Por que as empresas devem evitar contratos coincidentes para o Microsoft EA e o Suporte Unificado.

Durante certas épocas do ano, a Microsoft entra na temporada de rescisão de contratos. Os contratos Microsoft Enterprise Agreement (EA) e Unified Support dos clientes expiram simultaneamente, o que parece ser um processo de renovação de contratos simples e organizado. No entanto, embora possa parecer prático assinar contratos de renovação para produtos e serviços de suporte importantes mais ou menos na mesma época, na realidade esses contratos com vencimento simultâneo podem ser incrivelmente restritivos para o crescimento de uma empresa. 

Em contrapartida, ciclos de renovação estratégicos separados para contratos de Suporte Unificado e EA podem proporcionar às empresas um aumento significativo na gestão de custos, poder de negociação e flexibilidade de suporte. 

Continue a ler para saber mais sobre por que os contratos coterminosos devem ser estrategicamente evitados para o bem do seu negócio. Além disso, descubra como a US Cloud pode ajudá-lo a evitar completamente os contratos coterminosos! 

O timing estratégico dos contratos cria janelas de negociação e períodos de transição.

Nos termos da Microsoft, um Contrato Empresarial (EA, como é atualmente chamado) é um contrato para empresas utilizarem software e produtos Windows Microsoft. Um contrato de Suporte Unificado é um acordo que concede suporte técnico especializado para clientes que utilizam produtos Microsoft. Embora sejam dois contratos diferentes, eles são frequentemente combinados porque as empresas que dependem de um ambiente Microsoft para funcionar podem não estar equipadas para resolver problemas que surgem dentro dele.

No que à primeira vista parece ser um momento conveniente para renovações de contratos, permitindo que as empresas assinem os seus próximos contratos para produtos e suporte ao mesmo tempo, a Microsoft frequentemente cria uma condição chamada «contrato coextensivo».

Os contratos coincidentes ocorrem neste caso quando dois ou mais contratos são sincronizados para expirar ao mesmo tempo. Esta configuração de serviço para o produto e o seu suporte correspondente impede as empresas de obterem flexibilidade e otimização de custos ideais.

É por essa razão que ciclos de renovação separados e a implementação de suporte de terceiros permitem às empresas a liberdade de negociar contratos flexíveis, gerir custos a longo prazo, tomar decisões independentes sobre fornecedores e muito mais.

Os contratos coincidentes inibem as hipóteses de uma empresa alavancar condições contratuais mais favoráveis. Quando os contratos terminam, eles simplesmente expiram e as empresas não têm margem para melhorar os seus contratos.

Por outro lado, renovações escalonadas permitem que as empresas aproveitem um contrato para obter melhores condições no outro. Quando as necessidades da sua empresa ou negócio mudam, o suporte deve crescer com você, e não atrapalhar o seu caminho.

O apoio de terceiros maximiza a vantagem na negociação de contratos.

Um exemplo da importância de negociar termos contratuais adequados veio de um dos nossos clientes, o Parkland Health Hospital System. A equipa deles estava enfrentando um problema em todo o sistema relacionado ao SharePoint e a um fluxo de trabalho crucial. O diretor de serviços técnicos, Jeff Maxfield, lembra como as limitações contratuais do suporte direto da Microsoft impediram a sua equipa de receber soluções por três anos, em vez de obstáculos ao progresso:

“…utilizámos todas as nossas horas de suporte antes que eles conseguissem resolver o problema. Basicamente, esgotei as horas e então eles reclamaram que não se tratava de um caso de reparação de avaria…eles enrolaram-me sobre quais horas utilizar, dizendo “Você esgotou essas horas e não pode trocá-las”, e “você não pode alterá-las”, e “não podemos ajudá-lo até que você assine um novo contrato”.

Eles só se preocupavam com contratos, dinheiro e receber os pagamentos. Não se preocupavam em cuidar de mim. Não se preocupavam em garantir que os meus pacientes não fossem afetados.

Então, decidimos seguir em frente. E deixámos bem claro, quando assinámos contrato com a US Cloud, que essa era a nossa prioridade número um. Sem isso, estaríamos a colocar os pacientes em risco. Bem, a US Cloud entrou em cena e dedicou um engenheiro a isso. Ele sentou-se, reuniu-se comigo, reuniu-se com os meus clientes. Eu disse: «Olha, não me importa quanto vai custar, resolve isso».

... Não consigo expressar o quanto foi bom sentir que alguém estava a colocar-me em primeiro lugar. Hoje em dia, isso é algo que não se vê no apoio prestado.

As renovações escalonadas de contratos permitem opções flexíveis de suporte da Microsoft.

Neste caso, a Parkland Health foi libertada das restrições e dos termos contratuais sufocantes após mudar para a US Cloud, um fornecedor de suporte Microsoft terceirizado. Eles também receberam o suporte prioritário de que precisavam para proteger o bem-estar de cada um dos seus pacientes.

Separar os contratos EA e Unified Support da Microsoft significa que as empresas podem aproveitar o tempo extra para investigar opções de suporte de terceiros. Ao fazer isso, é possível encontrar contratos mais flexíveis que também reduzem os custos de suporte em uma média de 30 a 50%.

Com o apoio de empresas como a US Cloud, a sua equipa pode desfrutar da flexibilidade do suporte da Microsoft que o suporte direto através da Unified não pode oferecer:

• Escalabilidade flexível dos serviços
• Preços pré-pagos sem taxas ocultas
• Soluções de suporte proativas
• Soluções de suporte reativas
• E mais

Com o US Cloud, o suporte da Microsoft é mais económico, pois tem a liberdade de escolher os serviços de que precisa da nossa equipa de especialistas.

A US Cloud oferece flexibilidade superior em relação ao Suporte Unificado da Microsoft.

Os acordos coterminosos às vezes vêm acompanhados de uma pressão extra do tipo «é pegar ou largar» por parte da empresa que fornece o contrato. Em outras palavras, a tomada de decisões independentes pode ser limitada se o fornecedor estiver em posição de poder e puder deixar uma empresa na mão caso ela não assine a renovação do contrato.

Com ciclos de renovação separados e suporte de terceiros, você e a sua equipa podem manter o controlo sobre as decisões de suporte que protegem a produtividade e os melhores interesses da sua empresa.

Os custos do Microsoft Unified aumentam significativamente ao longo do tempo, às vezes até cinco vezes mais do que o Suporte Premier. Quando os custos de suporte não aumentam descontroladamente, as empresas têm mais opções para otimizar os custos.

A US Cloud oferece preços estáveis em comparação com os custos crescentes da Microsoft.

Para empresas que procuram alternativas confiáveis e econômicas, o modelo de preços personalizado da US Cloud, no qual se paga conforme o uso, ajuda as empresas a desfrutar do mesmo nível de suporte especializado sem pagar por serviços não utilizados.

Se sabe que é hora de considerar um fornecedor alternativo de suporte da Microsoft, precisará de algum tempo para explorar as suas opções e, em seguida, integrar o novo fornecedor na sua infraestrutura de TI. Sem um período de transição designado, a sua equipa pode esperar interrupções no serviço.

Evite que os problemas da Microsoft atrapalhem o progresso e a produtividade da sua equipa. Garanta que os seus contratos com a Microsoft sejam assíncronos, proporcionando à sua equipa uma transição tranquila e cuidadosa para opções de suporte novas e mais flexíveis.

As leis antitrust não só impedem as empresas de estabelecer monopólios nos mercados, como também proíbem as empresas de prender os clientes em contratos anticompetitivos. Os contratos não estão em conformidade com esta lei se prometerem custos mais baixos ou ameaçarem preços mais altos, aproveitando-se de um mercado (software) para obter vantagem noutro mercado (suporte).

Separar os ciclos de renovação dos seus contratos Microsoft EA e Unified Support ajuda a sua empresa a evitar estar sujeita a práticas contratuais obrigatórias desde o início.

O método número um para manter a autonomia sobre as suas decisões relativas ao suporte e software da Microsoft é garantir que não celebra contratos coincidentes para o Microsoft EA ou o Unified Support.

Sem contratos coincidentes através da Microsoft, a sua equipa pode desfrutar de:

• Maior poder de negociação nos acordos com a Microsoft
• Maior flexibilidade de suporte
• Liberdade na escolha do fornecedor
• Gestão de custos aprimorada
• Planeamento de transição integrado

Avalie os seus contratos atuais com a Microsoft para garantir que os acordos sejam favoráveis a si. Enquanto isso, mantenha a mente aberta sobre como os fornecedores de suporte terceirizados podem ajudá-lo a otimizar os termos de suporte da Microsoft e obter economias de custos a longo prazo.

Por que é ruim permitir que os meus contratos EA e Unified Support da Microsoft terminem ao mesmo tempo?

Permitir que os seus contratos com a Microsoft terminem ao mesmo tempo limita a capacidade da sua equipa de negociar melhores termos contratuais, gerir custos ou preparar-se para transições. Também o prende à sua escolha de fornecedor, quer você goste ou não.

Como posso evitar a rescisão do contrato através da Microsoft?

Avalie os seus contratos para saber quando eles terminam. Certifique-se de que eles tenham ciclos de renovação separados (cada um terminando em datas diferentes) para que possa eliminar as desvantagens dos contratos coincidentes.

Quais são as vantagens dos ciclos de renovação separados para os contratos da Microsoft?

Quando as empresas separam as datas de rescisão dos contratos EA e Unified Support da Microsoft, podem incentivar a cobertura contínua do suporte, manter mais autonomia sobre o seu ecossistema Microsoft e manter maior flexibilidade quando se trata de mudanças nas necessidades comerciais ou ofertas de mercado.