドラインについて話し合うための準備をする。
3. 2023年10月以降、メール、Teamsチャット、およびPDFコンテンツに重点を置く。
4. 率直に、平易な言葉で話してください。

プロンプトは欲求階層論に基づいて作成されます。目標は望ましい結果を達成するために必要です。コンテキストとソースは、コパイロットが従うべきガイドラインを設定し、その焦点を絞り込む上で重要です。期待事項は必ずしも必要ではありませんが、体験を望ましい結果に向けてさらに調整するため、必要に応じて追加または省略できます。

基本的なプロンプトには、Copilotを最大限に活用するための5つの基本方法があります。それらは以下の通りです：

このプロンプトを使用して、コパイロットに要約を提供させます。典型的な仕事の日を想像してください。会議だらけの長い一日で、重なってしまった会議もあり、一方を優先するために他方をキャンセルせざるを得ませんでした。チームメイトは他のプロジェクトに取り組んでいるため、せいぜい会議の録画を受け取り、後で詳細を確認するために視聴することを期待されています。

会議の録音を聞き直すのにさらに30分以上かかる可能性があります。質問すべきだった箇所を特定し、自身の進行中のプロジェクトに関連する情報を見つけるためです。後で詳細を確認する時間を確保するか、チームメンバー数名とフォローアップ会議を設定して情報を補完する必要があります。

コパイロットを使えば、最新情報の把握がこれまで以上に簡単になります。「/[名前]からの最新情報を、メール・チャット・ファイル別にまとめて」とAIに尋ねれば、新着情報を効率的に把握できます。「今週の/[トピック]に関するTeamsメッセージを要約して」と依頼すれば、迅速に状況を把握できます。 あるいは最近の会議から関連するアクションアイテムを探すには「/[persons] との会議で私に割り当てられたアクションアイテムはありますか？」と尋ねればよい。手動で確認したり、オフィスで聞き回って見逃した内容を探す必要はもうありません。コパイロットが状況を把握し、スムーズに業務に戻れるようサポートします。

すべての文書が同じように作られているわけではありません。小さな本ほどのサイズのPDFもあれば、詳細や統計で埋め尽くされたPDFもあり、探しているデータが他の情報に埋もれてしまうこともあります。重要な文書を処理している際に、見失ったり重要な情報を見逃していると感じた場合、コパイロットがお手伝いします。

時間を節約するには、Copilotに「この文書を2～3文で説明してください」と指示して要約させられます。相互に関連するデータポイントを含む一連の文書を確認している場合、「[前の文書]に記載されている日付と期限は？」と指示すれば、作業の流れを維持できます。 特定の結果につながる可能性のある対応データがあると感じた場合は、「顧客の関心の変化を示すデータ上の傾向はありますか？」とCopilotに促せます。作業を加速するAIアシスタントがいるなら、何時間も文書を精査する必要はありません。

数時間以内にプレゼンテーションを提出しなければならないのに、スケジュールは他の仕事で既に埋まっている。このままでは、全てを時間通りに仕上げるために昼食を抜かなければならないかもしれない。理想的ではないが、これが現実だ。それとも違うのか？ Copilotを使えば、編集や調整はどこで作成を決めても簡単だ。
スライドを追加する必要があるなら、Copilotに「最新のブランドキャンペーンのメリットについてスライドを追加して」と指示するだけです。

コパイロットに「このプレゼンテーションを、顧客のライフサイクルを伝える3つのフェーズに整理してください」と指示することで、考えを再構成させることができます。 さらに、Copilotを企画立案やバリエーション作成に活用することも可能です。例えば「新マーケティングキャンペーン用の[スローガン]のバリエーションをX個提案してください」や「[キャンペーン名]のマーケティングプランを作成してください。このキャンペーンは[対象層]に対して[目標]を達成し、[行動喚起]へと導く必要があります」といった指示を出せます。プロジェクトの作成や編集がCopilotを通じて大幅に高速化されました。

創造について言えば、プロジェクトの背景にあるプロセスには時間がかかります。アイデアを形にし、それを活用し、適切な人物に連絡を取り、コンセプトを紹介するまでにさえ、時間と労力が必要です。コパイロットのプロンプト機能を使えば、創造の段階を簡素化でき、実行に移すための時間をより多く確保できます。

コパイロットに「有料検索向けにウェブサイトを最適化する方法を提案してください」と指示すれば、アイデアを生成してもらえます。「[プロジェクト名]をチームに紹介し、最も重要な3点を強調するメールを作成してください」と指示すれば、メール作成を代行してもらえます。「この文書の導入段落を作成してください」と指示すれば、コンテンツ作成プロセスを開始させることも可能です。 スタートラインを越えた今、ゴールに集中できます

仕事で行き詰まることもあるでしょう。最も不適切なタイミングで執筆の壁にぶつかったり、特定のプロジェクトの進め方に関するひらめきが全く浮かばなかったりします。コパイロットは質問に答えることで記憶を呼び覚ます手助けをしたり、プロジェクトを進めるために必要な情報を提供したりできます。

「この文書を内部レビュー用に改善する具体的な例を教えてください」とプロンプトすれば、文書改善の提案を得られます。「[トピック]をより簡潔に説明するにはどうすればよいですか？」と尋ねれば、同じ古いテーマへの新たなアプローチ方法が見つかります。 重要な会議の予定を思い出させるには「[人物]との次の会議はいつですか？」と尋ねてください。コパイロットに支援を依頼すれば、AIアシスタントが残りを処理します。

マイクロソフトコパイロットは世界中の企業にとって未来の潮流ですが、導入コストは企業の規模によっては高額になる可能性があります。サポートコストを削減する必要があり、信頼できる代替手段をお探しなら、US Cloudがご支援いたします。

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