Evite a armadilha do EA da Microsoft: por que as empresas aumentam o poder de negociação ao separar as datas de renovação.

Qualquer pessoa que já tenha tentado alcançar — e manter — o status Inbox Zero nas suas contas de e-mail sabe que existem algumas práticas que parecem incríveis no papel... mas que prejudicam a produtividade na vida real.

Da mesma forma, a prática comum da Microsoft de alinhar a data de rescisão dos Contratos Empresariais (EAs) e do Suporte Unificado parece, à primeira vista, uma medida sensata. No entanto, na realidade, vincular esses contratos entre si priva os clientes da oportunidade de negociar termos que lhes sejam favoráveis.

Assim como o apelo de seguir a suposta rotina diária de um CEO de sucesso para obter sucesso em todos os aspetos da sua vida, o uso da rescisão simultânea de contratos promete o seu ano mais produtivo até agora, mas deixa-o com um progresso abaixo do esperado.

A US Cloud pode ajudá-lo a encontrar uma maneira de evitar a armadilha do contrato. Continue a ler para saber como podemos ajudar.

Os acordos de ligação podem parecer eficientes, mas limitam o poder de negociação | PixieMe - stock.adobe.com

Rescindir contratos de uma só vez tem o apelo de uma estética minimalista no escritório. Sem toques pessoais e acomodações, é elegante e refinado, ao mesmo tempo que sugere um futuro produtivo, onde as metas são alcançadas. No entanto, pode haver uma linha mais tênue do que se imagina entre a simplicidade extrema e a austeridade prisional.

Por vezes considerados como «acordos vantajosos», os contratos coterminantes exigem que os EA e os contratos para o Suporte Unificado da Microsoft sejam concluídos ao mesmo tempo. Isto obriga os clientes a agrupar ambos na sua próxima renovação ou a correr o risco de perder o serviço ou um acordo durante o próximo ciclo de renovação da Microsoft.

Essa medida estratégica é frequentemente incentivada em nome da conveniência, permitindo que os clientes tratem da renovação do contrato de uma só vez para licenciamento e suporte, em vez de reservar tempo para lidar com cada um separadamente. Para uma empresa que precisa de produtos Microsoft e algum tipo de suporte correlato para manter o funcionamento, essa configuração parece atraente.

Na prática, porém, essa ilusão de simplicidade elimina as chances do cliente negociar contratos a seu favor. Isso cria uma armadilha que parece ótima por fora, mas pode ser proibitiva na prática.

A armadilha da Microsoft: contratos combinados reduzem o poder de negociação.

Até agora, neste artigo, mencionámos que esta configuração para renovar contratos ao mesmo tempo inibe as hipóteses dos clientes de uma negociação favorável. Aqui estão as razões pelas quais datas de vencimento de contratos alinhadas não funcionam para todas as partes envolvidas:

Poder de negociação prejudicado

Nesse cenário, as empresas perdem a capacidade de negociar independentemente melhores condições no que diz respeito a opções de licenciamento e suporte. Isso porque a Microsoft ganha vantagem ao fazer valer os contratos como sendo dependentes uns dos outros. Em outras palavras, eles podem oferecer determinados preços mantendo as datas de renovação agrupadas.

Flexibilidade limitada de preços para apoiar o orçamento de TI

Não só o preço dos contratos é mais rígido, como alinhar os pagamentos de ambos os serviços ao mesmo tempo pode tornar as despesas menos gerenciáveis, em comparação com uma abordagem mais escalonada.

Maior dependência de fornecedores

Embora as datas de expiração simultâneas beneficiem a Microsoft, diminuindo as hipóteses de os clientes descobrirem e terem tempo para mudar para alternativas de suporte da Microsoft de terceiros, elas reduzem as opções de serviços adequados.

As empresas que enfrentam dificuldades com essa prática de contratos vinculativos perceberão que ela impede as equipas de TI de encontrar a opção de suporte mais adequada à sua infraestrutura. Isso deixa as empresas com menos oportunidades de escapar dos custos crescentes do Suporte Unificado.

Aumentos de preço inesperados obrigatórios

Por falar em aumento dos custos do Suporte Unificado, a época de renovação da Microsoft é uma oportunidade para implementar alterações nos preços dos pacotes nos novos contratos com os clientes. Historicamente, se os aumentos nos preços do Suporte Unificado não afetaram as contas entre os ciclos de renovação, eles aparecerão na próxima iteração dos contratos da Microsoft. Isso deixa as empresas sem outra escolha a não ser cobrir a diferença.

Não é o fim das negociações com a Microsoft se os seus contratos expirarem e for hora de conversar com a Microsoft sobre licenciamento e suporte. Para os ciclos de renovação que estão a ocorrer agora e no futuro, você tem opções. Aqui estão quatro dicas para ajudá-lo a evitar a armadilha do contrato desta vez:

1. Mantenha os contratos empresariais e os contratos de suporte separados
   Mantenha a flexibilidade do seu contrato renovando os acordos em momentos diferentes, mesmo que receba pressão para torná-los mais convenientes, alinhando as datas de validade.

2. Explore opções alternativas de suporte
   As opções de suporte da Microsoft por terceiros têm a capacidade de adaptar o suporte às suas necessidades, em vez de encaixotá-lo num acordo do tipo tudo ou nada. Certifique-se de dar uma olhada em outras alternativas antes de se resignar a negociações mais infrutíferas. Pode estar a economizar uma quantia significativa de dinheiro no suporte de qualidade de que precisa (os clientes relatam uma economia de 30 a 50% após mudarem para a US Cloud).

3. Negocie de forma proativa
   Entre nas negociações munido dos seus dados reais de utilização e de um pedido de proposta (RFP).

4. Ligue para a US Cloud
   A US Cloud pode ajudá-lo a quebrar o ciclo das armadilhas da EA.

Separar as datas de renovação do contrato aumenta o poder de negociação.

Só porque os seus contratos e acordos com a Microsoft são renovados «convenientemente» ao mesmo tempo, isso não significa que beneficiem a sua empresa. Na realidade, essa configuração contratual beneficia principalmente a Microsoft.

No entanto, não precisa cair na armadilha do acordo que vê a aproximar-se. Pode retomar o controlo durante a sua próxima ronda de negociações.

Ligue hoje mesmo para a nossa equipa para saber mais sobre como o suporte terceirizado da Microsoft oferece à sua equipa as ferramentas necessárias para negociar contratos Microsoft Enterprise Agreements e contratos de suporte a seu favor.

Quatro passos fundamentais para se libertar da armadilha do acordo.

Por que a Microsoft insiste em contratos coincidentes?

A Microsoft gosta de usar contratos com rescisão simultânea para manter mais controlo sobre o rumo das negociações quando chega a época de renovação. É uma estratégia de longo prazo que muitas vezes funciona a seu favor, porque os clientes podem estar tão entrincheirados nos seus sistemas Microsoft que não podem arriscar perder o produto ou o suporte.

As empresas nessa situação normalmente abrem mão da sua flexibilidade e capacidade de escolher opções alternativas para garantir uma rede de segurança através da Microsoft. Embora essa configuração possa não ser problemática para algumas equipas, para outras, esse modelo de contrato as obriga a aceitar aumentos de preço.

Como manter os contratos da Microsoft separados ajuda a minha empresa?

Garantir que o seu Contrato Empresarial (EA) e o seu contrato de suporte da Microsoft expirem em momentos diferentes permitirá um melhor planeamento financeiro, maior poder de negociação e mais liberdade para avaliar opções alternativas de suporte.

Mesmo que não opte por utilizar o suporte da Microsoft, saber que existem outras opções disponíveis pode dar-lhe mais vantagens na hora de negociar o seu contrato.

Existem opções de suporte de terceiros para o Suporte da Microsoft?

Sim, e eles são capazes de fornecer um serviço melhor a um custo menor. Isso inclui a US Cloud, onde os clientes normalmente relatam uma economia de 30 a 50% após mudarem do Suporte Unificado da Microsoft.